SOFIA-manual

4.6.1 Diarieföra dokument till Public360 från SOFIA

Avsnittet går igenom vilka dokument som kan sparas från SOFIA till Public 360° och instruktion beroende på om du har behörighet till myndighetens diarium i Public 360° eller inte.

Diarieför dokument med behörighet till Public 360°

Dokument som har en mall i Public 360° som till exempel tjänsteutlåtande, delegeringsbeslut, verkställighetsbeslut med fler måste startas i Public 360° för att vissa fält i mallarna ska fungera korrekt i hela ärendehanteringen. Det avråds helt från att spara dessa typer av dokument till Public 360° från SOFIA.

Nedan instruktion gäller endast för:

  • Office-dokument.
  • Dokument så som brev, rapporter eller bilagor till tjänsteutlåtanden (undantaget dokument som har specialmallar och som anges i första stycket).
  • Kräver att användaren har användartjänst avancerad.
  • Det går inte att spara till Public 360° i onlineversionerna av Office-programmen.

Diarieföring av dokument till Public 360°

Du behöver ha behörighet till ärendet i Public 360° och till den myndighet vars diarium du vill registrera i. Om behörighet till myndighets diarium saknas, se instruktion längst ned på sidan.

  1. Gå till aktuell samarbetsyta och samarbetsytans dokumentbibliotek.
  2. Klicka på aktuellt dokument som ska registreras så det öppnas, till exempel en Word-fil.
  3. Klicka på fliken 360° i toppmenyn.

  4. Välj mellan Spara som nytt dokument i 360° eller Spara som ny bilaga i 360°.
  5. Fyll i Dokument/fil beskrivning och bekräfta genom att klicka Ok.
  6. Välj mellan Avtalsdokument eller Ärendedokument beroende på typ av dokument du har och bekräfta genom att klicka OK. För information om skillnaderna mellan avtalsdokument och ärendedokument hänvisas till manualerna för Public 360°.
  7. Fyll i dokumentkortet enligt gällande rutin och välj Slutför. En dialogruta med bekräftelse på dokumentnummer i Public 360° visas. Dokumentet har sparats i Public 360° men är inte diariefört, se manual för Public 360°. 
  8. Om dokumentet inte längre behövs på samarbetsytan kan det tas bort från samarbetsytan.

Diarieför dokumnet utan behörighet i Public 360°

  1. Gå till aktuell samarbetsyta och samarbetsytans dokumentbibliotek.
  2. Klicka på aktuellt dokument som ska diarieföras så det öppnas, till exempel ett Word-fil.
  3. Under fliken Arkiv välj Spara en kopia och välj att spara dokumentet lokalt på datorn alternativt i OneDrive (beroende på användartjänst). 
  4. Kontakta registrator alternativt diariet beroende på förvaltning och skicka dokumentet bifogat i ett mejl för diarieföring. 
  5. När bekräftelse kommit att dokumentet diarieförts kan den lokala kopian av dokumentet (steg 3 ovan) raderas.