3.6 Skapa nytt dokument med dra-och-släpp
Avsnittet går igenom hur deltagare på en samarbetsyta kan ladda upp dokument till dokumentbiblioteket genom att drag-och-släppa från utforskaren samt vad man behöver tänka på vad gäller filformat samt om man flyttar många filer med drag-och-släpp.
Observera att äldre Office-filtyper som .doc, .xls, .ppt behöver göras om till .docx, .xlsx, .pptx innan de läggs över till en samarbetsyta. Om dokument med äldra filformat laddas upp får användaren vid öppnande av dokument med äldre filformat på samarebetsytan en fråga om att göra om dokumentet till ett nyare format. Det blir då en kopia med exakt samma titel i dokumentbiblioteket vilket kan orsaka förvirring eller missförstånd hos deltagarna. Om detta skett är det bra att ta bort dokumentet med det gamla formatet från dokumentbiblioteket för att undvika att deltagarna fortsätter jobba i fel dokument. Därför rekommenders att ändra till det nya formatet innan överföring.
Nytt dokument via drag-och-släpp
Används när det finns filer lokalt på deltagarens dator som behöver överföras till samarbetsyta.
- Gå till dokumentbiblioteket på aktuell samarbetsyta.
- Öppna också utforskaren i Windows och leta reda på det dokument som ska överföras.
- Klicka och dra dokumentet till dokumentbiblioteket i samarbetsytan och släpp dokumentet där.
- Dokumentet läggs direkt till i dokumentbiblioteket.
- Redigera vid behov dokumentets egenskaper (metadata) genom att markera dokumentet och klicka på Informationsfönstret (I-knappen) ute till höger.
- Viktigt är också att se till att dokumentet ges ett filnamn för det nya dokumentet i enlighet med regionala rekommendationer. Tänk på att göra filnamnet så tydligt och informativt så att även andra förstår vad dokumentet handlar om. Ett väl genomtänkt filnamn ökar också sökbarheten för dokumentet.
- Redigera dokumentets egenskaper efter behov och klicka på Spara för att spara ändringarna.
- Om många dokument flyttas med drag-och-släpp kan de bli utcheckade efter att de lagts till på samarbetsytan vilket gör att andra deltagare inte kan se dem. Om en fil är utcheckad syns en liten pil bredvid namnet. Dessa filer måste manuellt checkas in av den som lade till dem för att bli synliga för andra deltagare.