Aktivitetsbaserat kontor, distans och hybridarbete
Innan pandemin var trenden tydlig mot mer flexibla lösningar för kontor, där det aktivitetsbaserade kontoret var en modell. Pandemin har inneburit en snabb övergång till distansarbete i hemmet. Efteråt är det få som helt går tillbaka till att enbart arbeta på kontoret, utan de flesta erbjuder olika varianter av flexibla arbetssätt. Vad betyder det för arbetsmiljön och vad har vi lärt oss? ISM lanserar här en ny kunskapssammanställning kring flexibla kontorslösningar.
Flexibla kontorslösningar - ny kunskapssammanställning
ISM har har sedan 2015 gjort ett antal sammanställningar av aktuell forskning kring hälsa, arbetsmiljö och prestation vid aktivitetsbaserade kontorslösningar och arbetssätt. Nu har vi även lagt till distansarbete i en sammanställning av aktuell forskning om arbetsmiljö vid aktivitetsbaserat, distans- och hybridarbete.
Dessa råd handlar om utformning av kontorslösningar för flexibelt arbete:
I ABW-miljö - välj en design med olika zoner och anpassade arbetsstationer som matchar medarbetarnas olika typer av arbetsuppgifter.
Koncentrationskrävande arbetsuppgifter kräver stillhet. Se till att det finns god ljudmiljö på kontoret genom en planlösning med separata ljudzoner, tillräckligt med tysta rum och utrymmen utan störande insyn.
Det krävs åtgärder inom organisationer för att uppmuntra och underlätta samarbete mellan grupper vid införande av ABW-lösningar. Det kan exempelvis handla om att hålla gemensamma aktiviteter som uppmuntrat utbyte och införande av tvärfunktionella grupperingar.
Erbjud möjlighet till anpassning av bland annat bord, stolar, utrustning, och belysning för att matcha medarbetarnas olika kroppsstorlekar och tillhandahåll olika varianter av stolar då medarbetarna har olika preferenser.
Dessa råd handlar om processer för att säkra en god arbetsmiljö vid flexibla arbetssätt:
Ta individuella samtal med medarbetarna om vad som fungerar bra och vad som inte fungerar bra med arbetssätten, tekniken, gränshanteringen och arbetsmiljön.
På arbetsplatsträffar kan man behöva diskutera gemensamma spelregler, förhållningssätt och normer. Det kan exempelvis handla om stora och små frågor alltifrån särskilda dagar där alla skall vara på kontoret, förväntningar på tillgänglighet, spelregler vid virtuella möten och hur man fördelar ”hushållsarbetet” på kontoret.
Ledningen, samtliga chefsnivåer, och medarbetare måste vara involverade i processen. Gå metodiskt till väga.
Involvera medarbetarna inte bara genom allmän information, utan med möjlighet att komma med förslag och få återkoppling av dessa.
Ha en ständigt pågående dialog med verksamheterna för att testa och kvalitetssäkra nya lösningar.
ISMs forskning om aktivitetsbaserat arbetssätt
Institutet för stressmedicin bedriver följeforskning av Västra Götalandsregionens införande av aktivitetsbaserade kontor, utifrån effekterna på arbetsmiljö, självskattad produktivitet samt upplevd hälsa och arbetstillfredsställelse. I det ingår även ett scenariebaserat utvecklingsarbete för att förbereda för "det nya normala" för kontor.
När medarbetare i VGR flyttade till aktivitetsbaserade kontor fanns ergonomer från FHV på plats för att ge stöd i hur man kan anpassa sin arbetsplats för en bra ergonomi, när man växlar mellan olika platser. Man gjorde även några korta instruktionsfilmer.
