Illegitima uppgifter
Att utföra arbetsuppgifter som normalt inte associeras med chefens yrkesroll och professionella identitet, illegitima uppgifter, bidrog till ökad stress och minskad tillfredsställelse med den egna prestationen som chef.
Titel
I shouldn't have to do this: Illegitimate tasks as a stressor in relation to organizational control and resource deficits
Författare
Lisa Björk, Institutet för stressmedicin Göteborg, Eva Bejerot, Stockholms universitet, Nicola Jacobshagen Universitetet Bern och Annika Härenstam, Stockholms universitet.
Bakgrund
Stress kan betraktas som ett hot mot självkänslan. Enligt teorin Stress-asoffence-to-self (SOS) kan arbetsuppgifter som normalt inte associeras med individens yrkesroll och professionella identitet nöta på individens självkänsla och leda till stress.
Sådana arbetsuppgifter är illegitima i bemärkelsen att de strider mot de normer och regler som utgör yrkesidentiteten. Ingen arbetsuppgift är illegitim i sig själv, det är i relation till en specifik yrkesroll som illegitimitet kan uppstå. Medan lärare betraktar undervisning som en kärnarbetsuppgift så kan en rektor som återkommande tvingas träda in och undervisa på grund av personalbrist uppleva att denna uppgift ligger utanför uppdraget som rektor. En undersköterska som tvingas ta medicinskt ansvar för en patient betraktar troligen denna uppgift som orimlig medan en läkare som måste lägga flera timmar på att ordna en sängplats åt en patient på ett överbelagt sjukhus önskar att denna uppgift kunde utföras av någon annan personalgrupp.
Syfte
Syftet med studien var att undersöka förhållandet mellan arbetsorganisation och förekomsten av illegitima arbetsuppgifter bland kommunala chefer på operativ nivå.
Vi utgick ifrån att förekomsten av arbetsuppgifter som uppfattas som illegitima delvis är en fråga om arbetets organisering. De senaste decenniernas effektiviseringstrend inom offentlig sektor har bidragit till att arbetsbelastningen ökat för sektorns personalgrupper. För den kommunala chefen kan det handla om att uppgifter tagits över från tidigare administratörer och enklare fastighetsskötsel från tidigare vaktmästare. Det kan också handla om helt nya uppgifter som tryckts nedåt i linjen.
Vi antog att det skulle finnas ett positiv samband mellan resursbrist i organisationen och illegitima arbetsuppgifter bland de operativa cheferna. Med resursbrist avses saker som att de operativa cheferna inte har tillräckliga möjligheter att påverka hur mycket resurser verksamheten får, att verksamheterna inte har resurser att klara arbetstoppar eller att kvalitetskraven är så höga att det är svårt att hinna ge service till alla brukare.
I takt med att verksamhets-, personal- och budgetansvar decentraliserats och detaljstyrningen avskaffats inom den kommunala sektorn så har nya organisationsmodeller och styrningsideal införts. Kommunikation om mål och medel mellan organisationens strategiska och operativa nivåer är central för att uppdrag och ansvarsfördelning ska vara tydliga inom förvaltningen.
Vi antog att det skulle finnas ett positivt samband mellan graden av organisatorisk styrbrist i organisationen och illegitima arbetsuppgifter bland de operativa cheferna. Med organisatorisk styrbrist avses till exempel att strategiska beslut är svåra eller omöjliga att implementera i verksamheten, att beslutsstrukturen är oöverskådlig och att cheferna har svårt att få en tydlig bild av vad de ansvarar för.
Metod
Vi lät 440 operativa chefer från 28 olika förvaltningar skatta förekomsten av illegitima uppgifter i arbetet. Vi använde de åtta frågor som utgör The Bern Illegitimate Tasks Scale (BITS). Cheferna fick exempelvis skatta hur ofta det förekommer i deras arbete att de har arbetsuppgifter som de undrar över om de egentligen alls behöver göras; är vettiga och meningsfulla; eller alls borde finnas (eller kunde göras med mindre ansträngning) om saker och ting var annorlunda organiserade. Därtill fick de skatta hur ofta de måste utföra arbetsuppgifter som de exempelvis menar borde göras av någon annan eller kräver mer av dem än vad de anser vara rimligt.
Resultat
Vi fann en förväntad positiv korrelation mellan BITS och stress (α = .38) samt en negativkorrelation mellan BITS och nöjdhet med arbetsprestation (α = -.40). Ungefär 10 procent av variansen i BITS härrör från förvaltningsnivån. Det innebär att chefer som arbetar inom samma förvaltning delvis har liknande erfarenheter av illegitima arbetsuppgifter.
När vi prövade sambandet mellan de antagna oberoende variablerna och BITS i en flernivåanalys fann vi att den organisatoriska variansen inte förklarades av resursbrist så som vi antagit. Däremot förklarades den organisatoriska variansen av graden av organisatorisk styrbrist - ju mer en förvaltning kännetecknas av organisatorisk styrbrist, desto fler illegitima arbetsuppgifter upplever dess chefer.
Därtill visar resultaten att ju fler underställda en chef har, desto fler illegitima arbetsuppgifter har han eller hon. Även detta är en organisatorisk fråga; normer för hur många anställda en chef kan och bör ha ansvar för varierar mellan olika typer av kommunala verksamheter. Kvinnliga chefer rapporterade något fler illegitima arbetsuppgifter än manliga chefer.
Resultaten tyder på att en otydlig organisation genererar illegitima arbetsuppgifter som i sin tur bidrar till att chefens tillfredsställelse med den egna prestationen minskar och att stressen ökar. Det är upp till chefer och beslutsfattare på strategisk nivå att se till att resurs- och ansvarsfördelningen är rättvis och tydlig för alla parter, samt att alla chefer har lagom många underställda för att klara av sitt uppdrag. Vi föreslår att framtida studier kring illegitima arbetsuppgifter i arbetslivet tar hänsyn till arbetets organisering.