3.8 Redigera dokumentegenskaper/ metadata

För att öka sökbarheten och göra det enklare att kategorisera och organisera dokument i ett dokumentbibliotek kan dokumentegenskaper/metadata användas. 

Redigera dokumentegenskaper/metadata 

1. Gå till dokumentbiblioteket på aktuell samarbetsyta och leta upp dokument som ska uppdateras.
2. Bocka för dokumentet och klicka på informationsfönstret.

   

3. Följande egenskaper går att fylla i:

   • Innehållstyp – Behöver normalt inte ändras 
   • Namn – Filnamn på dokumentet 
   • Rubrik – Beskrivande namn för dokumentet, ökar sökbarheten för dokumentet om det fylls i. Observera att det är denna rubrik som syns i söktjänster så det är viktigt att den är så tydlig och informativ som möjligt för alla anställda att förstå. F
   • Upprättad för enhet – Behöver normalt inte fyllas i här, utan hanteras primärt i samband med att dokumentet upprättas som allmän handling. 
   • Företagsnyckelord – Kategoriseringsfält med ”fri taggning”, dvs. användaren kan själv avgöra vilken/vilka nyckelord dokumentet ska ges. 
   • Dokumentbeskrivning – Fritextfält där man kan ange valfri beskrivande text om dokumentet. Ju bättre beskrivining desto lättare för andra att förstå vad dokumentet innehåller, speciellt vid ett upprättande av allmän handling.
   • Handlingstyp - Koppling mot myndighetens dokumenthanteringsplan, med möjlighet att välja handlingstyp. Detta fält behöver normalt inte fyllas i här, utan kan med fördel anges när man upprättar dokumentet som allmän handling. 
   • Eventuella kolumner som lagts till på samarbetsytan.
   • OBS! Rekommendationen är att i den mån det är möjligt fylla på med så mycket företagsnyckelord som möjligt för att underlätta enklare sökning och filtrering för medarbetare inom förvaltningen.
4. Fyll i eller ändra aktuella dokumentegenskaper.
   1. För samarbetsytor med säkerhetsnivå sluten behöver du klicka Spara när du fyllt i fälten.
   2. För samarbetsytor med säkerhetsnivå öppen/standard där fält ändras visas meddelandet Sparas en kort stund under fältet som ändrats för att sedan slå om till Sparat när ändringen automatiskt sparats.

Du kan även använda funktionen Redigera metadata

Massredigera egenskaper

Det finns flera sätt att massredigera egenskaper. Dels snabbredigering/redigera i rutnätsvy. Det går också att göra enligt instruktionen först på denna sida men istället för att bara markera ett dokument så kan flera dokument markeras och sedan klicka på informationsfönstret och ändra egenskaper/metadata.