Journalprojekt för bättre tillgänglighet och minskade hyreskostnader

Journalerna som lämnats kvar i samband med att verksamheter flyttat inom och mellan utbudsorter har förvarats i skyddsrum och andra lokaler som inte är anpassade för arkivförvaring. Inom hälso- och sjukvården ska informationshanteringen vara organiserad så att den tillgodoser patientsäkerhet och god kvalitet samt främjar kostnadseffektivitet. Därför är det viktigt att journalerna omhändertas.

Arbetet med att ta hand om alla journaler tar mycket tid och kräver en hel del logistik. Materialet i journalmapparna ska gås igenom, gallras och sorteras, och efter att gem, post-it-lappar och plastfickor tagits bort läggs handlingarna i nya aktomslag. Aktomslagen placeras i sin tur i arkivboxar för vidare levereras till Regionarkivet i Vänersborg.

Genom att journalerna skickas vidare för arkivering i Vänersborg friställs lokalytor vilket på sikt kan ge minskade hyreskostnader för Skaraborgs Sjukhus, men framför allt bidrar arbetet till att öka säkerheten och sökbarheten av handlingarna. Det blir också lättare för patienten att få ut sin journal.

Till projektet har fem personer anställts på heltid, två i Lidköping och tre i Falköping. Utöver dessa fem finns ytterligare tre anställda som har stöttat upp under projektets gång.

- Det känns jättebra att vi kan hjälpa till och frigöra tid för vårdpersonalen som annars hade behövt gå igenom och arkivera alla journaler. Samtidigt blir journalhandlingarna lättare att söka fram vilket också sparar tid för personalen, säger Anders Axelsson och David Geoland som deltar i journalprojektet.

Projektet avslutas 31 maj 2023 men kommer att fortsätta i mindre omfattning under sommaren. Därefter kommer berörda verksamheter att fortsätta arbetet med att omhänderta pappersjournalerna. Under projektet har cirka 1 400 arkivboxar fyllts med journaler i nya aktomslag och 190 flyttlådor levererats till Regionarkivet.