4.1 Upprätta allmän handling
Avsnittet går igenom hur en användare på en samarbetsyta gör för att upprätta en allmän handling.
Endast deltagare med vgr-id kan upprätta allmän handling och måste vid upprättandet använda VGR-net alternativt VPN-uppkoppling. Alla deltagarroller förutom besökare kan upprätta allmän handling.
Det går bara att upprätta de handlingstyper som enligt dokumenthanteringsplanen ska förvaras i SOFIA.
Detta avsnitt beskriver hur man går tillväga för att upprätta en allmän handling från en samarbetsyta.
Begränsningar för att upprätta allmän handling
- Endast filer med godkänt filformat kan upprättas. Om en deltagare på en samarbetsyta försöker upprätta en fil med icke-godkänt filformat visas meddelande om att filtypen inte kan upprättas. För att kunna upprättas behöver filen konverteras till ett godkänt filformat. Här finns förteckning över godkända filformat.
- Filer större än 100MB som upprättas med åtkomsträtt Internet eller Inom regionen kan inte upprättas. Denna gräns finns för att säkerställa prestandan i andra delar av SOFIA. För att upprätta filen behöver den förminskas minnesmässigt och ofta är det bilder i en fil som gör att filen blir stor.
- Det går bara att upprätta de handlingstyper som ska förvaras i SOFIA.
Upprätta allmän handling
- Gå till samarbetsytans dokumentbibliotek.
- Leta reda på dokumentet som ska upprättas till allmän handling.
- Högerklicka på dokumentet och välj Upprätta allmän handling.
- I dialogrutan anges ett antal dokumentegenskaper som krävs för att handlingen ska kunna upprättas. Se Lathund för rubriksättning
Observera att detta formulär kan se olika ut beroende på vilken typ av handling som upprättas, hur den ska vara tillgänglig etc. Se avsnitt Metadata för allmän handling för mer detaljerad information kring vilka dokumentegenskaper som ska och kan anges och varför vissa fält är viktiga för information i mellanarkivet och Hitta i arkivet.
Se även exempelfilmerna nedan för några exempel på hur olika åtkomsträtter påverkan upprättande-dialogen.
- Observera att för Handlingstyp finns det för vissa samarbetsytor förvalda Favorithandlingstyper. Om ingen av dessa favorithandlingstyper passar det som ska upprättas eller om det inte ställts in några favorithandlingstyper behöver du leta i dokumenthanteringsplanen. Klicka på etikettknappen bredvid favorithandlingstyperna och klicka en gång till på etiketten som kommer upp bredvid för att komma åt dokumenthanteringsplanen. Administratör och ägare på en samarbetsyta kan ställa in vilka favorithandlingstyper som ska visas. Se avsnittet Redigera handlingstyper.
- Genom att peka på Handlingstypen får man upp den fullständiga sökvägen.
- Efter att nödvändiga dokumentegenskaper har fyllts i, klicka på Nästa för att gå vidare till nästa sida.
- Här visas en sammanfattning av vilka egenskaper som är angivna för den aktuella handlingen.
- Om allt är korrekt klicka på Bekräfta för att slutföra upprättandet.
- Slutligen visas en sammanfattande dialogruta som bekräftar att handlingen skickats till mellanarkivet för arkivering.
- Under tiden arkiveringsprocessen pågår är dokumentet låst för redigering i samarbetsytan. Observera att det kan ta upp till 30 minuter innan arkiveringsprocessen är slutförd.
- När upprättandet är slutfört och arkiveringsprocessen är klar kommer dokumentet i samarbetsytan att låsas upp och ges ett nytt versionsnummer.
Exempelfilmer
I SOFIA fortsättningsutbildning, nås enbart av dig med tillgång till VGR:s intranät och kräver registering, finns fyra filmer som visar respektive åtkomsträtt och hur man kan tänka vid upprättande beroende på vilken information som finns i den upprättade handlingen och vilket behov av spridning av handlingen som finns.