Guide - Innemiljö, utredning av upplevda besvär

Medarbetare upplever ibland hälsobesvär som kan misstänkas ha samband med vistelse i en byggnad/lokal. Besvären kan vara irritationer i ögon och luftvägar samt hudbesvär. Även onormal trötthet och/eller huvudvärk kan förekomma. Besvären kan variera från medarbetare till medarbetare.

Det är viktigt att agera tidigt och snabbt när klagomål framförs samt att arbeta systematiskt vid utredning av eventuella orsaker till klagomålen. Det är även viktigt att tidigt involvera de som arbetar i byggnaden/lokalerna.

Utredningen startar med ett antal frågeställningar som verksamheten själv kan bedöma. Utredningen kan i ett senare skede utökas med t.ex. byggnadstekniska och medicinska undersökningar samt bedömningar. Det är mycket viktigt att ha en god kommunikation/dialog med berörda parter samt dokumentera möten, utredningar och åtgärder.  

Syftet med denna guide är att systematiskt utreda och åtgärda eventuella orsaker till upplevda klagomål och/eller hälsobesvär i byggnader/lokaler.

När du som chef får de första klagomålen på innemiljön eller signaler om hälsobesvär vid vistelse i byggnaden/lokalerna - gör följande:

• Tag klagomålen/besvären på allvar.
• Informera enhetens skyddsombud om klagomålen/besvären.
• Gå igenom frågeformuläret ”Chefens utredning av upplevda besvär i innemiljön”.
• Informera och för dialog på APT kring klagomål/besvär och om frågeformuläret "Chefens utredning av upplevda besvär i innemiljön".
• Kontakta andra enheter inom byggnaden/lokalerna och undersök om de upplever likartade klagomål/besvär.
• Fundera på vilka åtgärder som ni själva kan genomföra för att förbättra innemiljön.
• Dokumentera som "tidiga insatser" på individnivå för medarbetare med besvär i hälsoSAM. Döp anteckningen till "Innemiljö - subjektiva besvär" med tanke på spårbarhet.

Se "Checklistor och mallar" nedan

Efter genomgång av checklistan och information/dialog på APT, genomför exempelvis följande åtgärder:

• Ta bort eventuella hinder för till- och frånluftsdon.
• Fundera på om ni har börjat använda lokaler på ett annat sätt, utan att Västfastigheter/Fastighetsägaren anpassat ventilationen till de nya förutsättningarna.
• Känn efter om det finns några avvikande lukter som inte funnits tidigare. Gå ut i friska luften någon minut innan du snabbt går in i berörd byggnad/lokal och identifierar eventuellt avvikande lukt.
• Se om det finns några fläckar/fukt på väggar, golv och/eller i tak.
• Se till att elementens termostater inte täcks över av möbler och/eller gardiner.
• Känn på elementen och ställ in termostaterna i önskat läge - fungerar de?
• Bedöm behovet av ytterligare städning och eventuellt storstäd.

Se "Checklistor och mallar" nedan.

Som chef:

• för löpande dialog på APT om vad som framkommit och vilka åtgärder som pågår.
• följ löpande upp om klagomål och/eller hälsobesvär klingar av efter att egna åtgärder har genomförts.

Beroende på typ av åtgärd kan det ta olika lång tid innan klagomålen/besvären klingar av. 

Se "Checklistor och mallar" nedan.

Om de egna åtgärderna inte har förbättrat innemiljön ska du som chef:

• göra en felanmälan till Västfastigheter i Webloard alternativt till extern Fastighetsägare.
• bifoga "Chefens utredning av upplevda besvär i innemiljön" med felanmälan till Västfastigheter i Webloard alternativt via t.ex. mail till extern Fastighetsägare. 
• vid behov föra dialog med Hälsan och Arbetslivet kring medarbetarnas hälsobesvär.

I de förvaltningar/bolag som har lokalsamordnare bör dessa kontaktas i detta skede.

Västfastigheter/Fastighetsägaren har fortsättningsvis huvudansvaret för den byggnadstekniska utredningen kring möjliga orsaker till klagomål/upplevda besvär. Observera att chefen fortsättningsvis behåller sitt arbetsmiljöansvar.

Se "Checklistor och mallar" nedan.

SWESIAQ-modellen har tagits fram som en metod för att systematiskt utreda orsaker till att hyresgäster upplever hälsobesvär vid vistelse i byggnader/lokaler. SWESIAQ-modellen syftar också till att öka hyresgästernas förståelse för upplevda besvär i innemiljön och utredningar till följd av dessa. 

Modellen har anpassats till de förutsättningar som råder inom Västra Götalandsregionen, med huvuddeltagarna:

• Hyresgästen
• Västfastigheter/Fastighetsägaren 
• Hälsan och Arbetslivet

I modellen är löpande information till och dialog med hyresgästerna en mycket viktig faktor.

Chefen dokumenterar och sparar material enligt förvaltningens/bolagets dokumenthanteringsplan inklusive diarieförande av exempelvis slutrapport.
Västfastigheter/Fastighetsägaren dokumenterar i respektive fastighetsdatabas.

Se "Checklistor och mallar" nedan.

Västra Götalandsregionen

Arbets- och Miljömedicin Örebro

Arbetsmiljöverket

SWESIAQ

• vara lyhörd för tidiga klagomål och/eller besvär hos medarbetare vid vistelse i innemiljön.
• informera enhetens skyddsombud om föregående punkt.
• gå igenom frågeformuläret ”Chefens utredning av upplevda besvär i innemiljön”.
• informera om klagomål/besvär och föra dialog på APT kring frågeformuläret "Chefens utredning av upplevda besvär i innemiljön".
• kontakta andra enheter/verksamheter inom byggnaden/lokalerna och fråga om de upplever likartade klagomål/besvär.
• fundera på vilka åtgärder som enheten själv kan genomföra.
• genomföra egna åtgärder för att förbättra innemiljön.
• följa upp genomförda åtgärder.
• föra dialog på APT om resultat av genomförda åtgärder.

Om ovanstående aktiviteter/åtgärder inte löser besvären - gör en felanmälan till Västfastigheter/Fastighetsägaren.

• Medverka i arbetsgrupp för fortsatt utredning enligt Sweciaq-modellen.
• Vara eller utse kontaktperson till Västfastigheter/Fastighetsägaren.
• Dokumentera besvär hos medarbetare som "tidiga insatser på individnivå" i hälsoSAM. 
• Dokumentera möten, utredningar och åtgärder under utredningen samt diarieför exempelvis slutrapport.

Medarbetarens roll innebär att:

• informera tidigt din chef om klagomål och/eller upplevda besvär vid vistelse i byggnaden/lokalen.
• medverka vid utredning av orsaker till ovanståedne punkt.

• vara lyhörd för tidiga klagomål och/eller besvär hos medarbetare vid vistelse i innemiljön.
• informera enhetens skyddsombud om föregående punkt.
• gå igenom frågeformuläret ”Chefens utredning av upplevda besvär i innemiljön”.
• informera om klagomål/besvär och föra dialog på APT kring frågeformuläret "Chefens utredning av upplevda besvär i innemiljön".
• kontakta andra enheter/verksamheter inom byggnaden/lokalerna och fråga om de upplever likartade klagomål/besvär.
• fundera på vilka åtgärder som enheten själv kan genomföra.
• genomföra egna åtgärder för att förbättra innemiljön.
• följa upp genomförda åtgärder.
• föra dialog på APT om resultat av genomförda åtgärder.

Om ovanstående aktiviteter/åtgärder inte löser besvären - gör en felanmälan till Västfastigheter/Fastighetsägaren.

• Medverka i eventuellt i arbetsgrupp för fortsatt utredning enligt Sweciaq-modellen.

Västfastigheters/Fastighetsägarens roll innebär att:

• ha huvudansvaret för att utreda möjliga byggnadstekniska orsaker till upplevda klagomål från och/eller hälsobesvär hos hyresgäster i innemiljön.
• genomföra vid behov byggnadstekniska åtgärder för att förbättra innemiljön, enligt anpassad utredningsmodell/Sweciaq'.
• dokumentera möten, utredningar, åtgärder och slutrapport i respektive fastighetsdatabas.
• benämna dokumentationen så att den är möjlig att spåra vid ett senare tillfälle.

HR-funktionen är verksamheternas strategiska partner i hälso-och arbetsmiljöfrågor. Vilka resurser som finns och vilket specifikt stöd verksamheten kan få varierar. Ta reda på vilket stöd du kan få från HR-funktionen i din förvaltning/ditt bolag inom denna specifika guide. 

Företagshälsovården i VGR

Beställning av företagshälsovårdstjänster (Barium)