4.5 Felhantering av upprättad handling

Vissa fel i eller om en upprättad handling kan handläggaren själv rätta. Vid andra fel krävs hjälp från den som har behörighet att felhantera i mellanarkivet. Nedan listas de fält i dialogrutan för upprättande av allmän handling som deltagaren själv kan rätta.

Den felkod som returneras vid när dokument inte kan upprättas förklarar orsaken.
En lista över de vanligaste felkoderna, dess orsaker och förslag på lösning finns här.

Uppgifter man själv kan ändra

• Innehåll i dokumentet: Vid mindre fel som till exempel en missad punkt, inledande liten bokstav på en mening eller andra skönhetsfel ska dessa fel inte rättas utan versionen som är upprättad är gällande. Vid större felaktigheter i innehållet ska dessa rättas och sedan upprättas handlingen på nytt. 
• Rubrik: ändra och upprätta handling på nytt.
• Åtkomsträtt: ändra och upprätta handling på nytt.
• Upprättad för: ändra och upprätta handling på nytt.
• Tillgänglig från och Tillgänglig till:  ändra och upprätta dokumentet på nytt, eller kontakta din SOFIA-förvaltare för att från mellanarkivet justera tillgänglighetstiden. 
• Regional ämnesindelning: ändra och upprätta handling på nytt.
• Egen ämnesindelning: ändra och upprätta handling på nytt.
• Företagsnyckelord: ändra och upprätta handling på nytt
• Dokumentbeskrivning: ändra och upprätta handling på nytt.

Upprättande fel som beror på organisationsförändringar

Om man vid upprättandet får: Systemfel, upprättad av enhet är tomt (Felkod: 10010) så uppkommer det om det skett en organisationsförändring som inte stämmer med inställningarna på SOFIA ytan.
Administratör åtgärdar detta genom att:
1. Klicka på Webbplatsinnehåll och Webbplatsegenskaper
2. Klicka på samarbetsytans namn.
3. Klicka Redigera..
4. Kontrollera och ändra Upprättad för och/eller Upprättad av till det nya namnet i organisationen som letas fram i hierarkin, klicka Spara.

Upprättande fel som beror på fel/saknad av Metadata  - utför dokumentkontroll

Det kan ligga felaktig eller saknas metadata på dokumentet.
Detta åtgärdar man genom att ladda ned dokumentet som en kopia och öppna det i Officeklienten (appen). Därefter går man in via Arkiv... Info... Kontrollera dokument.
Rensa bort alla funktioner som varnar och spara om dokumentet.
Kontrollera även vad som står i Egenskaperna till höger och rensa även det som står där.

Sedan laddar man upp det rensade dokumentet som en ny version av det befintliga och då bör det gå att upprätta.
Dokumenten kan även vara av äldre version (97) och måste då konverteras till senaste.

För styrande dokument måste kanske köra hela upprättande processen medd granskning och godkännande om inte det går att snabbupprätta.

Dokument som fastnat i upprättande

Gå in på Mer...Checka in och prova att upprätta igen.

Tillfälligt systemfel (felkod 600) bara upprätta igen.

För andra felaktigheter som till exempel fel handlingstyp eller om handlingen upprättades innan den var färdigställd tas kontakt med respektive förvaltnings SOFIA-förvaltare (kräver inloggning) för korrigering i mellanarkivet. Skicka alltid med Dokument-ID (läs mer här) för de filer som det gäller. 

Övriga fel vid upprättande

Om dokument inte går att upprätta skickas ett mail till upprättandepersonen med en felkod och beskrivning vad som gått fel. 

Skrivskyddade/krypterade dokument (felkod 433) går inte att upprätta. Då tar man bort skrivskydd eller lägger in en kopia av dokumentet istället som man upprättar.

Dokument som blivit korrupta och inte går att öppna i Office går inte att upprätta

Det går inte att upprätta något dokument på en SOFIA yta

Då har man tagit bort en obligatorisk standardkolumn i Dokumentbiblioteket.

Eller så har man lagt dokumentet i ett Icke-SOFIA bibliotek. (Endast i SOFIA-bibliotet går det att upprätta)

Hittar inte dokument på SOFIA yta man vill avpublicera och ej längre göra sökbart.

Det upprättade dokumentet på SOFIA ytan har tagits bort. Eller finns det ett liknande dokument på annan yta. Man får då gå in i Mellanarkivet och söka upp dokumentet för åtgärd. Kontakta Arkivansvarig för hjälp.

Hittar inte dokument på SOFIA yta vars tillgänglighet går ut (meddelande via mail till ägare)

Det kan vara så att originaldokumentet som upprättades har tagits bort från SOFIA ytan.
Vill man förlänga dokumentets tillgänglighetstid får man kontakta sin Arkivansvarig för åtgärd.

Borttaget dokument på SOFIA ytan är fortfarande sökbart och visas på webben.

Då har man inte avpublicerat dokumentet riktigt innan man tagit bort det från SOFIA ytan.
Endast en behörig till Mellanarkivet kan gå in och avpublicera dokumentet där så det inte längre är sökbart.