Rapportera, ändra och rekvirera i pågående projekt

När beslut har tagits om projektstöd, är det innehållet i beslutsprotokollet med tillhörande tjänsteutlåtande som anger förutsättningar och villkor för VGR:s stöd till projektet, framför det som angetts i ansökan. I beslutet anges ett diarienummer som du bör använda i all kommunikation med VGR under projektets gång.

Här hittar du information om:

• Allmänna villkor för projektstöd
• Ansökan om förändring i pågående projekt
• Så ska projekt rapporteras för att beviljat stöd ska betalas ut 
• Lägesrapportering och delrekvisition minst varje halvår
• Slutrapportering och slutrekvisition
• Förenklad redovisning för vissa projektstöd upp till 300 000 kronor
• Så här rapporterar du 

Allmänna villkor för projektstöd

Den som ansöker om och beviljas projektstöd från Västra Götalandsregionen (VGR) åtar sig att följa allmänna villkor. De allmänna villkoren anger att stödmottagaren bland annat:

• inte får använda stödet från VGR för att täcka kostnader som täcks av annan finansiering
• ska följa VGR:s villkor för redovisning, rapportering och uppföljning
• snarast ska meddela VGR om projektet avbryts, försenas eller förändras väsentligt jämfört med projektplanen.

I beslutet kan det också finnas särskilda villkor från VGR för ert projekt.

Allmänna villkor för beslut om projektstöd från och med maj 2024

Allmänna villkor för beslut om projektstöd som fattades mellan januari 2023 och april 2024

 Allmänna villkor för beslut om projektstöd som fattades innan 31 dec 2022 

Ansökan om förändring i pågående projekt

Om förutsättningarna för ett projekt som har beviljats stöd av någon anledning ändras, måste du ansöka om förändring. Förändringen måste godkännas av VGR för att gälla.

Den vanligaste förändringen är:

• projektperioden behöver förlängas eller ändras.
• ändringar inom beslutad projektbudgetram.

För projekt där ansökan gjordes i e-tjänsten för projektstöd

Om ansökan gjorts i e-tjänsten för projektstöd, ansöker du om förändringen i e-tjänsten.

VGR:s e-tjänst för projektstöd inom regional utveckling 

För projekt där ansökan gjordes på wordblankett (innan maj 2024)

Ansök om förändringen genom att skicka e-post till ansvarig handläggare för ditt projekt eller till myndighetsbrevlådan för den nämnd som har fattat beslutet om projektstöd: Myndighetsbrevlådor

Om beslutet fattats av tidigare miljönämnd eller regionutvecklingsnämnd, skickas ansökan om ändring till miljö- och regionutvecklingsnämnden. Om beslutet fattats av tidigare kollektivtrafiknämnden, eller om projektet rör stöd till laddinfrastruktur eller bredbandsutbyggnad, skickar du till infrastruktur- och kollektivtrafiknämnden.

Märk ansökan med projektets diarienummer, beskriv och motivera förändringen. Handläggaren meddelar dig via e-post när förändringen godkänts.

VGR utreder möjligheten att även projekt som ansökt innan maj 2024 ska kunna ansöka om förändringar i e-tjänsten för projektstöd.

Så ska projekt rapporteras för att beviljat stöd ska betalas ut 

Projekt som beviljats stöd från VGR ska skicka in en lägesrapport minst en gång i halvåret. I samband med rapporteringen ansöker projektet också om utbetalning av stöd, genom en så kallad rekvisition. Först när detta underlag kommit in och godkänts av VGR kan projektstöd betalas ut. När projektet är slut ska en slutrapport skickas in inom två månader från projektets slutdatum tillsammans med en slutrekvisition.

Du kan läsa mer om vad lägesrapport, slutrapport och rekvisition ska innehålla samt hur du ska rapportera längre ner på denna sida.

Huvudregeln är att endast kostnader som uppkommer i projektverksamheten godkänns som stödberättigade. Kostnaderna ska:

• vara nödvändiga för att projektet ska kunna genomföras.
• ha uppkommit och avse aktiviteter inom den projektperiod som anges i beslutet från VGR.
• vara bokförda inom projektperioden.
• vara betalda senast till slutredovisningen av projektet, som ska ske inom två månader från projektets slutdatum.

Lägesrapportering och delrekvisition minst varje halvår  

Minst en gång i halvåret ska du lämna en lägesrapport från projektet. I samband med lägesrapporten ansöker du om utbetalning av stöd genom att lämna en rekvisition. Lägesrapport och delrekvisition bör skickas in senast en månad efter rapporterad period. Först därefter kan projektstöd betalas ut.

Lägesrapporten ska innehålla en beskrivning av de aktiviteter som genomförts under perioden och om några avvikelser från projektplanen förekommer.

Rekvisitionen ska innehålla en redovisning av bokförda och betalda kostnader. Till rekvisitionen ska du bifoga en projektspecifik huvudbok, eller liknande, så att redovisningen kan stämmas av mot bokföringen. Om det förekommer kostnader i projektet som finansierats med bidrag i annat än pengar, ska en sammanställning med specifikation av dessa kostnader bifogas rekvisitionen.

Om projektet har medsökande organisationer och det finns ett samverkansavtal mellan projektägaren och medsökande, ska du bifoga underlag i form av projektspecifik huvudbok från både projektägaren och från medsökande organisation/er till rekvisitionen.

Vid utbetalning av projektstöd beräknas VGR:s medfinansieringsandel i de flesta fall på offentlig och privat kontant finansiering samt offentligt bidrag i annat än pengar. Det betyder att det belopp som betalas ut baseras på VGR:s finansieringsandel av de kostnader som godkänts i rekvisitionen. Beviljat projektstöd anger maximalt projektstöd. 

Här hittar du en vägledning om projektekonomi och vilka kostnader som är stödberättigande.

Den kan vara till hjälp när du fyller i rekvisitionen i e-tjänsten för projektstöd. 

Slutrapportering och slutrekvisition

När projektet är slut ska du göra en slutredovisning inom två månader från projektets slutdatum. Då ska en slutrapport av projektets verksamhet skickas in tillsammans med rekvisitionen. 

Slutrapporten ska innehålla en beskrivning av projektets genomförande, resultat och effekter samt utfallet av projektets indikatorer. Du ska även beskriva resultatet av eventuell utvärdering av projektet som genomförts och hur projektet bidragit till de horisontella kriterierna jämställdhet, integration, och miljö/klimat.

Information om vad rekvisitionen ska innehålla beskrivs ovan. 

Förenklad redovisning för vissa projektstöd upp till 300 000 kronor

Om projektstödet från VGR uppgår till max 300 000 kronor och projektägaren är en ideell förening, ekonomisk förening eller stiftelse, kan ni välja att göra en förenklad ekonomisk redovisning. Det gäller enbart om ni i samband med beslutet har kommit överens med VGR om att förenklad redovisning ska användas. 

Här hittar du mallen som ska användas vid förenklad redovisning :

Mall revisorsintyg

Så här rapporterar du

För projekt där ansökan gjordes i e-tjänsten för projektstöd

Lägesrapport, rekvisition och slutrapport skickas i e-tjänsten. Du kommer få en påminnelse från e-tjänsten när det är dags att rapportera in.

VGR:s e-tjänst för projektstöd inom regional utveckling 

För projekt där ansökan gjordes på wordblankett (innan maj 2024)

Använd nedanstående blanketter för rapportering:

Lägesrapport

Slutrapport

Använd rekvisitionsblanketten för den nämnd som beviljat stöd till ert projekt. Om beslutet om projektstöd fattades av tidigare miljönämnd eller regionutvecklingsnämnd, ska ni använda blanketten för miljö- och regionutvecklingsnämnden (MRU). Om beslutet fattats av tidigare kollektivtrafiknämnd eller rör stöd till laddinfrastruktur, ska ni använda blanketten för infrastruktur- och kollektivtrafiknämnden (IKN).

Rekvisitionsblankett för miljö- och regionutvecklingsnämnden (MRU)

Rekvisitionsblankett för Infrastruktur- och kollektivtrafiknämnden (IKN)

VGR utreder möjligheten att även projekt som ansökt innan maj 2024 ska kunna rapportera i e-tjänsten för projektstöd.