7.5.2 Tillgänglighetstid och giltighetstid

Tillgänglighetstiden för ett dokument är den tid som dokumentet är sökbart via hittadokument eller iFeed efter att det upprättats till mellanarkivet. Som standard är tillgänglighetstiden för styrande dokument inställd på två år.

Påminnelse via mail om att tillgänglighet passerar

Ett påminnelsemejl skickas 30 och 7 dagar innan tillgänglighetstiden går ut för dokument som finns på en samarbetsyta. Påminnelsemejlet skickas till den medlem på samarbetsytan som senast redigerat dokumentet, eller till samarbetsytans ägare ifall ingen som redigerat dokumentet längre är anställd i VGR eller kvar som medlem på samarbetsytan. 

Observera att ett dokument vars tillgänglighetstid passerat utan dröjsmål avpubliceras och visas därefter även i visningsvyn "Avpublicerade dokument".
Dokumentet kan tas bort genom att högerklicka på dokumentnamnet och sedan välja Ta bort dokument. Det hamnar därefter i papperskorgen.

Giltighetstiden för ett dokument är den tid som innehållet i dokumentet är gällande. Som standard är giltighetstiden i systemstödet inställd på två år. Det är denna information som stämplas i dokumentets sidhuvud.

Tillgänglighetstid och giltighetstid kan ändras efter beslut från den person som har mandat att upprätta dokumentet. För politiskt fastställda styrdokument behövs ett politiskt beslut för att ändra giltighetstiden.

Observera att giltighetstiden och tillgänglighetstiden måste vara större än idag (det datum och klockslag som dokumentet skickas för godkännande/snabbupprättande) och att giltighetstiden måste vara samma som eller kortare än tillgänglighetstiden.

Påminnelse via mail att giltighetstid passerar

Påminnelsemejl skickas till innehållsansvariga och till samtliga administratörer på ytan 90, 14, 7 och 1 dag innan giltighetstiden går ut. (defaltvärdet på 90 dagar kan utökas för enskilt dokument vid upprättande )