7.6.1 Hantera uppgifter

Om Hantera uppgift

När du tilldelas en uppgift för ett styrande dokument får du ett e-postmeddelande med information om uppgiften, dokumentet, tilldelaren och förfallodatumet.

I e-postmeddelandet kan du komma åt det styrande dokumentet via en dokumentlänk. Du kan också komma åt och hantera uppgiften som tilldelats dig via uppgiftslänken i e-postmeddelandet.

Du kan också komma åt uppgiften via samarbetsytan:

- Gå till aktuell samarbetsyta.
- Klicka på Uppgifter i vänstermenyn.
- Välj Mina uppgifter för att se alla dina uppgifter.

Endast du kan hantera uppgiften när den är tilldelad till dig.

Se film Hantera uppgift

Hantera uppgift

Klicka på Uppgifter i vänstermenyn för att komma till din uppgiftslista. Dialogrutan som öppnas när du klickar på länken till uppgiften har sedan filmen spelades in fått ett tillägg i rubriken. Det framgår tydligare vilken slags uppgift som ska hanteras, se bild med exempel på innehållsgranskning.

Du hanterar en uppgift genom att klicka på dokumentnamnet för dokumentet i din uppgiftslista. Uppgiften öppnas i en dialogruta och du har olika alternativ baserat på din roll, antingen som granskare eller godkännare.

Avbryt

Oavsett om du är granskare eller godkännare kan du alltid klicka på Avbryt för att återkomma till uppgiften vid ett senare tillfälle.
Länken till uppgiften ligger då kvar i din uppgiftslista på den aktuella samarbetsytan.

Avvisa

När du avvisar en uppgift som granskare eller godkännare talar du om att du är fel person för uppgiften.
Observera att det är obligatoriskt att skriva en kommentar i rutan Kommentar.
Klicka på Avvisa uppgift.
Uppgiften försvinner ur din uppgiftslista och den som skickade uppgiften till dig får ett meddelande om att du har hanterat uppgiften.

Slutför

När du slutför en uppgift som granskare är det samma sak som att du har granskat och godkänt innehållet i, respektive metadatan för dokumentet.
Observera att det är obligatoriskt att skriva en kommentar i rutan Kommentar.
Klicka på Slutför.
Uppgiften försvinner ur din uppgiftslista och den som skickade uppgiften till dig får ett meddelande om att du har hanterat uppgiften.
Alternativet Slutför finns inte för dig som är godkännare.

Avslå

När du avslår en uppgift som godkännare innebär det att dokumentet inte är lämpligt att godkänna, upprätta och publicera, till exempel på grund av felaktigheter i innehåll eller metadata eller för att det redan finns ett styrande dokument med samma innehåll som är gällande i Västra Götalandsregionen.
Observera att det är obligatoriskt att skriva en kommentar i rutan Kommentar.
Klicka på Avslå.
Uppgiften försvinner ur din uppgiftslista och den som skickade uppgiften till dig får ett meddelande om att du har hanterat uppgiften.

Godkänn

När du godkänner en uppgift som godkännare är det samma sak som att du har godkänt dokumentet för upprättande och publicering.
Observera att det är obligatoriskt att skriva en kommentar i rutan Kommentar.
Klicka på Godkänn.
Uppgiften försvinner ur din uppgiftslista och den som skickade uppgiften till dig får ett meddelande om att du har hanterat uppgiften.

Avbryt pågående flöde

Som ägare av eller administratör på en samarbetsyta för styrande dokument kan du avbryta ett pågående flöde för ett dokument. Det innebär att ett dokument som är under granskning eller godkännande kan återtas till redigeringsstatus och hanteras som ett dokument utan pågående flöde.

Om du inte är ägare av eller administratör på en samarbetsyta för styrande dokument, men det är du som har startat flödet för ett dokument, kan du också avbryta ett pågående flöde för det dokumentet.

Att avbryta ett pågående flöde kan till exempel göras för dokument som inte längre är aktuella att upprätta. Det kan också handla om att uppgiften att hantera ett styrande dokument skickats till fel person och att dokumentet behöver hanteras, antingen innan personen som tilldelats uppgiften avvisar den, eller innan förfallodatum för uppgiften löper ut och dokumentet därmed återgår till redigeringsstatus.

Se film Avbryt pågående flöde

Välj Avbryt pågående flöde via Hantera styrande dokument.
Klicka på Nästa.
Ange anledningen till att flödes bryts.
Klicka på Nästa och stäng dialogrutan.
Status styrande dokument ändras till Redigeras.