Kontorsarbete efter pandemin
På grund av Covid-19 pandemin har distans- och hybridarbete blivit allt vanligare. Artikeln syftar till att identifiera behov och utmaningar för en hållbar arbetsmiljö vid framtida distans- och hybridarbete. Den bygger på två olika studier med totalt 53 deltagare inom en region och två kommuner. Data samlades in från november 2020 till maj 2021.
Resultatet visade på både utmaningar och möjligheter med distans- och hybridarbete utifrån individ, grupp- och ledarskapsperspektiv. De största fördelarna med distansarbete var ökad flexibilitet, egenkontroll, balans i vardagen och individuell anpassning, medan utmaningarna bestod av sociala aspekter såsom professionell och social isolering.
Oavsett vilken väg man väljer vid kontorsarbete efter pandemin, så kommer den inte att vara samma som innan. Medarbetarna som har arbetsuppgifter där man kan arbeta på distans viss del av tiden har nu förväntningar på en ökad flexibilitet även i framtiden, både när det gäller plats och tid för arbete.
Resultatet visar på ett brett spektrum av såväl möjligheter som utmaningar, men det kräver att såväl medarbetare som chefer ges möjlighet att utveckla nya färdigheter och kompetens för det nya sättet att arbeta. För att uppnå förväntade individuella och organisatoriska fördelar med hybridarbete behövs bättre stöd, större flexibilitet och vidareutveckling av såväl den digitala som fysiska arbetsmiljön, för att svara upp mot nya och varierande behov hos medarbetarna.
Titel
Post-Pandemic Office Work- Perceived Challenges and Opportunities for a Sustainable Work Environment
Författare
Maral Babapour Chafi, Chalmers tekniska högskola och Institutet för stressmedicin, Annemarie Hultberg, Institutet för stressmedicin och Nina Bozic Yams, RISE forskningsinstitut.
Syfte
- Att identifiera för- och nackdelar av distansarbete under pandemin, utifrån medarbetar- och chefsperspektiv.
- Att kartlägga förväntade utmaningar och möjligheter för en hållbar arbetsmiljö i hybrida arbetsscenarier.
Metod
Artikeln bygger på två kvalitativa studier som genomförts i samarbete med en region och två kommuner under perioden november 2020 till maj 2021. Deltagande organisationerna hade begränsat distansarbete innan pandemin och införde arbetssätt på grund av restriktionerna.
Den första studien bestod av fem workshops och var en fortsättning av pågående forskning för att utvärdera effekterna på arbetsmiljö, självskattad produktivitet och upplevd hälsa och arbetstillfredsställelse av en övergång till aktivitetsbaserade kontor. Under våren 2021 (den tredje pandemivågen) deltog 33 medarbetare, chefer och serviceansvariga i digitala workshops, där de först arbetade fram möjliga scenarier för framtida kontors/distans/hybridarbete, för att sedan identifiera nya behov, utmaningar och möjligheter kopplat till dessa alternativa scenarios. Resultatet har återkopplats till ansvariga med chefs- och servicefunktioner i de kontor som ingick i studien, vilka gavs möjlighet att komplettera och/eller konfirmera det presenterade resultatet. Samtliga medarbetare har dessutom erbjudits att ta del av resultatet vid ett seminarium.
I den andra studien deltog 20 medarbetare från två kommuner, med olika verksamheter representerade. Deltagarna fick dels skicka in foton som illustrerade utmaningar och möjligheter för framtida arbete. Dessa följdes senare upp med individuella intervjuer i en av de kommunerna, och avslutades med en workshop i varje kommun.
Resultat
Distansarbete – ett nytt sätt att arbeta
Exempel på fördelar med distansarbete var ökad flexibilitet, egenkontroll/autonomi, krav på utvecklat självledarskap, bibehållen/bättre individuell produktivitet, lättare att integrera fysisk aktivitet i vardagen och mer tid för familj. Exempel på nackdelar var att navigera i osäkerhet, att det saknas arbetssätt, stöd och digitala verktyg och trötthet på grund av digitala möten utan paus emellan. Andra nackdelar var en ökad tillgänglighet och svårighet att sätta gränser och att det saknades en ergonomisk arbetsplats på hemmakontoret, men man angav även svårigheter med motivation.
Sociala aspekter av distansarbete
Samtidigt som man tog upp såväl social som professionell isolering som en utmaning, så hade man också hittat nya sätt att socialisera och skapa vi-känsla. Men distansarbete försvårar samskapande, kreativitet och utveckling. Distansarbete leder till ökad grad av uppgiftsorientering, medan det sociala samspelet/ ”småpratet” och det roliga får mindre utrymme (social isolering). Det är också svårare att bygga nya relationer, för nya medarbetare till exempel, liksom att få en överblick inom organisationen. Även om det fanns en hel del frustration över möten med bristande internetuppkoppling eller bristande IT-skicklighet, så uppskattade man mer strukturerade möten och att sammanhållningen mellan geografiskt spridda grupper hade ökat, när alla umgås digitalt.
Ledarskap och arbetsmiljöansvar vid distansarbete
Många av de positiva förändringarna för medarbetarna gällde även cheferna, såsom mer tid för reflektion och strategiskt arbete och möjligheter till samarbete och kunskapsutbyte med andra chefer. Man ser fördelar med ökat självledarskap och har tätare uppföljning med sina medarbetare. De mer negativa förändringarna, utifrån chefernas perspektiv, var att ständigt vara tillgänglig, ökad skärmtid, möten slag i slag utan paus emellan, begränsade utbyte med kollegor utanför den egna gruppen och viktigast av allt, utmaningen att ta ett arbetsmiljöansvar vid distansarbete.
Många upplevde ett ökat avstånd mellan chef och medarbetare vid distansarbete. De möjligheter som ett ökat självledarskap ger innebär även utmaningar i ett tillitsfullt ledarskap som stärker detta, som att hitta nya sätt att motivera medarbetarna, att skapa en vikänsla och att förmedla helheten inom vilken medarbetarna verkar. Andra utmaningar som cheferna tog upp kopplat till arbetsmiljöansvaret var att kunna läsa av tidiga signaler om en medarbetare inte mår bra samt att kunna hantera alla individuella behov som medarbetarna har utifrån uppgifter, förutsättningar och individuella preferenser. Inte minst är det en utmaning som ledare att navigera utifrån osäkerhet och komplexitet. Att inte alltid vara den som har svaret.
Tillbaka till kontoret efter pandemin – mot en mer hybrid arbetsmodell
Att kunna välja mellan distans och kontorsarbete, ger individen en ökad möjlighet att välja arbetsplats och tid efter arbetsuppgift. På kontoret kan man få en bättre ergonomisk arbetsmiljö och mer spontant socialt stöd, samtidigt som man har kvar flexibiliteten som kan skapa en bättre balans i vardagen, men man ser en utmaning i minskat självstyrande, att tappa individuell produktivitet och rädsla för att bli exkluderad, om man går om varandra. På gruppnivå ser man ökade möjligheter till samskapande, lärande och kreativitet och för att stärka relationerna till arbetskamraterna och känslan av tillhörighet. Synkronisering och koordinering är en utmaning för att ta vara på det bästa av hybridarbete.
Det krävs utveckling av mötesrum och teknik för hybrida möten och tillräckligt med enskilda rum för digitala möten. Man behöver identifiera nya behov samt se över spelregler och användningsmönster. Kontoret blir något av en ”social hub” och möjligheten att kombinera social och miljömässig hållbarhet genom en kombination av distans- och kontorsarbete.
För ledarskapet kan den hybrida lösningen innebära en ökad möjlighet till spontanitet och variation, färre digitala ”slag-i-slag-möten” och förbättrad kommunikation, lättare att introducera nya medarbetare samt att rekrytera medarbetare trots avstånd. Utmaningar för cheferna kan vara avsaknaden av riktlinjer och policy från organisationen kopplat till hybridarbete, att skapa tydlighet: När ska man vara på kontoret och för vilka möten och samarbeten?
Publicerat
Sustainability, Volume 14 (januari 2022)
Se och lyssna
Se web-presentationen från Partsrådet med resultat och konkreta råd för tillämpning i praktiken.
Se presentationen från Partsrådet, april 2022