Med ett ben i forskningen och ett i verksamheten

En regnig novembermorgon möter vi Henrik i ISM:s korridorer för att lära oss mer över en kopp kaffe. Han är projektsamordnare för Arbetsmiljösatsningen (AMS) och är i slutfaserna av förberedelser för årets ansökningsperiod som startar 20 november

Hej Henrik! Vi kan väl börja med att förklara vad Arbetsmiljösatsningen är för något?

Man kan säga att det är en möjlighet för verksamheter och enheter inom VGR att söka medel för att arbeta med ett identifierad arbetsmiljöproblem och få stöd i detta arbete av företagshälsovården. Kortfattat beskriver man sin verksamhets kontext och de problem man identifierat i en ansökan som skickas in till Arbetsmiljösatsningens projektgrupp

AMS startade 2017, som en budgetförstärkning inom VGR med syfte att utveckla arbetsmiljön och sänka sjukfrånvaron bland regionens anställda. 15 miljoner avsattes för att ge möjlighet för regionens förvaltningar och bolag att söka extra resurser för att utveckla verksamhetens arbetsmiljöarbete och skapa en hållbar arbetsmiljö för medarbetarna. 

Tillsammans med den interna företagshälsovården och i förlängningen koncernstab HR går ISM igenom ansökningarna från verksamheterna och identifierar vilket stöd och hjälp som finns tillgänglig för att hjälpa dem genomföra de förändringarna de behöver. Från början organiserades satsningen utifrån två olika spår - uppsökande verksamhet och direktansökningar. Vi på ISM hade huvudansvaret för det uppsökande arbetet. Nu kommer majoriteten av ansökningarna in via direktansökningsspåret och Hälsan och Arbetslivet har huvudansvaret för att driva arbetsmiljöarbetet i respektive uppdrag, utifrån varje ansökans specifika kontext.

ISM är ju experter på arbetsmiljö, hur har den kunskapen använts i detta arbete?

AMS har ju ett ben i verksamheten och ett ben i forskningen kan man säga. Till exempel så baserades hela satsningen på tidigare erfarenheter från forskningsprojekt där ISM varit involverat. Man använde tidigare kunskap och forskning, från till exempel Chefios (läs mer om detta i vår förra jubileumsartikel om hållbart ledarskap) och FHV Nysam, för att kartlägga arbetsplatserna och dess villkor i dialog med chefer, HR och företagshälsovård.

Forskarkompetensen kom också till användning i vårt tidigare uppsökande spår, när vi genomförde systematiska analyser av personalstatistik på alla förvaltningar och identifierade de verksamheter som var i störst behov av stöd, till exempel de med hög sjukfrånvaro, hög övertid eller hög personalomsättning. Vi har fortfarande många tentakler ute i verksamheten och om vi får höra om någon verksamhet som går på knäna där vi tror att vi kan hjälpa till hör vi så klart av oss, även om den uppsökande delen har minskat.

Sen har vi ju också använt detta som en möjlighet att forska på arbetsmiljöarbete i praktiken. De två första åren av AMS, 2017-2018, forskade vi på projektet inom ramarna för forskningsprojektet StratSAM.

Många spännande resultat har kommit från StratSAM, bland annat fann forskarna att 97% av de problem som verksamheterna beskrev var på en organisatorisk nivå, men hela 42% av de föreslagna åtgärderna de hade föreslagit var på individnivå. Det fanns alltså ett ganska tydligt glapp mellan vad man såg för problem och vilka åtgärder man tänkte sig för att åtgärda dem. Genom denna forskningsinsats har vi ju kunnat ytterligare förbättra kunskapen kring arbetsmiljöarbeteområdet och också loopat tillbaka detta till själva satsningen.  Bland annat genom en modell för processbaserat arbetsmiljöarbete som används av företagshälsovården när de arbetar med AMS-uppdragen idag.

Ser ni någon skillnad i hur ansökningarna ser ut, nu när AMS ändå varit igång 6 år och ny kunskap framkommit?

Vi har faktiskt nyligen gjort en sammanställning av ansökningarna som kommit in från 2017 fram tills 2022 och vi ser en tydlig förändring där majoriteten av ansökningarna 2017 avsåg insatser på grupp- eller individnivå och nästan 90 procent av ansökningarna 2022 avsåg insatser på organisatorisk nivå, med en stadig tillväxt av just organisatoriska insatser från 2019 och framåt.

Spännande att det haft sådan effekt! Men VGR är ju en stor och bred organisation med många olika verksamheter. Vilken typ av verksamhet är det som söker stöd från AMS?

Vi ser ju att vi får fler ansökningar varje år men majoriteten av ansökningarna kommer från vårdrelaterade verksamheter, ofta sjukhusen. Vanligast är att man hör av sig från enheten, alltså på vårdavdelningsnivå. Det kommer också en del ansökningar där man vill ta ett större grepp, över en hel förvaltning till exempel och vi ser ju gärna att man har sett till ett större perspektiv, just för att vi sedan StratSAM, och mycket annan forskning från ISM, vet att de flesta arbetsmiljöproblemen finns på organisatorisk nivå och också bör lösas med organisatoriska insatser.

Men vad är det verksamheterna behöver hjälp med? Är det samma problem som tas upp eller är det olika?

Det är blandat men klart att vissa utmaningar är återkommande. Mycket handlar om den organisatoriska och sociala arbetsmiljön. Om vi ser att det kommer in ansökningar från flera förvaltningar som beskriver samma typ av utmaning så försöker vi att lyfta upp det till ett större perspektiv. Ett exempel på detta är när vi fick in ansökningar om stöd för att förbättra arbetsmiljön för vårdadministrativ personal.

Flera förvaltningar ansökte om stöd för just detta och det vi kunde se då var att de hade samma utmaning men tänkte sig nå lösningen på olika sätt. Då gjorde vi så att vi samlade ihop dem och gjorde en gemensam insats för att få till den där ändringen på organisatorisk nivå istället för på enskilda förvaltningars nivå. AMS är ju verkligen en möjlighet för VGR att få till det här samarbetet över förvaltningsgränser och skapa ett likartat arbetssätt och arbetsmiljö över hela regionen, istället för att alla ska sitta på egen kammare och göra olika. På så sätt kan AMS bidra med att bygga broar mellan förvaltningar, bredda perspektiv och motverka arbete i stuprör.

Och för att avsluta, vad skulle du säga är AMS största syfte?

Arbetsmiljön är ju avgörande för att få folk att stanna kvar och må bra på jobbet så det största syftet är såklart att vara där för regionen, dess medarbetare och bidra till att deras arbetsmiljö blir så bra som möjligt. Att implementera den kunskap som finns om det här med organisatoriskt tänk i det systematiska arbetsmiljöarbetet som sker varje dag.

Ett riktigt långsiktigt mål blir ju också onekligen att vi genom AMS insatser förbättrat arbetsmiljön och tänket kring den så att de problem med arbetsmiljö som vi ser idag inte längre finns och det är en naturlig del att tänka på organisatorisk arbetsmiljö i allt arbetsmiljöarbete från scratch.