1.4 Beställa en ny samarbetsyta

Beställningen sker centralt på varje myndighet av utsedda personer. Kontaktinformation till SOFIA-förvaltare (kräver inloggning)

Information och hjälp vid beställning av samarbetsyta 

Ansvarig myndighet (arkivbildare)

Välj den myndighet vars uppdrag eller ansvarsområde är anledningen till att handlingar i samarbetsytan skapas. Det går inte att i efterhand ändra denna uppgift.

Är du osäker på vilken myndighet en samarbetsyta ska tillhöra kontakta din arkivredogörare.

Kontrollera om det finns en samarbetsyta för samma ändamål

I SOFIA-manualen finns beskrivet hur du söker efter samarbetsytor. 1.1 Navigering i Samarbetsytecenter och sök samarbetsyta - SOFIA (vgregion.se)​  

Får informationen lagras i molnet eller inte?  

Viss information får inte lagras i molnet, det vill säga på samarbetsytor med säkerhetsnivå "Öppen" eller "Standard".

Exempel på detta är:

• Information som kommer upp i klass 3 vid klassificering av information
• Sekretess enligt Offentlighets- och sekretesslagen (2009:400)
• Känsliga personuppgifter

För denna typ av information måste du välja en samarbetsyta med säkerhetsnivå "Sluten".

Typ av samarbetsyta

Välj en typ av samarbetsyta som passar syftet med samarbetsytan bäst. Olika typer av samarbetsytor har olika grundinställningar, exempelvis favorithandlingstyper och säkerhetsnivå.

Det går att som ägare och administratör i en samarbetsyta att göra vissa ändringar av grundinställningarna, se manual, 2.5 Redigera samarbetsytans egenskaper eller byta ägare - SOFIA (vgregion.se)​​

Skapad av enhet

Välj den nivå i KiV-trädet som är ansvarig för informationen som skapas från samarbetsytan. Denna information följer automatiskt med till mellanarkivet på alla handlingar som upprättas.

Skapad för enhet

Välj primär målgrupp för samarbetsytans allmänna handlingar. Detta värde går att justera per dokument vid upprättande till allmän handling.