Guide - Organisatorisk och social arbetsmiljö
Inledning
Inledning
Den organisatoriska arbetsmiljön är resultatet av hur arbetet ordnas, styrs, kommuniceras och hur beslut fattas. Den sociala arbetsmiljön är hur vi samspelar med och påverkas av de personer som finns runt omkring oss, som till exempel medarbetare och chefer. Till den räknas även digitala forum som e-post, sms, chatt och digitala möten.
Den organisatoriska och sociala arbetsmiljön hänger ihop sinsemellan och är dessutom tätt sammanlänkad med t.ex. den fysiska arbetsmiljön. Brister i den fysiska arbetsmiljön kan påverka upplevelsen av t.ex. arbetsbelastning och nyttjande av arbetstid. Detta kan i sin tur skapa irritationer i arbetsgrupper som kan leda till konflikter och i längden kränkande särbehandling.
Sammanfattningsvis är huvudområdena i föreskrifterna om den organisatoriska och sociala arbetsmiljö:
- Arbetsbelastning
- Arbetstid
- Kränkande särbehandling
Syftet med guiden är att förebygga ohälsa på grund av brister i den organisatoriska och sociala arbetsmiljön.
Definitioner av organisatorisk och social arbetsmiljö
Arbetsmiljöverkets föreskrift om organisatorisk och social arbetsmiljö definierar begrepp som behöver belysas när det gäller organisatorisk och social arbetsmiljö. Dessa begrepp är de villkor och förutsättningar som har betydelse för att medarbetarna ska kunna uppbära en god hälsa och förebygga ohälsa.
Organisatorisk arbetsmiljö
-
Ledning och styrning
-
Kommunikation
-
Delaktighet och handlingsutrymme
-
Fördelning av arbetsuppgifter
-
Krav, resurser och ansvar
Social arbetsmiljö
-
Socialt samspel
-
Samarbete
-
Stöd från chefer och kollegor
Krav i arbetet
De delar av arbetet som kräver upprepade ansträngningar. Kraven kan exempelvis omfatta:
- Arbetsmängd
- Svårighetsgrad
- Tidsgräns
- Fysiska och sociala förhållanden
Kraven kan vara av kognitiv, emotionell och fysisk natur.
Resurser i arbetet
Det i arbetet som bidrar till att uppnå mål för arbetet och hantera krav i arbetet. Resurser kan vara:
- Arbetsmetoder och arbetsredskap.
- Kompetens och bemanning.
- Rimliga och tydliga mål.
- Återkoppling på arbetsinsatsen.
- Möjlighet till kontroll i arbetet.
- Socialt stöd från chefer och kollegor.
- Möjligheter till återhämtning.
Ohälsosam arbetsbelastning
När kraven i arbetet mer än tillfälligt överskrider resurserna. Denna obalans blir ohälsosam om den är långvarig och om möjligheterna till återhämtning är otillräckliga.
Steg för steg
1. Genomför främjande och förebyggande åtgärder
Områden som främjar hälsa och förebygger ohälsa är:
-
- Ett gott ledarskap och medarbetarskap.
- En väl förankrad värdegrund.
- Goda förutsättningar för samarbete och socialt samspel.
- Tydliga roller, det vill säga att arbetets innehåll är klargjort (vem, var, när, hur, hur mycket, hur bra).
- Rimlig arbetsbelastning, det vill säga att kraven är anpassade till resurser eller vice versa.
- Goda kunskaper om arbetsuppgifter med stark psykisk påfrestning och risker kopplade till arbetstidens förläggning.
- Goda kunskaper om konflikthantering i syfte att förebygga kränkande särbehandling och att det finns rutiner för hur detta ska hanteras om det ändå sker.
- Goda kunskaper om hur förändringar i verksamheten ska planeras, förankras, genomföras och följas upp.
2. Undersök nuläget
Använd resultatet från den senaste medarbetarenkäten för att formulera ett nu-läge. Om resultatet från medarbetarenkäten bedöms vara inaktuellt eller att förändringar har skett i organisationen, kan frågorna i medarbetarenkäten ändå användas som hjälp vid dialog.
Använd även andra informationskanaler för att skapa ett nuläge, till exempel:
- Den dagliga dialogen mellan medarbetare, medarbetare och chef
- APT
- Utvecklingssamtal
- Rapporterade tillbud och arbetsskador samt
- Sjukskrivningar
Ta vid behov hjälp från HR-funktionen eller Hälsan och Arbetslivet i det fortsatta arbetet.
Se även "Guide - Metod för arbete med Medarbetarenkäten/Patientsäkerhetsenkäten" under "Checklistor och mallar" nedan.
3. Analysera risker och styrkor samt bedöm riskernas allvarlighetsgrad
Analysera risker och styrkor utifrån den samlade bilden av den organisatoriska och sociala arbetsmiljön på enheten.
Se "Checklistor och mallar" nedan:
- Guide - Metod för arbete med Medarbetarenkäten /Patientsäkerhetsenkäten
- Vägledning för bedömning av en risks storlek
4. Genomför insatser och åtgärder
- Ta fram insatser och åtgärder utifrån prioriterade styrkor och förbättringsområden. Utse en ansvarig person och när uppföljning ska ske.
- Dokumentera i handlingsplanen
- Dokumentera även de förbättringsområden och frågor som behöver behandlas högre upp eller i annan del av organisationen.
- Stäm av bedömning av riskers storlek, prioriterade styrkor och förbättringsområden samt insatser och åtgärder på en arbetsplatsträff. Det är viktigt att ha en gemensam bild av nuläget och vad som behöver göras på enheten.
Se "Checklistor och mallar" nedan:
- Guide - Metod för arbete med Medarbetarenkäten /Patientsäkerhetsenkäten
- Vägledning för bedömning av en risks storlek
5. Följ upp genomförda insatser och åtgärder
- Följ upp genomförda insatser och åtgärder löpande på arbetsplatsträffar.
- Dokumentera resultatet av uppföljningen i handlingsplanen.
Se "Checklistor och mallar" nedan:
- Guide - Metod för arbete med Medarbetarenkäten /Patientsäkerhetsenkäten
- Vägledning för bedömning av en risks storlek
Stöd i det praktiska arbetet
Checklistor och mallar
Västra Götalandsregionen
PDF-dokument
Anpassningsbara dokument
Anpassningsbara dokument
Suntarbetslivs checklistor
Fördjupande länkar och dokument
Västra Götalandsregionen
Arbetsmiljöverket
| Titel |
|---|
| Organisatorisk och social arbetsmiljö, föreskrifter, AFS 2015:4 (av.se) Ersätts fr.o.m. 2025-01-01 med: AFS 2023-2 Planering och organisering av arbetsmiljöarbete – arbetsgivaransvar Se aktuella paragrafer i Paragrafnyckel - Arbetsmiljöverket (av.se) |
Ansvar och roller
Chefens ansvar
Chefen ansvar innebär att:
- Sätta upp och dokumentera mål för en god organisatorisk och social arbetsmiljö som syftar till att främja hälsa hos medarbetare.
- Tilldela medarbetare arbetsuppgifter och befogenheter som inte skapar en ohälsosam arbetsbelastning.
- Se till så att medarbetare känner till förutsättningarna för sitt arbete.
- Förebygga ohälsa vid starkt psykiskt påfrestande arbetsuppgifter och arbetssituationer.
- Förebygga ohälsa vid arbetstidens förläggning.
- Klargöra att arbetsgivaren inte accepterar kränkande särbehandling, trakasserier och sexuella trakasserier.
- Förebygga förhållanden i arbetsmiljön som kan ge upphov till kränkande särbehandling, trakasserier och sexuella trakasserier.
- Ha rutiner för hur kränkande särbehandling, trakasserier och sexuella trakasserier ska hanteras, om det ändå sker.
Medarbetarens roll
Medarbetarens roll innebär att:
-
Medverka i arbetet med att utveckla den organisatoriska och sociala arbetsmiljön på arbetsplatsen.
- Informera närmaste chef om hen upplever begynnande ohälsa till följd av brister i den organisatoriska och sociala arbetsmiljön på arbetsplatsen.
Skyddsombudets roll
Skyddsombudet ska samverka med chefen när det gäller att:
- Sätta upp och dokumentera mål för en god organisatorisk och social arbetsmiljö som syftar till att främja hälsa hos medarbetare.
- Tilldela medarbetare arbetsuppgifter och befogenheter som inte skapar en ohälsosam arbetsbelastning.
- Se till så att medarbetare känner till förutsättningarna för sitt arbete.
- Förebygga ohälsa vid starkt psykiskt påfrestande arbetsuppgifter och arbetssituationer.
- Förebygga ohälsa vid arbetstidens förläggning.
- Klargöra att arbetsgivaren inte accepterar kränkande särbehandling, trakasserier och sexuella trakasserier.
- Förebygga förhållanden i arbetsmiljön som kan ge upphov till kränkande särbehandling, trakasserier och sexuella trakasserier.
- Ha rutiner för hur kränkande särbehandling, trakasserier och sexuella trakasserier ska hanteras, om det ändå sker.
HR-funktionens roll
HR-funktionen är verksamheternas strategiska partner i hälso-och arbetsmiljöfrågor. Vilka resurser som finns och vilket specifikt stöd verksamheten kan få varierar. Ta reda på vilket stöd du kan få från HR-funktionen i din förvaltning/ditt bolag inom denna specifika guide.