SOFIA-manual

2.9.3 Redigera, dölj eller ta bort kolumn för metadata

Avsnittet går igenom hur en administratör eller ägare på en samarbetsyta kan dölja, redigera eller ta bort kolumn för metadata. Avsnittet tar också upp vilka standardkolumner som inte får ändras eller tas bort.

Dölj kolumner i en vy

Det går att dölja kolumner så att den inte syns i en vy. Kolumnen finns fortfarande kvar men syns inte i vyn.

  1. Gå till dokumentbiblioteket i aktuell samarbetsyta.
  2. Längst till höger i biblioteket klicka på Lägg till kolumn.
  3. Klicka på Visa/dölj kolumner längst ner i listan.
  4. Avmarkera de kolumner som inte längre ska synas.
  5. Klicka på Använd. 
  6. Spara vyn med befintligt namn för att kolumnen ska tas från vyn.

Redigera kolumn för metadata

För att ändra typ av kolumn eller kolumnvärden gör följande. 

  1. Gå till dokumentbiblioteket i aktuell samarbetsyta.
  2. Gå till en vy som har den kolumn du vill ändra på.
  3. Klicka på namnet på kolumnen du vill ändra på.
  4. Klicka på Kolumninställningar och välj Redigera.
  5. Utför de ändringar som ska göras och klicka på Spara.

Observera att inte ändra namn eller göra andra inställningar för kolumner som listas nedan. 

Ta bort kolumn för metadata

Observera listan över kolumner som inte får tas bort nedan.

För att helt ta bort en kolumn gör följande: 

  1. Gå till dokumentbiblioteket i aktuell samarbetsyta.
  2. Klicka på Kugghjulet uppe till höger på sidan och välj Inställningar för bibliotek.
  3. På sidan som öppnas scrolla ner till menyn Kolumner och klicka på namnet på den kolumn som ska redigeras.
  4. Klicka på Ta bort. Kolumnen tas bort.

Ta inte bort eller ändra standardkolumner

Innan du sätter igång och redigera kolumner kan det vara bra att veta att det inte rekommenderas att ändra, byta namn eller ta bort de kolumner som listas nedan. Dessa behövs för upprättandet av allmän handling och om någon av de ändras eller tas bort blir det problem med upprättandet av allmän handling.

Följande kolumner ska inte röras:

ArkivDatum finns
Dokument tillgängligt
Dokumentbeskrivning
Dokumentstatus
Egen ämnesindelning
Företagsnyckelord
Handlingstyp XXX
Lagparagraf
Regional ämnesindelning
Upprättad av enhet
Upprättad för enhet
Åtkomsträtt
Upprättad av
Rubrik/Namn
Skapad
Ändrat
Skapad av
Ändrat av
Utcheckat till