4.3 Publicera allmän handling till webben
Avsnittet går igenom hur upprättade handlingar kan tillgängliggöras på intranätet eller internet. Om du är webbadministratör och använder dig av iFeedlistor finns det ett eget avsnitt om iFeed.
Det finns några olika alternativ att tillgängliggöra upprättade allmänna handlingar från SOFIA till intranätet eller internet. För att publicering ska bli korrekt måste rätt åtkomsträtt vara vald vid upprättandet, för att publicera dokument på extern webb behöver åtkomsträtten vara Internet, och för intern webb ska åtkomsträtten vara Inom regionen.
Om du har ett dokument som publicerats enligt nedan instruktion och du sedan gör ändringar i dokumentet och dessa ändringar behöver publiceras så upprättar du dokumentet på nytt. Länken fortsätter fungera och läsaren får tillgång till den senaste versionen när den använder länken.
Om dokumentet behöver tillgängliggörs via mellanarkivet men ska slutförvaras i ett annat IT-stöd, upprättar du dokumentet med handlingstyp Publicerad kopia av arkiverat original (process 2.10).
Här finns en presentation kring hur man publicerar dokument på webben med SOFIA och epi-server (endast nåbar från VGR-nät)
Alternativ 1
I aktuell samarbetsyta i aktuellt dokumentbiblioteket, klicka på jordgloben som finns på raden efter det dokument du vill publicera och kopiera länken (kontrollera att länken börjar med https://mellanarkiv). Eventuellt kan du behöva använda visningsvyn Upprättade handlingar för att se jordgloben. Publicera länken i Episerver/Optimizely eller Liferay.
Om länken publiceras på externa webben är det bra att se över att rätt åtkomsträtt är vald så att länken fungerar för användare utanför VGR. Testa gärna att den fungerar utan att du är inloggad via VPN, eller uppkopplad via något av VGR:s mobila nätverk så är rätt åtkomsträtt vald.
Alternativ 2
Gå till Hitta i arkivet (kräver inloggning) och sök fram den upprättade handlingen. Du kan till exempel söka på namnet på den som upprättade handlingen eller titel på handlingen. I rutan för aktuellt sökresultat finns en i-knapp, klicka på den och mer information om sökresultatet visas. Klicka på länken längst ner som börjar med titeln Mer information om... I översikten som visas finns två länkar.
- Länk för webben används för att publicera ut ett dokument i pdf-format.
- Länk för webben (orginalformat) används för att publicera ut ett dokument i dess originalformat.
Alternativ 3
Om du är webbadministratör och vill använda dig av iFeedlistor för att publicera dokument se avsnittet om iFeed.