Guide - Risk- och konsekvensbedömning inför förändringar

När en förändring planeras i verksamheten, ska chefen bedöma om förändringen medför risker för olycksfall eller ohälsa hos medarbetarna som kan behöva åtgärdas inför förändringen. Det är viktigt att beakta alla möjliga risker inom både fysisk, organisatorisk och social arbetsmiljö. Bedömningen görs i samverkan mellan chef, skyddsombud och berörda medarbetare. 

Det är även viktigt att beskriva ”möjligheter” i samband med förändringen, för att kunna ta till vara på dessa och utveckla dem ytterligare. 

Bedömningar av möjliga risker ska göras vid förändringar som inte är en del av den löpande verksamheten, till exempel vid: 

• Personalförändringar  
• Nya arbetstider  
• Nya arbetsmetoder  
• Olika typer av organisationsändringar - preciseras utifrån samverkan i respektive förvaltning/bolag  
• Om-, till- och nybyggnationer 
• Ny maskinell utrustning  

Minimikravet är att bedöma riskerna för olycksfall och ohälsa, det vill säga göra en bedömning av riskernas allvarlighet.

Vid planerade förändringar inom Västra Götalandsregionen belyser man oftast både ”risker och möjligheter” och använder då begreppet Risk- och konsekvensbedömning (RoK). 

För riskbedömning i befintlig arbetsmiljö t.ex. efter en skyddsrond eller enkät, se Guide Systematiskt arbetsmiljöarbete, SAM.

Syftet med guiden är att vid planerade förändringar, upptäcka risker innan dessa ”byggs in” i verksamheten. Vid funna möjligheter är syftet att ta till vara på dessa och utveckla dem ytterligare. 

Till sidans topp

• Påbörja inte arbetet förrän det finns något konkret dokumenterat om den planerade förändringen, det vill säga att det finns något att bedöma eventuella ”risker och möjligheter” på.
• Påbörja inte arbetet så sent att allvarliga risker som hittats, inte hinner åtgärdas före genomförandet av förändringen. 

Genomför följande aktiviteter:  

• Sätt som chef samman en arbetsgrupp som ska göra bedömningsarbetet. Vissa förändringar kan även bedömas på en arbetsplatsträff. 
• Sammansättningen av arbetsgruppen är viktig. Tänk på att en för stor grupp kan göra det svårare att vara konstruktiva. 
• Skyddsombud ska kunna täcka upp för varandra med uppgift att fånga in olika perspektiv från berörda funktioner inom verksamheten.  
• Glöm inte att stämma av med andra verksamheter som utför arbetsuppgifter i den verksamhet som berörs av förändringen, till exempel lokalvård, hantering av avfall och ankommande och avgående gods .
• Avsätt tillräckligt med tid för genomförandet av risk- och konsekvensbedömningen. 
• Ge information till berörda i god tid före genomförandet av bedömningsarbetet, till exempel på en arbetsplatsträff.

Informera om följande på en arbetsplatsträff: 

• Vilken planerad förändring ska vi bedöma ”riskerna och möjligheterna” på? Beskriv planerad förändring och tänkt tidsplan.  
• Hur gör vi bedömningen? På en arbetsplatsträff eller i en  arbetsgrupp.  
• När gör vi bedömningen? Datum och tidpunkt.  

Till sidans topp

Inled bedömningsarbetet med en kort information till alla medverkande, så att alla ser samma ”bild” av den planerade förändringen. Informera om: 

• Varför förändringen sker? Beskriv bakgrund till förändringen, till exempel budgetkrav eller lagkrav.  
• Vad förändringen består av? Till exempel en omorganisation, nya lokaler, ny teknisk utrustning eller en kombination av flera delar.  
• Var förändringen ska genomföras? Beskriv berörda verksamheter.
• Vilka medarbetare eller grupper berörs av förändringen? Till exempel egna medarbetare, besökare, patienter, kunder och leverantörer.
• När man planerar att genomföra förändringen? Redovisa tänkt tidsplan. 

Följ mallen för risk- och konsekvensbedömning nedan:

• Låt respektive deltagare reflektera enskilt om möjliga risker.
• Gå bordet runt där alla deltagare redovisar de möjliga risker som man hittat – inget är fel/rätt i detta skede – detta är den enskilde medarbetarens uppfattning. Viss dialog i arbetsgruppen.
• Låt hela arbetsgruppen gemensamt gradera varje hittad risk angående allvarlighetsgrad: grön, gul, orange eller röd.
• Låt respektive deltagare reflektera enskilt om ”möjlighet" som man hittat – inget är fel/rätt i detta skede – detta är den enskilde medarbetarens uppfattning. Viss dialog i arbetsgruppen.

Se "Checklistor och mallar" nedan.

Till sidans topp

• Gör en orsaksanalys på prioriterade risker för att komma fram till förslag på rätt åtgärd/åtgärder: 
  • • • För varje risk ska man ställa sig frågan: ”Varför får vi risken x 5? - detta för att komma fram till rätt åtgärd/åtgärder, det vill säga komma åt ”roten till det onda”.  
• Dokumentera de åtgärder som inte genomförs omedelbart i en handlingsplan.   
• Dokumentera även de åtgärder som genomförs omedelbart i en handlingsplan. Det blir en bra sammanställning över samtliga planerade och genomförda åtgärder under förändringsarbetet. Om man inte dokumenterar åtgärder som genomförs omedelbart, missar man ofta uppföljningen av åtgärden. 
• Ge information och återkoppling till berörda om genomfört bedömningsarbete: 
  • Återkoppling av genomfört arbete är ett krav så att medarbetarna är delaktiga i förändringsarbetet samt motiveras att bidra vid kommande bedömningar. 

Se "Checklistor och mallar" nedan. 

• Uppdatera dokumentationen löpande från risk-och konsekvensbedömningen under förändringsarbetet, till exempel när ny information eller kunskap om förändringsarbetet tillkommer.

Vissa risker som hittades i ett tidigt skede av förändringsarbetet kommer kanske att graderas om i allvarlighetsgrad eller så framkommer nya/ytterligare behov av åtgärder för att minska hittade risker.

Se "Checklistor och mallar" nedan.

• Följ upp genomförda åtgärder löpande i arbetsgruppen/-grupper eller på en arbetsplatsträff.  
• Dokumentera resultatet av uppföljningen.
• Följ efter genomfört förändringsarbete upp arbetssättet vid risk- och konsekvensbedömningen, i syfte att utveckla detta inför kommande förändringar.

Västra Götalandsregionen

Prevent

Riskanalys what if-metoden-MTO (prevent.se)

Västra Götalandsregionen

Arbetsmiljöverket

 Chefens ansvar innebär att: 

• Planera, genomföra och dokumentera risk- och konsekvensbedömningar inför förändringar. 
• Genomföra en bedömning av allvarlighetsgrad avseende hittade risker.  
• Genomföra åtgärder vid behov innan förändringen genomförs.  
• Följa upp genomförda åtgärder.
• Bedöma hur man kan utveckla funna ”möjligheter” ytterligare.
• Ge återkoppling till berörda om resultatet från bedömningsarbetet. 
• Följa upp arbetssättet vid risk- och konsekvensbedömningen, i syfte att utveckla detta inför kommande förändringar.

Medarbetarens roll innebär att:

• Medverka genom att lämna synpunkter till skyddsombud/chef som ska delta i risk- och konsekvensbedömningen inför planerade förändringar.
• Om det finns behov kan du som medarbetare bli kallad till risk- och konsekvensbedömningen. 

• Planera, genomföra och dokumentera risk- och konsekvensbedömningar inför förändringar. 
• Genomföra en bedömning av allvarlighetsgrad avseende hittade risker.  
• Genomföra åtgärder vid behov innan förändringen genomförs.  
• Följa upp genomförda åtgärder.
• Bedöma hur man kan utveckla funna ”möjligheter” ytterligare.
• Ge återkoppling till berörda om resultatet från bedömningsarbetet. 
• Följa upp arbetssättet vid risk- och konsekvensbedömningen, i syfte att utveckla detta inför kommande förändringar.

HR-funktionen är verksamheternas strategiska partner i hälso-och arbetsmiljöfrågor. Vilka resurser som finns och vilket specifikt stöd verksamheten kan få varierar. Ta reda på vilket stöd du kan få från HR-funktionen i din förvaltning/ditt bolag inom denna specifika guide. 

Företagshälsovården i VGR

Beställning av företagshälsovårdstjänster (Barium)