ISM 20 år - Vi måste våga ställa krav för att lyckas med det aktivitetsbaserade kontoret

Aktivitetsbaserade kontor känns som de poppar upp överallt nu för tiden.  Är det så vanligt som man tror och vad tror du har lett till den här utvecklingen?

Det är ju svårt att säga hur vanligt det är, men jag upplever att många, både privata och offentliga organisationer väljer att gå mot mer flexibla eller aktivitetsbaserade modeller idag än tidigare.

Men egentligen är ju aktivitetsbaserade kontor och arbetssätt inget jättenytt, det har varit möjligt och provat i olika form sedan slutet av 90-talet. Det blev möjligt att arbeta mer flexibelt då det tillkom tekniska förutsättningar för mindre platsbundet arbete, så som bärbara datorer och att man började spara saker på molnet. Väldigt mötesintensiva organisationer har också drivit på utvecklingen mot flexibla arbetsplatser för att undvika att ha många tomma platser då folk satt i mötesrum större delen av arbetsdagen. Sen utöver nya förutsättningar så kan man ju säga att en ny kontorstyp generellt bildas som en reaktion på något som fungerat mindre bra i en annan kontorstyp.

Aha, så för att förstå varför aktivitetsbaserade kontor är populärt nu måste man titta bakåt i tiden och se vad som provats då?

Ja, öppna kontorslandskap fanns redan i början av 1900-taletmedindustrierna och de öppna fabrikslokalerna. Det öppna kontorslandskapet som vi kanske är mer bekanta med har ursprung från detta och höll i sig fram till 70-talet då det började komma rekommendationer för arbetsplatsers utformning från arbetsmiljöverket och liknande aktörer. Råden och kraven gällde kvadratmeter per anställd, tillgång till dagsljus med mera och reaktionen på de kraven och rekommendationerna var cellkontoret. Men även cellkontoren hade sina brister då det ledde till att folk inte kommunicerade med varandra  och man upplevde att det blev sämre samverkan och då var det många arbetsplatser som valde att återgå till det öppna landskapet.

Det har varit en process där man testat olika varianter lite fram och tillbaka helt enkelt och det vi ser nu, med framfarten av aktivitetsbaserade kontor är absolut en reaktion för att möta upplevda brister i andra kontorstyper men viktigt är också att det är en reaktion på förändringar i normerna kring kontorsarbete, med ökad rörlighet. Efter coronapandemin kom ju också en normförändring kring distans- och hybridarbete och man ser oftare att många platser står tomma i kontorslokaler, vilket såklart för in det ekonomiska perspektivet också. För visst kan det också vara en kostnadsfråga att gå över till aktivitetsbaserat kontor för det kräver mindre plats och andra materiella resurser.

Men vad är då ett aktivitetsbaserat kontor, finns det någon mall för hur de ska se ut?

Det är viktigt att komma ihåg att definitionen av aktivitetsbaserat kontor är "en kontorstyp som är designad utifrån medarbetares uppgifter och aktiviteter" och ett aktivitetsbaserat kontor har inte nödvändigtvis en bestämd utformning vilket kanske inte alltid är så tydligt i debatten kring det. Ofta ser man att aktivitetsbaserade kontor innebär att det inte finns några egna platser, men per definition säger den aktivitetsbaserade kontorstypen inget om hur kontoret ska se ut, det kan även vara utformad som cellkontor ochmed vissa fasta platser.

Om man skulle infört aktivitetsbaserade lokaler enligt den generösa definitionen så skulle varje organisation ha kontor som ser olika ut, för att deras behov är olika. I praktiken har det dock blivit en annan sak. De första aktivitetsbaserade kontoren som gjordes har blivit exempel för många och istället för att göra utefter egna behov är det ofta kopior av befintliga kontor man eftersträvar för att det är "så det ska se ut". Det är såklart alltid bra att kolla på exempel, men per definition ska man  utgå från sin organisations unika förutsättningar och behov om man verkligen vill få till ett aktivitetsbaserat kontor som fungerar.

Hur ser forskningen ut om det här då? Och vad gör vi på ISM för forskning på området?

Kontorsforskning är ett brett forskningsområde och man kan hitta forskning från makro till mikronivå, från kontorstyper i jämförelse ner till optimal vinkel på datorskärm vid skärmarbete. Här på ISM har forskningen främst centrerats kring två forskningsprojekt där vi följer VGR genom flytt till aktivitetsbaserat kontor och arbetssätt. Det ena projektet är ett klassiskt följeforskningsprojekt där vi mäter olika arbetsmiljöfaktorer hos medarbetarna före och efter en omställning till aktivitetsbaserade lokaler och arbetssätt på Högsbonärsjukhus. Det andra har varit ett interaktivt forskningsprojekt där vi varit med och även bidragit med kunskap till processen när VGR först skulle gå över till aktivitetsbaserat kontor på regionens hus i Göteborg och Skövde.

Sen är vi ju med i en del samverkansprojekt med andra aktörer också, där vi kollar på övergång till aktivitetsbaserade lokaler i vårdmiljöer eller i kommuner. Vi medverkar även i ett samverkansprojekt där man forskar om virtuellt kontorsarbete.

Det finns mycket kunskap att hämta kring det här, men vad skulle du säga är det allra viktigaste för organisationer tänka på vid övergång till aktivitetsbaserat kontor och arbetssätt?

Det jag mest vill säga är våga ställa krav och vägra kopiera! Utgå verkligen från er egna organisations behov och verksamhet. Då får man något som är byggt för att funka för just ens egna förutsättningar, som hjälper verksamheten snarare än stjälper. Viktigt är också att man måste släppa rättviseaspekten där hela organisationen ska ha samma, alla delar av ens organisation har inte samma behov och det är viktigt att man inser det och ser till att delarna får vad de behöver, inte vad som ser jämt ut.