Årshjul för webbarbete
Med ett årshjul för webben håller du ordning på vad som ska göras och när det ska göras. Det är ett viktigt verktyg för att ständigt förbättra dina webbsidor.
Detta är ett exempel på årshjul som helt eller delvis kan användas av dig som är redaktör eller ansvarig för innehåll på webben. Anpassa årshjulet efter dina förutsättningar. Vissa aktiviteter är viktiga att göra ofta för att webbplatsen ska hålla hög kvalitet, till exempel att ta bort inaktuellt innehåll, åtgärda brutna länkar, se över sidans sökbarhet och att den viktigaste informationen är lätt att nå. Varje år bör också målgrupper, syfte och mål med webbplatsen ses över.
Längst ner på sidan finns utförligare beskrivning av vad uppgifterna innebär.
Fokus på relevant information
- Rensa inaktuellt innehåll
- Rensa nyhetsflöden
- Besöksstatistik
- Kontrollera om det finns dubblerad information och andra likvärdiga sidor
- Kontrollera att informationen är anpassad till webbplatsens målgrupp
- Kontrollera så den viktigaste informationen är lätt att nå
- Förbättra sidans rubriker
- Skriv informativa ingresser
Fokus på innehållets kvalitet
- Gör stavningskontroll
- Kontrollera ditt klarspråk
- Uppdatera kontaktuppgifter
- Sköt om din webbplats
Fokus på sök och navigering
- Besök sidor med mobilen
- Testa din navigering
- Gör din sida lätt att söka
- Provsök sidor
- Sökstatistik
Fokus på digital tillgänglighet
- Åtgärda trasiga länkar till sidor och dokument
- Kontrollera att publicerade dokument är tillgängliga
- Se över att bilder följer visuella profilen
- Kontrollera alt-text på bilder
- Kontrollera filmer
- Säkerställ tabeller
- Kvalitetssäkra formulär
- Se över webbplatsens tillgänglighetsredogörelse
Januari
Rensa inaktuellt innehåll
Se över dateringar på webbsidor och att allt innehåll är relevant inför det nya året.
Ta bort sidor och information som inte gäller längre eller skriv om informationen så den är aktuell. Tänk på att även sidor med gammal information hittas om sidan är publicerad. Det är både frustrerande och missvisande att som besökare hitta utdaterad information.
Rensa nyhetsflöden
Har du ett nyhetsflöde är det bra att ha som vana att sätta avpubliceringsdatum när du skriver nyheter. Mycket som publiceras som “nyheter” eller “aktuellt” är bara aktuellt under en kortare tid. Se till att informationen inte hittas om den är inaktuell.
Besöksstatistik
Vilka sidor är viktiga för besökarna och vad gör de på sidorna? Finns det information som är särskild viktig under vissa delar av året? Använd statistiken för att förstå dina besökares behov.
Februari
Kontrollera om det finns dubblerad information och andra likvärdiga sidor
Flera verksamheter inom VGR jobbar med liknande frågor. Verksamheter kan behöva samsas om gemensam information som ligger nära varandra. Sök på webbplatsen efter material och information som hör till ditt ämne. Hittar du likvärdigt material men med en annan avsändare? Ta kontakt och se om ni kan samarbeta om informationen och dela på ansvaret för sidorna.
Kontrollera att informationen är anpassad till webbplatsens målgrupp
Olika webbplatser vänder sig till olika målgrupper som har olika behov av information, framförallt hur detaljerad den behöver vara. Anpassa innehållet till mottagaren och använd den webbplats som vänder sig rätt målgrupp. Informationen kanske passar bättre på en helt annan webbplats än den du först trodde?
Ibland behöver samma ämne kommuniceras både internt och externt. Om din information ska finnas på både intranät och extern webb behöver du fundera igenom vilket material som ska finnas och hur du ska uttrycka dig. Från intranätet kan du hänvisa till information på externa webbplatser för att undvika dubbelpubliceringar, men endast i särskilda fall kan du hänvisa från externa webbplatser till intranätet eftersom målgruppen på den externa webbplatsen inte har åtkomst till intranätet.
Mars
Kontrollera så den viktigaste informationen är lätt att nå
Det viktigaste ska komma först på sidan. Du kan använda webbstatistik för att analysera vilken information som är viktigast på sidan. Om du sätter upp syfte och mål för enskilda sidor så är det enklare att förstå vad just den sidan ska leda till och vad som är viktigast. Våga prioritera.
Utgå från vilken nytta en enskild sida ska ge besökaren och sätt mätbara mål utifrån det. Att ha ett tydligt mål med sidan gör det enklare att utforma sidan så målet uppnås, till exempel att andelen som fyller i ett formulär, klickar på en länk eller skrollar hela sidan ska öka.
Förbättra sidans rubriker
Sidrubriker och mellanrubriker ska kort och informativt sammanfatta och locka till vidare läsning.De kan också få läsaren att förstå att den kan hoppa över stycket. Enstaka ord eller kombinationer med “och” är tillåtet i menyer för navigering. Använd gärna verb. Rubriker är viktiga för sökfunktioner.
Skriv informativa ingresser
När besökaren hamnar på sidan och läser rubriken och ingressen, ska hen kunna avgöra om hen kommit rätt, eller behöver surfa vidare. Ingressen är alltså en informativ sammanfattning av vad sidan handlar om. Ingresser är viktiga för sökfunktioner.
April
Gör stavningskontroll
Var noga med stavning, det är enkelt att åtgärda och fel ser oprofessionellt ut. Använd stavningskontrollen i Optimizely som finns för brödtextfält och block. Stavningskontrollen fungerar inte för rubriker, ingress och länkar. Där får du vara extra noga, be gärna en kollega läsa igenom.
Skrivhandledning i VGR:s varumärkesmanual
Kontrollera ditt klarspråk
Skriv klart och tydligt med det viktigaste först, tänk dig någon du skriver för. Använd rimliga begrepp för ämnet. I VGR använder vi klarspråk i alla texter.
Språk och ordlistor (länk till VGR:s intranät)
Maj
Uppdatera kontaktuppgifter
Kontaktuppgifter eftersöks ofta. Varje sida bör ha kontaktuppgifter väl synliga, göm dem inte i block man måste klicka på för att öppna. Se till att uppgifterna är uppdaterade med rätt person, mejladress och eventuellt telefonnummer. Det går bra att använda en funktionsbrevlåda. Upprätta rutiner för inkommande frågor, tänk på eventuell diarieföringen för inkommande mejl.
Juni
Sköt om din webbplats
Gör en allmän genomgång av dina webbsidor och webbplatser. Använd en checklista för att gå igenom dina viktigaste sidor färggrant.
Juli – Augusti
Besök sidor med mobilen
Ta fram mobilen och klicka eller sök dig fram till din sida. Var det enkelt? Kunde du klicka på ytor utan att det blev fel? Kan du läsa texten? Syns det vad bilderna föreställer och innehåller? I VGR har vi principen “mobilt först”. Det innebär att vi ska anpassa innehåll för mobila enheter i första hand, och skärmar i andra hand. Det måste du ha i tankarna när du sitter med en stor skärm och tänker “det här är jättetydligt, det kan väl ingen missa”.
Testa din navigering
Navigera dig fram på webben till din sida. Är det en logisk och vettig väg fram? Be en kollega leta sig fram till din sida. Tänk på att enskilda sidor är en del av en större webbplats och navigeringen för hela webbplatsen måste vara logisk. Konsekvens är viktigt för att användarna ska förstå hur webbplatsen fungerar. Det betyder inte att alla sidor måste se likadana ut, men liknande uppgifter ska utföras på samma sätt oavsett var på webbplatsen man befinner sig.
Informationsstruktur, navigering och menyer för webbplatser
September
Gör din sida lätt att söka
Hjälp besökaren och sökmotorn genom att använda relevanta nyckelord i sidans texter och rubriker. Då ökar du chanserna för besökaren att hitta ditt material.
Provsök sidor
Sök efter din sida med flera sökord både via webbplatsens egna sökfunktion och externa sökmotorer som Google. Hittar sökmotorn rätt sidor? Hur beskrivs sidorna, stämmer det med vad som står på sidan?
Sökstatistik
Använd sökordstatistiken för att ta reda på vilka ord som söks efter. Letar besökaren troligtvis efter din information, men försöker med andra ord än du använder som nyckelord på sidan, behöver du justera din sida.
Oktober
Åtgärda trasiga länkar till sidor och dokument
Använd ett kvalitetsverktyg eller gör en manuell genomgång. Klicka på varje länk och kontrollera om den fungerar eller inte. Länka om, eller ta bort, trasiga länkar.
Om du publicerat dokument på en extern webbsida, anslut din dator via VGR Publik, eller logga ut från VPN och besök din webbsida. Klicka på varje länk och kontrollera om den fungerar eller inte. Om du får “Åtkomst nekas” är åtkomsträttigheterna på dokumentet fel inställda. Det ska ställas in till “Internet”.
Kontrollera att publicerade dokument är tillgängliga
Publicera i första hand information direkt på en webbsida istället för som ett dokument. Om du ändå publicerar dokument ska de vara tillgängliga. Det ställs samma krav på digital tillgänglighet på dokument som på webbsidor.
Digital tillgänglighet i dokument
November
Se över att bilder följer visuella profilen
Dina bilder behöver följa VGR:s visuella profil. Tänk också på att bilden ska stötta innehållet och gärna ge mer information. Den ska inte finnas bara som dekoration eller för att lätta upp en annars tråkig sida.
Att tänka på när du väljer bild i VGR:s varumärkesmanual
Kontrollera alt-text på bilder
Besökare med skärmläsare har rätt till samma information som seende besökare. Därför ska alla bilder som ger information på sidan ha en alt-text med den informationen.
Kontrollera filmer
Använder du video på dina sidor? De ska textas på svenska och vid behov även ha syntolkning. Har du rättigheterna att använda en viss video?
December
Säkerställ tabeller
Använd endast tabeller om du ska presentera strukturerad data. Det finns en gräns för hur mycket som kan presenteras på en webbsida i fråga om hur överblickbart det blir för besökaren. Tänk också på att många användare kommer från mobil. Tabellen ska vara tillgänglig.
Kvalitetssäkra formulär
Se över formulär som du använder. Fråga inte efter mer än du behöver. Är det tydligt hur VGR hanterar de uppgifter som skickas in enligt dataskyddsförordningen? Är det tydligt vad som ska skrivas in i fälten och går formuläret till rätt adress (där diarieföring och omhändertagande sker på rätt sätt?)
Se över webbplatsens tillgänglighetsredogörelse
Alla webbplatser som använder de gemensamma mallarna i Optimizely kan använda samma redogörelse för tekniska brister. Innehållet måste däremot gås igenom separat på varje webbplats och redovisas. Kontrollera om brister åtgärdats sen sist eller om nya brister behöver redovisas.
Tillgänglighet är inte svårt, men kan verka krångligt innan man får koll på läget. Mycket av tillgängligheten tas redan om hand i med de mallar vi använder, men det finns en del som redaktören ska ha koll på.
Har du frågor om innehållet?
Det är webbteamet på Koncernkontoret i VGR som ansvarar för innehåll och uppdateringar på den här sidan. Kontakta oss genom att mejla webb@vgregion.se.