"Kom i gång"-guide till ägare av samarbetsyta

När beställningen av samarbetsytan har gått igenom får ägare och administratör e-post om att ytan är klar att börja användas.

Innan du bjuder in deltagare till samarbetsytan finns det en del lokala inställningar som du som ägare eller administratör kan göra för att förenkla för deltagarna av samarbetsytan. 

1. Läs bildspelet Inställningar på samarbetsytor (kräver inloggning) som innehåller viktig information om vad som inte bör ändras eller tas bort på en samarbetsyta för att säkerställa funktionaliteten.
2. Läs gärna avsnittet Termer och begrepp.
3. Börja med att flytta över aktuellt arbetsmaterial.
   1. Samarbetsytor i SOFIA är inte tänkta att vara lagring för material som det inte aktivt arbetas med utan låt inaktivt arbetsmaterial vara kvar orört på sin nuvarande lagringsplats.
   2. Alla sorters filtyper hör inte hemma i SOFIA. Flytta endast filtyper som finns angivna på följande länk Kom i gång med allmän handling. Övriga filtyper ska vara kvar på nuvarande plats alternativt flyttas till en kommande gemensam filarea. Ta kontakt med din SOFIA-förvaltare om du är osäker. Förteckning över kontaktinformation till SOFIA-förvaltare, nås enbart av dig med tillgång till VGR:s intranät.
   3. Läs mer om hur du överför filer till samarbetsytan i avsnitt  Nytt dokument genom att ladda upp fil eller  Nytt dokument via drag-och-släpp . Glöm inte att ta bort den överförda filen därifrån du tog den!
4. Se över kolumnerna som finns i de olika vyerna. Finns kolumnen Kategori justera alterativen så de passar er samarbetsyta, läs mer i avsnitt 2.9.3 Redigera, dölj eller ta bort kolumn för metadata. Lägg till ytterligare kolumner i dokumentbiblioteket för fler möjligheter till kategorisering eller organisering av dokument. Läs mer i avsnitt Organisera dokument med metadata i manualen. Tänk på att inte röra standardkolumnerna, läs mer i avsnitt 2.9.3 Redigera, dölj eller ta bort kolumn för metadata.
5. Ändra eller lägg till visningsvyer för att enkelt kunna söka fram dokument som hör ihop eller som rör samma ämne.  Ändra inte visningsvyn Alla dokument, det är bra att ha en standardvy kvar. Läs mer i avsnitt Redigera visningsvyer i manualen.
6. Skriv in en information om samarbetsytans syfte som visas på startsidan. Läs mer i avsnitt Redigera samarbetsytans startsida i manualen. Kom ihåg att övriga funktioner på samarbetsytan endast ska innehålla information av tillfällig och ringa betydelse då det inte finns arkivmöjligheter till annat än dokument. 
7. Bjud in medlemmar till samarbetsytan. Läs mer i avsnitt Hantera behörighet - medlem, besökare eller administratör i manualen. Samarbetsytor som inte är chefsytor ska ha minst 2 administratörer förutom ägare.

 Lycka till!