Arbetsanpassning
Inledning
Inledning
Så snart du som chef får en signal om att en medarbetare kan ha behov av arbetsanpassning behöver du undersöka behovet. Visar det sig att medarbetaren har behov av arbetsanpassning behöver du vidta åtgärder för att anpassa arbetet. Därefter ska ni följa upp arbetet och vid behov justera åtgärderna.
Detta arbeta ska ske i samverkan mellan dig som chef och medarbetaren.
Vad är arbetsanpassning?
Arbetsanpassning är en individuell åtgärd som syftar till att en arbetstagare, med nedsatt förmåga att utföra sitt vanliga arbete, kan fortsätta arbeta, eller återgå i arbetet. Arbetsanpassningar kan genomföras både i den fysiska, sociala, organisatoriska och digitala arbetsmiljön.
Den används som en förebyggande åtgärd för att undvika ohälsa och sjukfrånvaro, samt vid återgång i arbete efter sjukfrånvaro.
Arbetsanpassningkan vara tidsbegränsad eller varaktig. Varaktiga arbetsanpassningar används främst då det är medecinskt fastställt att arbetsförmågan är varaktigt nedsatt.
Exempel på arbetsanpassnignar kan vara:
Dokumentera allt i "HälsoSAM"
All dokumentation kring individ ska göras i HälsoSAM, IT-stöd vid arbetsanpassning och rehabilitering - Insidan (vgregion.se) det vill säga vid:
- tidiga insatser på grund av att medarbetaren mår dåligt på arbetet
- sjukskrivning
- arbetsanpassning inför återgång till arbetet efter sjukskrivning
Steg för steg
1. Utred behov av arbetsanpassning
När du får signaler om att en medarbetare kan ha behov av arbetsanpassning ska du som chef:
- Tidigt föra en dialog med medarbetaren om eventuellt behov av arbetsanpassning.
- Därefter föra en dialog med medarbetaren om rätt arbetsanpassning, när det gäller hinder i:
- Fysisk arbetsmiljö - exempelvis bristfällig belysning eller arbetsutrustning
- Organisatorisk arbetsmiljö - exempelvis bristfällig information från och kommunikation med ledning, för litet handlingsutrymme i arbetsuppgiften eller obalans mellan krav och resurser för arbetsuppgiften
- Social arbetsmiljö - exempelvis brist i stöd från chef och/eller samarbete med kollegor
- Ta ställning till rätt arbetsanpassning för att medarbetare med nedsatt arbetsförmåga ska kunna fortsätta att utföra sitt ordinarie arbete
- Ta ställning till om arbetsanpassningen ska vara tidsbegränsad eller permanent
- Informera övriga medarbetare om beslutad arbetsanpassning
Informera även medarbetaren vid samtalet om arbetsgivarens "Process för Arbetsanpassning för att förebygga sjukskrivning".
Dokumentera resultatet av utredningen i hälsoSAM.
Se "Checklistor och mallar" nedan
4. Genomför åtgärder för arbetsanpassning
När du som chef tagit ställning till eventuell arbetsanpassning, genomförs dessa åtgärder i dialog med medarbetaren.
Arbetsanpassande åtgärder kan genomföras på många olika sätt. Exempelvis:
- Särskild arbetsutrustning för arbetsuppgiften t.ex. lyfthjälpmedel och höj- och sänkbara bord
- Anpassade arbetsuppgifter t.ex. rotera mellan fysiskt tunga och lätta arbeten eller mellan psykiskt betungande och psykiskt lättare arbeten
- Anpassade arbetstider t.ex. förlägga arbetstiden utifrån medarbetarens behov
- Förändrad arbetsfördelning t.ex. genom förtydligade arbetsroller eller stöd från chef vid prioritering av arbetsuppgifter vid hög arbetsbelastning
Se "Checklistor och mallar" nedan
5. Följ upp arbetsanpassande åtgärder
Du som chef ska:
- Följa upp genomförda åtgärder i dialog med medarbetaren
- Vid behov justera arbetsanpassningen
Arbetsanpassningen kan fortsättningsvis vara tidsanpassad eller varaktig utifrån resultatet av uppföljningen.
Fortsätt uppföljningen regelbundet tills arbetsanpassningen kan tas bort, det vill säga när medarbetaren kan genomföra sina ordinarie arbetsuppgifter utan anpassning eller att anpassningen permanentas för att ordinarie arbetsuppgifter ska kunna genomföras.
Dokumentera resultatet av uppföljningar i hälsoSAM.
Se "Checklistor och mallar" nedan
Stöd i det praktiska arbetet
Checklistor och mallar
Västra Götalandsregionen
PDF-dokument
Anpassningsbara dokument
| Titel |
|---|
| Behov av individuella stödsamtal extern leverantör |
| Individuella stödsamtal - Upphandlade externa leverantörer |
| Vad händer om jag blir sjuk - Information för medarbetare |
| Vad händer om jag blir sjuk - APT-material |
| Rehabkartläggning och plan |
| Arbetsförmågebedömning - Checklista för chef |
| Vad händer vid arbetsförmågebedömning - Information för medarbetare |
| 1:a dagsintyg - Checklista för chef |
| Vad händer vid 1:a dagsintyg - Information för medarbetare |
| Förstadagsintyg - Överenskommelse |
| Vad vill Försäkringskassan veta - Checklista för chef |
Fördjupande länkar och dokument
Västra Götalandsregionen
| Titel | ||||
|---|---|---|---|---|
| Process för Arbetsanpassning för att förebygga sjukskrivning - förtydligande (VGR) | ||||
| Process för Rehabilitering och Arbetsanpassning vid återgång i arbete - förtydligande (VGR) | ||||
| Arbetsförmågebedömning - Process | ||||
SocialförsäkringsbalkenArbetsmiljöverketAFA FörsäkringFörsäkringskassan
ArbetsförmedlingenSveriges kommuner och regioner, SKR |
Arbetsmiljöverket
| Titel |
|---|
| Tillvägagångssätt vid arbetsanpassning - Arbetsmiljöverket (av.se) |
| Arbetsanpassning (AFS 2020:5), föreskrifter - Arbetsmiljöverket (av.se) |
| Vägledning om arbetsanpassning - Arbetsmiljöverket (av.se) |
AFA Försäkring
Sveriges kommuner och regioner, SKR
Ansvar och roller
Chefens ansvar
Du som chef ska vid arbetsapassning för att förebygga sjukskrivning:
- Följa givna rutiner för arbetsanpassning
- Fortlöpande undersöka varje medarbetares behov av arbetsanpassning
- Vid behov genomföra arbetsanpassning för medarbetare som inte klarar sina ordinarie arbetsuppgifter utan stödåtgärder
- Följa upp genomförd arbetsanpassning och justera den vid behov
- Tidsbestämma eller permanenta arbetsanpassning i samband med starten av arbetsanpassning och vid kommande uppföljningar
- Dokumentera genomförd arbetsanpassning och resultatet i hälsoSAM
- Informera övriga medarbetare om beslutad/genomförd anpassning för medarbetare
- Följa givna rutiner för rehabilitering och arbetsanpassning
- Ta initiativ till att utreda rehabiliteringsbehov, planera och vidta åtgärder för en effektiv rehabilitering samt möjliggöra återgång i arbete med stöd av ev arbetsanpassning
- Ta kontakt med Hälsan och Arbetslivet för en bedömning av vilka åtgärder som behöver vidtas
- Ha kontinuerlig kontakt med medarbetaren
- Informera medarbetaren om "Processen för Rehabilitering och Arbetsanpassning vid återgång i arbete" samt att medarbetaren har rätt till stöd från facklig organisation eller någon annan person som medarbetaren har förtroende för
- Tillse att rehabilitering och arbetsanpassning utgår från medarbetarens enskilda förutsättningar för arbetsuppgifterna
- Initiera möte hos Hälsan och Arbetslivet kring behov av eventuellt förstadagsintyg för medarbetare
- Lämna de uppgifter som Försäkringskassan begär
- Dokumentera alla kontakter, åtgärder och överenskommelser i hälsoSAM och belägg dem med sekretess
- Kontakta HR vid behov av rehabiliterande åtgärder utanför arbetsplatsen eller arbetsrättsliga åtgärder
Medarbetarens roll
Medarbetarens roll vid arbetsanpassning för att förebygga sjukskrivning innebär att:
- Tidigt signalera till sin chef när hälsan kan påverka arbetssituationen eller om arbetssituationen påverkar hälsan
- Aktivt medverka i sin arbetsanpassning för att nå uppsatta mål.
- Vid behov ta kontakt med skyddsombud
Medarbetarens roll vid rehabilitering och arbetsanpassning vid återgåg i arbete innebär att:
- Signalera till sin chef när hälsan kan påverka arbetssituationen eller om arbetssituationen påverkar hälsan
- Aktivt medverka i sin rehabilitering och arbetsanpassning vid återgång i arbete
- Delta i möten och lämna de uppgifter som krävs för att chefen ska kunna fullgöra sitt ansvar för rehabilitering och arbetsanpassning vid återgång i arbete
- Följa överenskommelser
- Vid behov ha kontakt med facklig organisation/skyddsombud
Skyddsombudets roll
Skyddsombudets roll vid arbetsanpassning för att förebygga sjukskrivning innebär att samverka med chefen när det gäller att:
- Följa givna rutiner för arbetsanpassning för att förebygga sjukskrivning
- Fortlöpande undersöka varje medarbetares behov av arbetsanpassning
- Vid behov genomföra arbetsanpassning för medarbetare som inte klarar sina ordinarie arbetsuppgifter utan stödåtgärder
- Följa upp genomförd arbetsanpassning och justera den vid behov
- Tidsbestämma eller permanenta arbetsanpassning i samband med starten av arbetsanpassning och vid kommande uppföljningar
- Informera övriga medarbetare om beslutad/genomförd anpassning för medarbetare
Skyddsombudets roll vid rehabilitering och arbetsanpassning vid återgång i arbete innebär att samverka med chefen när det gäller att:
- Följa "Process för Rehabilitering och Arbetsanpassning vid återgång i arbete"
- Stötta medarbetare vid samtal, rehabiliteringsmöten och avstämningsmöten om medarbetaren så önskar
HR-funktionens roll
HR-funktionen är verksamheternas strategiska partner i hälso-och arbetsmiljöfrågor. Vilka resurser som finns och vilket specifikt stöd verksamheten kan få varierar. Ta reda på vilket stöd du kan få från HR-funktionen i din förvaltning/ditt bolag inom denna specifika guide.