7.4.2 Redigera metadata
I funktionen Redigera metadata kan du redigera dokumentets metadata.
Du kommer åt funktionen genom att klicka på symbolen för funktionen eller genom att högerklicka på dokumenttiteln och välja Redigera metadata i menyn.
När du väljer att redigera metadata öppnas en dialogruta med olika metadataegenskaper för det aktuella styrande dokumentet. Se förteckning över metadata i SOFIA STYR.
Observera att redigering av metadata för tillgänglighetstid och giltighetstid inte är möjlig i denna funktion. Dessa metadata redigeras i samband med upprättande av dokument antingen genom att skicka dokumentet till godkännare eller genom att snabbupprätta dokumentet.
Dokumentets metadata är avgörande för att det ska vara lätt att hitta dokumentet vid en sökning. Lägg gärna ett par minuter på att redigera metadata för att säkerställa att det är enkelt för dina kollegor att hitta dokumenten de behöver för sitt arbete.
Förteckning över metadata i SOFIA STYR
I tabellen nedan beskrivs kort alla metadata som går att redigera för det styrande dokumentet. Det finns också något som kallas lokala egenskaper och dessa metadata handlar om hittbarheten på själva samarbetsytan, t ex om du vill kategorisera dokumentet i en viss kolumn eller vy. I SOFIA-manualens kapitel 2.9 Organisera dokument med metadata finns det mer information om hur du förbättrar strukturen på samarbetsytan med hjälp av kolumner och visningsvyer.
| Dokumentegenskaper | |
|---|---|
| Namn | Filnamn på dokument som visas på samarbetsytan. |
| Rubrik | Titel på dokument om följer med till mellanarkivet och visas i söktjänster. Ju tydligare rubrik desto bättre sökbarhet. |
| Handlingstyp | Beskriver vilken slags handling dokumentet är. Handlingstypen hämtas från dokumenthanteringsplanen. På STYR-ytor finns det tre handlingstyper att välja på: Plan, riktlinje och rutin. |
| Åtkomsträtt | Här finns fyra val: Internet, inom regionen, inom myndigheten eller särskild behörighet. Styrdokument är allmän handling och ska ha åtkomsträtt internet eller inom regionen. |
| Upprättad för enhet | Den eller de enheter som styrdokumentet är avsett för. Välj Västra Götalandsregionen eller den myndighet/förvaltning styrdokumentet gäller för. |
| Tillgänglig från | Datumet är automatiskt inställt på dagens datum och det går inte att välja ett datum bakåt i tiden. Läs mer i avsnittet Tillgänglighetstid och giltighetstid. |
| Tillgänglig till | Datumet är automatiskt inställt på två år framåt i tiden från dagens datum. Läs mer i avsnittet Tillgänglighetstid och giltighetstid. |
| Regional ämnesindelning | Används för att kunna samla upprättade handlingar i kategorier på webben. Används vanligtvis inte för styrande dokument. |
| Egen ämnesindelning | Används för att kunna samla upprättade handlingar i kategorier på webben. Används exempelvis för regionala medicinska riktlinjer på Vårdgivarwebben. |
| Företagsnyckelord | Används för att förbättra sökbarheten och även för att kunna samla upprättade handlingar i kategorier på webben. |
| Dokumentbeskrivning | Kort beskrivning av innehållet i handlingen. Förbättrar sökbarheten. |
| Styrande dokument | |
|---|---|
| Innehållsansvarig | Sakkunnig författare som ansvarar för att innehållet är korrekt. |
| Innehållsansvarig - Roll | Roll eller funktion på den innehållsansvariga, t ex ordförande i ett samordningsråd. |
| Kodverk (värde) | Taggning enligt nationella eller regionala kodverk. Förbättrar sökbarheten. Läs mer i avsnittet Metadata och kodverk. |
| Giltighetsområde | Övergripande eller lokalt. Läs mer i avsnittet Giltighetsområde. |
| Giltig från | Läs mer i avsnittet Tillgänglighetstid och giltighetstid. |
| Giltig till | Läs mer i avsnittet Tillgänglighetstid och giltighetstid. |
| Påminnelsedagar | Antal dagar innan giltighetstidens utgångsdatum som den första påminnelsen ska skickas ut. |
| Påminnelsedatum | Det datum som visas är när den första påminnelsen om dokumentets giltighetstid skickas. |