Begreppsteori
Begreppsarbete är viktigt för verksamheter eftersom det bidrar till ett gemensamt och enhetligt språk för att minska risker för missförstånd inom ett avgränsat område.
Begreppsanalys i VGR
VGR:s informatiker arbetar verksamhetsdrivet tillsammans med verksamhetsexperter i begreppsarbetet för att säkerställa att begreppen och dess definitioner återspeglar hur de används.
Informatikarbetet i VGR drivs utifrån arbetsprocessen som grund och den består av tre delar; processanalys, begreppsanalys och informationsanalys. Varje del innehåller en egen fristående process men som tillsammans bildar informatiks generella arbetsprocess. Följande del kommer att handla om hur VGR arbetar med begrepp och processen kring detta.
Det första som görs i begreppsarbetet är att stämma av med beställaren för att ta reda på mer om vad begreppet handlar om. Det är viktigt att verksamhetsexperterna ingår i begreppsarbetet. Om det är ett större arbete som utförs görs en kartläggning av verksamhetens process ihop med verksamhetsrepresentanter för att enklare identifiera begrepp som verksamheten använder sig av. I arbetet ingår även att ta reda på hur fenomenet eller fenomen beskrivs av verksamheten. Därefter görs en kontroll mot befintliga källor för att se om begreppet redan finns definierat. Detta görs genom att söka i VGRs begreppstjänst OLLI samt VGRs referensinformationsarkitektur.
Om begreppet inte finns i befintliga källor påbörjas en begreppsutredning. Detta görs genom en omvärldsbevakning med genomgång av olika källor exempelvis Socialstyrelsens termbank, Rikstermbanken, Svenska Akademins Ordböcker och CONTSYS begreppssystem. Om begreppet finns definierat hos exempelvis Socialstyrelsens termbank och den stämmer överens med fenomenet som verksamheten har beskrivit används den innan en ny definition arbetas fram.
Nästa steg i begreppsarbetet är att modellera, det vill säga visualisera begreppets förhållande till andra begrepp inom samma begreppsområde. Detta presenteras i ett begreppsdiagram även kallat modell. Om omvärldsbevakningen inte lett fram till en definition som stämmer överens med verksamhetens beskrivning av fenomenet är även nästa steg att definiera begreppet. Att definiera och modellera ett begrepp går hand i hand då begreppens relationer kan påverka hur definitionen skrivs. Detta är en itererande process som påverkas av att fler begrepp tillkommer i begreppsdiagrammet.
Källor, resonemang, slutsats och fastställd definition dokumenteras i en begreppsutredning. Begreppet med tillhörande definition och anmärkningar publiceras i OLLI VGRs begreppstjänst.
Vid behov görs en intern validering där begreppsdiagram, grammatik och formulering av definition stäms av internt. Nästa steg är att presentera resultatet för beställaren som validerar om begreppen stämmer överens med deras beskrivning av fenomenet. Då sker en iteration om resultaten inte är godkänt och processen med begreppen startar om. Om begreppsarbetet däremot blir godkänt förbereds leveransdokumentet med exempelvis termlista eller begreppsmodell enligt överenskommelse.