SOFIA-manual

3.4.1 Skapa nytt dokument från mall

Avsnittet tar upp hur en deltagare på en samarbetsyta kan skapa ett dokument från mall samt vilka tekniska krav som måste uppfyllas för att kunna skapa nytt dokument från mall på samarbetsytan.

Observera att möjligheten att skapa dokument från mall har följande krav:

  • Användaren måste ha ett vgr-id för att kunna skapa dokument från mall.
  • Användaren måste ha minst Användartjänst Grund. 
  • Användaren måste ha rollen Medlem eller Administratör

    OBS: STYR-ytor har egna mallar.
    Läs mer om Nytt från mall för STYR-ytor

Intern länk till film med instruktioner hur man skapar nytt dokument från mall direkt från samarbetsytan.

Skapa nytt dokument från mall (leverans 20240827)

  1. ​​​I aktuell samarbetsyta, gå till samarbetsytans dokumentbibliotek
  2. Välj Nytt från mall
  3. Nytt från mall:
    Alla tillgängliga mallar för SOFIA-ytan visas i högra rutan.
    För att lättare kunna hitta och välja rätt mall så kan man använda filter.
    Man kan filtera på:
    Filtyp
    Källa (Myndighetsspecifika mallar eller Regionala mallar)
    Taggar (mallar beroende på typ av SOFIA yta)

    Eller söka via namn i sök-rutan.

5. Mallarna går att förhandsgranska

6. Välj mall genom att klicka på den mall som skall användas.

7. Ange namn och Spara
Ett dokument har därefter skapas.

8. Välj om du vill:
Öppna dokumentetet för redigering eller Redigera dokumentets metadata

9. Om ingen redigering av dokumentet eller metadata ska ske går det att stänga dokumentet genom att klicka på Stäng. Eller krysset längst upp till höger.

10. Om du vill redigera dokumentet klicka på Öppna dokumentet.

Välj Redigera i Word(Excel/Powerpoint) eller Redigera i webbläsare
För att redigera i Word/Excel/PowerPoint krävs Användartjänst Avancerad.

Spara dokument efter redigering

Tillvägagångssättet för att stänga ett redigerat dokument och komma tillbaka till samarbetsytan skiljer sig åt beroende på om dokumentet redigerats i webbläsaren eller i Word/Excel/PowerPoint. Se nedan rubriker för aktuellt val.

Redigera i webbläsare

Redigeringar i dokumentet sparas automatiskt.

För att komma tillbaka till dokumentbibliotekt väljer du att klicka på länken Delade dokument i menyn högst upp i webbläsaren för att komma tillbaka till dokumentbiblioteket. 

För samarbetsytor av säkerhetnivå Öppen eller Standard stäng fliken i webbläsaren. 

Redigera i Word/Excel/PowerPoint

Samarbetsytor med säkerhetsnivå Sluten
Redigeringar behöver sparas manuellt genom att klicka på Spara, alternativt när dokumentet redigerats klart väljer att stänga fönstret via X-symbolen överst till höger. Bekräfta att du vill spara genom att klicka på Spara i dialogrutan som visas. Dokumentet sparas till samarbetsytan.

Verifiera att filen sparats korrekt genom att gå tillbaka till dokumentbiblioteket och kontrollera att den nya filen visas.

Samarbetsytor med säkerhetsnivå Öppen eller Standard

Redigeringar i dokumentet sparas automatiskt. För att komma tillbaka till dokumentbibliotekt stäng fönstret via X-symbolen överst till höger.