Guide - Arbetstid/OSA
Inledning
Inledning
Det är väl känt att arbetstidens förläggning kan utgöra en risk för ohälsa hos medarbetarna. Trots det behöver arbete inom till exempel vård, omsorg eller räddningstjänst förläggas på arbetstider som innebär risker för ohälsa. Detta gäller framförallt:
- Skiftarbete.
- Nattarbete.
- Delade arbetspass.
- Mycket övertidsarbete.
- Långa arbetspass.
- Ett mycket flexibelt arbete i tid och rum.
Syftet med guiden är att förebygga att arbetstidens förläggning leder till ohälsa hos medarbetare.
Dokumentera allt i "HälsoSAM"
All dokumentation kring individ ska göras i HälsoSAM, IT-stöd vid arbetsanpassning och rehabilitering - Insidan (vgregion.se) det vill säga vid:
- tidiga insatser på grund av att medarbetaren mår dåligt på arbetet
- sjukskrivning
- arbetsanpassning inför återgång till arbetet efter sjukskrivning
Steg för steg
1. Genomför förebyggande åtgärder
- Kunskaper om hur arbetstid ska planeras på bästa sätt är en förutsättning för att minska riskerna för ohälsa.
- Att alla medarbetare får samma chans till stöd från chefer och medarbetare, möjlighet till delaktighet och inflytande samt tillgång till utbildning och möten – oavsett hur arbetstiderna ser ut.
- Om arbetsmiljöarbetet visar att det finns risker kring hur medarbetarnas arbetstid är planerad/förlagd, ska man först se över om dessa risker går att undvika helt. Om det inte är möjligt bör åtgärderna fokusera på att minimera risken för ohälsa.
Exempel på åtgärder är att:
- Minimera störningar i form av till exempel buller och belysning när raster planeras.
- Ge möjligheter till att stänga av mobil och dator vid till exempel raster.
- Formulera spelregler kring hur vi ska förhålla oss till "jobbprat" på raster.
- Planera för längre ledigheter mellan arbetspass.
- Utnyttja friskvårdsaktiviteter.
- Planera för enklare arbetsuppgifter.
- Förlägga riskfyllda och belastande arbetsuppgifter till dagtid.
- Erbjuda medicinska kontroller.
- Begränsa kontakter på ledig tid (mobil, mejl och så vidare).
- Rotera schema medurs vid skiftarbete (förmiddag-eftermiddag-natt).
- Möjliggöra reflektion på arbetstid.
Nattskift kräver särskild hänsyn
- För medarbetare som arbetar ensamma på natten är det särskilt viktigt med tid för återhämtning, eftersom trötthet kan påverka säkerheten.
- Människans aktivitetsnivå sjunker på kvällen, vilket kan påverka både prestationsförmågan och förmågan att arbeta på ett säkert sätt. Planera därför om möjligt så att mindre krävande och mindre riskfyllda arbetsuppgifter är i fokus nattetid.
2. Undersök arbetstidens förläggning
Använd resultatet från den senaste medarbetarenkäten för att formulera ett nuläge. Om resultatet bedöms vara inaktuellt eller att förändringar har skett i organisationen, kan frågorna i medarbetarenkäten användas för dialog.
Använd även andra informationskanaler för att skapa ett nuläge till exempel:
- Den dagliga dialogen mellan medarbetare och medarbetare/chef
- APT
- Utvecklingssamtal
- Rapporterade tillbud och arbetsskador
- Sjukskrivningar.
Ta vid behov hjälp från HR-funktionen eller Hälsan och Arbetslivet i det fortsatta arbetet.
Se "Checklistor och mallar" nedan:
- Guide "Metod för arbete med Medarbetarenkät / Patientsäkerhetsenkät"
- Vägledning för bedömning av en risks storlek
3. Analysera och bedöm risker vid förläggning av arbetstid
Analysera och bedöm de risker som finns med arbetstidens förläggning. Om resultatet från medarbetarenkäten används ger redovisningen i ”spindeldiagram” en vägledning.
Se "Checklistor och mallar" nedan:
- Guide "Metod för arbete med Medarbetarenkät / Patientsäkerhetsenkät"
- Vägledning för bedömning av en risks storlek
4. Genomför åtgärder
- Ta fram åtgärder utifrån prioriterade förbättringsområden. Utse en ansvarig person och när uppföljning ska ske.
- Dokumentera i handlingsplanen.
- Dokumentera även de risker och frågor som behöver behandlas högre upp eller i annan del av organisationen.
- Stäm av bedömning av risker och åtgärder med berörda medarbetare på en arbetsplatsträff. Det är viktigt att ha en gemensam bild av nuläget och vad som behöver göras.
Se "Checklistor och mallar" nedan:
- Guide "Metod för arbete med Medarbetarenkät / Patientsäkerhetsenkät"
- Vägledning för bedömning av en risks storlek
5. Följ upp genomförda åtgärder
- Följ upp genomförda åtgärder löpande på en arbetsplatsträff.
- Dokumentera resultatet.
Se "Checklistor och mallar" nedan:
- Guide "Metod för arbete med Medarbetarenkät / Patientsäkerhetsenkät"
- Vägledning för bedömning av en risks storlek
Stöd i det praktiska arbetet
Checklistor och mallar
Västra Götalandsregionen
Anpassningsbara dokument
Suntarbetsliv
Fördjupande länkar och dokument
Västra Götalandsregionen
Arbetsmiljöverket
Ansvar och roller
Chefens ansvar
Chefen ansvar innebär att:
- Undersöka regelbundet arbetstidens förläggning och de risker för ohälsa som detta kan medföra.
- Genomföra vid behov åtgärder för komma till rätta med arbetstider som kan innebära ohälsa.
Medarbetarens roll
Medarbetarens roll innebär att:
- Medverka i arbetet med förläggning av sin arbetstid för att förebygga ohälsa.
- Informera närmaste chef om hen upplever begynnande ohälsa till följd av arbetstidens förläggning.
Skyddsombudets roll
Skyddsombudets roll innebär att samverka med chefen när det gäller att:
- Undersöka regelbundet arbetstidens förläggning och de risker för ohälsa som detta kan medföra.
- Genomföra vid behov åtgärder för komma till rätta med arbetstider som kan innebära ohälsa.
HR-funktionens roll
HR-funktionen är verksamheternas strategiska partner i hälso-och arbetsmiljöfrågor. Vilka resurser som finns och vilket specifikt stöd verksamheten kan få varierar. Ta reda på vilket stöd du kan få från HR-funktionen i din förvaltning/ditt bolag inom denna specifika guide.