Aktivitetsbaserat arbetssätt i Västra Götalandsregionen

Projektnamn

Aktivitetsbaserat arbetssätt i Västra Götalandsregionen – en interaktiv forskningsstudie.

Projektbeskrivning

Projektet har en interaktiv ansats som tar fram ny kunskap i nära samarbete med pågående utvecklingsarbetet av nya kontorsmiljöer.  

Syfte

Att utvärdera effekterna på arbetsmiljö, självskattad produktivitet och upplevd hälsa och arbetstillfredsställelse av en övergång till aktivitetsbaserat arbetssätt vid Regionens hus i Västra Götalandsregionen.

Genomförande

Enkäter, fokusgruppsintervjuer och observationer har använts för datainsamling. Resultaten har sammanställts och återkopplats till chefsgrupper och även presenterats för intresserade medarbetare och chefer, som underlag för justeringar. 

Enkäter
En baslinjemätning genomfördes två månader före flytt med totalt 1900 medarbetare. Sex månader efter flytt genomfördes en uppföljning. Istället för en planerad uppföljning 18 månader efter inflytt, genomfördes på samtliga kontor en uppföljande enkät i november 2022, ett halvår efter återgång till kontoren efter pandemin. 

Fokusgruppsintervjuer och observationer
Såväl i Skövde som i Göteborg genomfördes fokusgruppsintervjuer med medarbetare (totalt 41) samt fokusgrupps/individuella intervjuer med chefer (totalt 11) cirka ett år efter inflyttning. I Skövde genomfördes även observationer under en vecka av hur olika arbetsplatser användes. 

Scenariobaserat utvecklingsarbete
Under våren 2021 genomfördes 9 workshops med chefer, externa deltagare, ambassadörer, skyddsombud och FHV-konsulter, dels för att ta fram olika scenarios och utmaningar för arbete i aktivitetsbaserade kontor efter pandemin, och dels för att ta fram lösningsförslag för vidareutveckling av kontoren, arbetssätten och arbetsmiljöförbättringar. Hela processen bygger på en metod för scenariobaserad utveckling. 

Anpassat genomförande på grund av Coronapandemin

Resultat

Om avskildhet och samarbete i aktivitetsbaserade kontor med olika planlösningar

Hur väl tillfredsställer utformningen av det aktivitetsbaserade kontoret medarbetarnas preferenser för visuell och ljudmässig avskildhet och samarbete? Resultatet bygger på en enkät sex månader efter inflyttning, samt analyser av kontorens layout i Regionens hus i Skövde och i Göteborg. Sammantaget visar resultatet att man var mest nöjd med den estetiska utformningen, även med den sociala miljön, medan flertalet var missnöjda med möjligheten till avskildhet. Studien visar att arbetsplatsernas utformning verkar inte helt matcha medarbetarnas behov och preferenser. 

Om avskildhet och samarbete i aktivitetsbaserade kontor med olika planlösningar, 2023

Vad krävs för en framgångsrik planeringsprocess?

Vilka är framgångsfaktorerna och vilka utmaningar kan man se när man planerar för aktivitetsbaserade kontor? Maral Babapour Chafi, forskare på ISM, deltog på en konferens i Politecnico di Milano, där hon presenterar resultat från ISM:s forskning inom området. Konferensartikeln har senare publicerats och finns att läsa i sin helhet i länken nedan. 

Vad krävs för en framgångsrik planeringsprocess, 2022

Kontorsarbete efter pandemin

Den första publikationen bygger på de nio workshops som gjordes till stöd för framtida arbetssätt på grund av ökat distansarbete. Artikeln skrevs i samarbete med forskningsinstitutet RISE, som hade en studie med deltagare från två kommuner. 

Resultatet visade på både utmaningar och möjligheter med distans- och hybridarbete utifrån individ, grupp- och ledarskapsperspektiv. Oavsett vilken väg man väljer vid kontorsarbete efter pandemin, så kommer den inte att vara samma som innan. Medarbetarna som har arbetsuppgifter där man kan arbeta på distans viss del av tiden har nu förväntningar på en ökad flexibilitet även i framtiden, både när det gäller plats och tid för arbete.

Kontorsarbete efter pandemin, 2022

Övriga publikationer

Hälsofrämjande aktivitetsbaserade kontor, oktober 2022

Methods for eliciting user experience insights in workplace studies, 2021