7.7 Hantera styrande dokument
Det finns en funktion i SOFIA för styrande dokument som heter Hantera styrande dokument som kan nås på tre olika sätt: under funktioner, via menyn när du högerklickar på dokumentnamnet eller om dokumentet är förvalt, via menyn ovanför dokumentbiblioteket.
Via funktionen Hantera styrande dokument drivs processen för det styrande dokumentet framåt.
För att skicka dokumentet för innehållsgranskning, metadatagranskning eller godkännande går du via funktionen Hantera styrande dokument och väljer det alternativ som är lämpligt för det aktuella styrande dokumentet.
Observera att alternativen för vad du kan göra med ett styrande dokument, via dialogrutan Hantera styrande dokument, varierar baserat på behörighetsnivån på samarbetsytan för styrande dokument för dig som är inloggad på datorn och på det styrande dokumentets status.
Se film Hantera styrande dokument
Skicka för granskning och godkännande
Se instruktion för Skicka för granskning samt Skicka för godkännande
Skicka för avpublicering
När du ska avpublicera ett styrande dokument, ska du i praktiken skicka dokumentet till en person som godkänner avpubliceringen. När ett dokument avpubliceras skickas en signal till mellanarkivet att dokumentet inte längre ska vara tillgängligt via sökning. När avpubliceringen är klar i mellanarkivet flyttas dokumentet från samarbetsytan till samarbetsytans papperskorg. Dokumentet går att återställa enligt instruktion i SOFIA-manualen.
- Välj Avpublicera via Hantera styrande dokument.
- Klicka på Nästa.
- Ange namn eller vgrid på den person som ska tilldelas uppgiften att genomföra godkännandet av avpubliceringen.
- Skriv en kommentar till personen som ska godkänna avpubliceringen i rutan Kommentar till godkännare.
- Vald person har som standard 14 dagar på sig att genomföra uppgiften. Du kan välja att justera förfallodatum för uppgiften om du vill.
- Klicka på Nästa och sedan på Stäng.
- Status för styrande dokument ändras till Under godkännande och Dokumentstatus ändras till Arbetsmaterial.
- Enbart den person som fått i uppgift att godkänna dokumentet kan genomföra uppgiften.
Se film Skicka för avpublicering
Avbryt pågående flöde
Som ägare eller administratör på en samarbetsyta för styrande dokument kan du avbryta ett flöde för ett dokument. Det innebär att dokumentet återgår till redigeringsstatus och kan hanteras som vanligt.
Om du har startat flödet för ett dokument, kan du också avbryta det, även om du inte är ägare eller administratör.
Du kan avbryta ett flöde om dokumentet inte längre är aktuellt eller om det har skickats till fel person. Dokumentet återgår då till redigeringsstatus innan uppgiften avvisas eller förfallodatumet löper ut.
- Välj Avbryt pågående flöde via Hantera styrande dokument.
- Klicka på Nästa.
- Ange anledningen till att flödes bryts.
- Klicka på Nästa och stäng dialogrutan.
- Status styrande dokument ändras till Redigeras.
Se film Avbryt pågående flöde
Arbetsflödeshistorik
För varje dokument på en samarbetsyta för styrande dokument finns en Arbetsflödeshistorik. Den talar om vilka steg i processen dokumentet har gått igenom, det vill säga granskning och godkännande. Arbetsflödeshistoriken visar också vem som utfört varje del i flödet och när det skedde. På så sätt uppfyller vi krav som ställs på spårbarhet.
- Välj Arbetsflödeshistorik via Hantera styrande dokument.
- Klicka på Nästa.
I arbetsflödeshistoriken listas alla processteg som genomförts för dokumentet med den senast utförda händelsen överst. De kolumner som finns i arbetsflödeshistoriken kan filtreras och sorteras enligt SOFIA-standard.
Se film Arbetsflödeshistorik
Navigera till versionshistorik i Mellanarkivet
För varje dokument som har godkänts och upprättats på en samarbetsyta för styrande dokument finns möjligheten att navigera till versionshistoriken i Mellanarkivet.
- Välj Visa versionshistorik i Mellanarkiv via Hantera styrande dokument.
- Klicka på Nästa.
Mellanarkivet öppnas i ett nytt fönster i webbläsaren. I Mellanarkivet listas alla upprättade versioner av det aktuella styrande dokumentet.