Guide - Årlig uppföljning av systematiskt arbetsmiljöarbete - SAM

Chefer på alla nivåer i VGR:s förvaltningar ska varje år göra en uppföljning av hur bra SAM fungerar i verksamheten. Om det inte fungerar bra ska det förbättras.

VGR har lagt till perspektivet att behålla styrkor i SAM. En uppföljning resulterar därför både i områden i SAM som behöver förbättras och områden där styrkor behöver behållas.

VGR:s bolag rekommenderas att ta fram rutiner för årlig uppföljning av SAM.

Varje nämnd och styrelse ansvarar för personalfrågor inklusive arbetsmiljö-frågor inom sitt verksamhetsområde, med undantag av de frågor som ligger på regionstyrelsen.

Regionstyrelsen har gett personalutskottet i uppdrag att följa upp nämnder och styrelsers årliga uppföljning av SAM i samband med ordinarie årsredovisning.

Det kan behövas tätare uppföljningar än en gång om året på enheter, i verk-samheter eller i förvaltningar efter exempelvis en stor omorganisation.

Syftet med Guiden och ett regionövergripande arbetssätt för den årliga uppföljningen av SAM är att bidra till god hälsa och arbetsmiljö i regionens verksamheter.

• Du som är ansvarig chef på respektive nivå i förvaltningen ansvarar för att uppföljningen blir genomförd
• Följ upp på alla nivåer i förvaltningen
• Följ upp under september till och med november. Detta för att uppföljningen ska:
• göras vid ungefär samma tidpunkt i hela VGR och
• för att arbetet med uppföljningen ska hinna bli klar att sammanställas till årsredovisningen
• Följ alltid upp de obligatoriska områden i SAM som finns i checklistan. Tillhörande frågor ska besvaras på samtliga nivåer i alla förvaltningar

Förvaltningar kan inte ta bort något av dessa områden eller några frågor. Det går däremot att lägga till ytterligare unika områden i SAM för verksamheten med tillhörande frågor

• Välj lämplig metod för uppföljning i förvaltningen, exempelvis via särskild enkät, IT-system, samtal eller intervjuer. Metoden ska vara enhetlig på alla nivåer i förvaltningen
• Ta fram metoden i samverkan med skyddsombuden.

Se obligatoriska områden i SAM och tillhörande frågor som ska följas upp årligen under ”Checklistor och mallar”

Se exempel på metoder för genomförande av årlig uppföljning under ”Fördjupande dokument och länkar”

Genomför uppföljningen av SAM på enheten

• Du som är chef på enhetsnivå analyserar tillsammans med skyddsombud det gångna årets SAM utifrån checklistan
• Använd om möjligt resultat och analys från föregående års uppföljning av SAM som underlag och jämförelse

Förbättra och behåll styrkor i SAM på enheten

• Prioritera minst två områden som ni vill förbättra i enhetens SAM och minst ett område där ni vill behålla en styrka, det vill säga minst tre prioriterade områden
• Ta fram och genomför aktiviteter och åtgärder för de prioriterade områdena. De som inte kan göras direkt förs upp i en skriftlig handlingsplan
• Följ upp handlingsplanen löpande på enheten.

Enhetens prioriterade aktiviteter och åtgärder behöver hanteras parallellt med verksamhetens, förvaltningens och regionens personalutskotts beslutade områden i SAM med tillhörande aktiviteter och åtgärder. Se nedan.

Analysera resultatet på verksamhetsnivå - förbättra och behåll styrkor i SAM

• Du som är chef på verksamhetsnivå eller motsvarande analyserar tillsammans med skyddsombud resultatet av det gångna årets SAM för hela verksamheten
• Använd om möjligt resultat och analys från föregående års uppföljning av SAM för hela verksamheten som underlag och jämförelse
• Prioritera två områden som ni vill förbättra i verksamhetens SAM och ett område där ni vill behålla en styrka, det vill säga totalt tre prioriterade områden. Till områdena tas förslag på aktiviteter och åtgärder fram
• Redovisa analys, förslag på prioriterade områden och tillhörande aktiviteter och åtgärder i verksamhetens ledningsgrupp och i samverkansgrupper eller skyddskommittéer på alla nivåer.

Besluta om verksamhetens prioriterade områden med tillhörande aktiviteter och åtgärder

• Återkoppla till verksamhetens underliggande nivåer och samverkansgrupper eller skyddskommittéer om beslutade prioriterade områden i verksamhetens SAM. Redovisa även aktiviteter och åtgärder till respektive område.
• Genomför aktiviteter och åtgärder för prioriterade områden i verksamhetens SAM. De som inte kan göras direkt förs upp i en skriftlig handlingsplan.
• Följ upp handlingsplanen löpande i verksamhetens ledningsgrupp och i samverkansgrupper eller skyddskommittéer på alla nivåer.

Verksamhetens prioriterade aktiviteter och åtgärder behöver hanteras parallellt med förvaltningens och regionens personalutskotts beslutade områden i SAM med tillhörande aktiviteter och åtgärder. Se nedan.

Analysera resultatet på förvaltningsnivå - förbättra och behåll styrkor i SAM

• Du som är chef på förvaltningsnivå analyserar tillsammans med skyddsombud det gångna årets resultat av SAM för hela förvaltningen
• Använd om möjligt resultat och analys från föregående års uppföljning av SAM för hela förvaltningen som underlag och jämförelse
• Prioritera två av de obligatoriska områdena som ni vill förbättra i förvaltningens SAM och ett obligatoriskt område där ni vill behålla en styrka det vill säga totalt tre prioriterade obligatoriska områdena. Till områdena tas förslag på aktiviteter och åtgärder fram
• Redovisa analys, förslag på prioriterade obligatoriska områden och tillhörande aktiviteter och åtgärder i förvaltningens nämnd eller styrelse.

Nämnd eller styrelse beslutar om förvaltningens prioriterade områden med tillhörande aktiviteter och åtgärder

• Återkoppla till förvaltningens olika ledningsgrupper, samverkans-grupper eller skyddskommittéer om beslutade prioriterade obligatoriska områden i förvaltningens SAM. Redovisa även aktiviteter och åtgärder till respektive område.
• Genomför aktiviteter och åtgärder för prioriterade obligatoriska områden i förvaltningens SAM. De som inte kan göras direkt förs upp i en skriftlig handlingsplan
• Följ upp handlingsplanen löpande i förvaltningens ledningsgrupp och i samverkansgrupp eller skyddskommitté.

Förvaltningens aktiviteter och åtgärder behöver hanteras parallellt med regionens personalutskotts beslutade områden inom SAM med tillhörande aktiviteter och åtgärder. Se nedan.

Redovisa i årsredovisningen

• I årsredovisningen skriver förvaltningen sina tre prioriterade, obligatoriska områden från den årliga uppföljning SAM. Det vill säga två som förbättrar förvaltningens SAM och ett där förvaltningen vill behålla en styrka. Områdena redovisas med tillhörande aktiviteter och åtgärder.

Analysera resultatet på regionnivå - förbättra och behåll styrkor i SAM

• Koncernkontoret ställer samman och analyserar materialet från alla förvaltningars årsredovisningar
• Prioritera minst två obligatoriska områden i SAM som behöver förbättras och minst ett obligatoriskt område där en styrka behöver behållas. Till de obligatoriska områdena tas förslag på aktiviteter och åtgärder fram
• Redovisa analysen, förslag på prioriterade, obligatoriska områden samt aktiviteter och åtgärder i regionstyrelsens MBL-grupp
• Redovisa resultatet av analysen, förslag till prioriterade, obligatoriska områden och tillhörande aktiviteter och åtgärder för regionens personalutskott
• Personalutskottet beslutar om minst två obligatoriska områden i SAM som behöver förbättras i alla förvaltningar och minst ett obligatoriskt område där en styrka behöver behållas med tillhörande aktiviteter och åtgärder

Återkoppla till alla förvaltningar om beslutade obligatoriska områdena i SAM med tillhörande aktiviteter och åtgärder.

Västra Götalandsregionen

Västra Götalandsregionen

Arbetsmiljöverket

• Planera, genomföra och dokumentera resultatet av den årliga uppföljningen av SAM
• Genomföra en analys av resultatet från uppföljningen
• Prioritera minst två områden som behöver förbättras i verksamhetens SAM och minst ett område där en styrka behålls.
• Ta fram förslag på aktiviteter och åtgärder till de prioriterade områdena i SAM
• Ge återkoppling i berörda forum om resultatet och analys av uppföljningen samt de prioriterade områdena i SAM med tillhörande aktiviteter och åtgärder. 
• Genomföra aktiviteter och åtgärder för att förbättra områden i verksamhetens SAM och att styrkor behålls. De som inte kan göras direkt förs upp i en skriftlig handlingsplan.
• Följa upp handlingsplanen löpande i verksamheten
• Genomföra, följa upp och dokumentera aktiviteter och åtgärder för de områden i SAM som beslutas i:
  • Ledning för verksamhet eller motsvarande
  • Nämnd eller styrelse för förvaltning
  • Regionens personalutskott

Medarbetarens roll innebär att:

• Medverka vid behov i genomförandet av den årliga uppföljningen.
• Medverka vid genomförande av aktiviteter och åtgärder i verksamhetens SAM
• Medverka vid uppföljning av aktiviteter och åtgärder i syfte att förbättra och behålla styrkor i verksamhetens SAM

Skyddsombudet ska samverka med chefen när det gäller att: 

• Planera, genomföra och dokumentera resultatet av den årliga uppföljningen av SAM
• Genomföra en analys av resultatet från uppföljningen
• Prioritera minst två områden som behöver förbättras i verksamhetens SAM och minst ett område där en styrka behålls.
• Ta fram förslag på aktiviteter och åtgärder till de prioriterade områdena i SAM
• Ge återkoppling i berörda forum om resultatet och analys av uppföljningen samt de prioriterade områdena i SAM med tillhörande aktiviteter och åtgärder
• Genomföra aktiviteter och åtgärder för att förbättra områden i verksamhetens SAM och att styrkor behålls. De som inte kan göras direkt förs upp i en skriftlig handlingsplan.
• Följa upp handlingsplanen löpande i verksamheten
• Genomföra, följa upp och dokumentera aktiviteter och åtgärder för de områden i SAM som beslutas i:
  • Ledning för verksamhet eller motsvarande
  • Nämnd eller styrelse för förvaltning
  • Regionens personalutskott

Politikers ansvar i nämnd, styrelse och personalutskott:

Politikers ansvar i nämnd och styrelse innebär att:

• Delta nämndens och styrelsens beslut om prioriterade områden i SAM med tillhörande aktiviteter och åtgärder för hela förvaltningen.

Politikers ansvar i personalutskottet innebär att:

• Delta i personalutskottets beslut om prioriterade områden i SAM med tillhörande aktiviteter och åtgärder.

HR-funktionen är verksamheternas strategiska partner i hälso-och arbetsmiljöfrågor. Vilka resurser som finns och vilket specifikt stöd verksamheten kan få varierar. Ta reda på vilket stöd du kan få från HR-funktionen i din förvaltning/ditt bolag inom denna specifika guide. 

Företagshälsovården i VGR

Beställning av företagshälsovårdstjänster (Barium)