8.2 Dokumenthantering SOFIA med Teams
Avsnittet beskriver hur dokumenthantering fungerar för SOFIA med Teams.
Dokumenthantering SOFIA med Teams
I dokumentbiblioteket finns nu mappen ”General” och kanaler som skapats i teams visas som mappar.
En ny vy som heter ”Alla dokument utan mappar” finns nu som standard.
Dokumenthantering, kanaler och mappar
Ett team har alltid kanalen Allmänt (General i SOFIA).
Kanalen Allmänt och General går inte att ta bort eller byta namn på.
För att lägga till en ny kanal till teamet, i teams klicka på dom tre prickarna vid kanalnamnet och välj Lägg till kanal.
Alla kanaler har automatiskt Inlägg och Filer. Inställningar för kanaler kan göras genom att klicka på dom tre prickarna vid kanalnamnet och välja Hantera kanal.
Kanal i teams blir mapp i SOFIA. Man kan inte i SOFIA ta bort en kanal eller byta namn på den.
Vill man ta bort en kanal detta gör man först i teams. När detta är gjort kan man ta bort kanalmappen i SOFIA.
Hantera kanaler i teams
Byta namn på kanal tre prickar och hantera kanal
Ta bort kanalmapp,
Klicka på de tre prickarna och hantera kanal, välj ta bort kanal.
Först när du tagit bort kanalen i Teams kan du ta bort mappen i SOFIA,
men kontrollera först om dokumenten i mappen ska upprättas till Allmän handling innan de tas bort
Det är viktigt att alltid ta bort kanalen först i Teams innan man tar bort den i SOFIA.
Dokument och filer
Under fliken Filer syns alla dokument som är kopplade till den kanalen.
Dokumenten syns och går att arbeta med i Teams men ligger egentligen i en mapp i SOFIA/Sharepoint med samma namn som kanalen.
För att öppna och jobba med ett dokument i Teams är det bara att klicka på dokumentet.
Alla ändringar som görs sparas automatiskt.
En fördel med att ha sina filer sparade på SOFIA/Sharepoint och jobba med dom från Teams är att flera kan jobba med samma dokument samtidigt.
Från Filer i ditt team har du samma vy som på SOFIA/Sharepoint-ytan, du kan även gå direkt till ytan på SOFIA/Sharepoint genom att klicka på dom tre prickarna i övre menyraden och välja Öppna i SharePoint.
Om man högerklickar på ett dokument i Teams kan man se och ändra egenskaper.
Vad som inte går att göra direkt från Teams:
Upprätta allmän handling
Skapa nytt från mall
Detta kan bara utföras via SOFIA ytan