Guide - Arbetsplats - Om- till- eller nybyggnation
Inledning
Inledning
Vid om-, till och nybyggnation ska utformningen av arbetsmiljön beaktas i ett tidigt skede. Detta görs på bästa sätt i samverkan mellan de roller som beskrivs nedan.
Med en bra planering och innan en lokal är färdigställd finns det goda möjligheter att skapa goda arbetsförhållanden med avseende på t.ex. ljus, ljud, luft, transporter och samband mellan olika rumsfunktioner.
Att i efterhand rätta till brister i till exempel planlösningar och för små utrymmen, blir ofta både tidskrävande och dyrbart.
Syftet med guiden är att ge goda förutsättningar för att utforma lokaler så att de anpassas till verksamhetens behov. Detta ska ske i kombination med en bra arbetsmiljö som förebygger olyckor och ohälsa.
Steg för steg
1. Gör en behovsanalys
När en om-, till- eller nybyggnad av lokaler planeras, ska följande aktiviteter genomföras i ett så tidigt skede som möjligt:
- Undersök och sammanställ ett nuläge av ”möjligheter” och ”risker” i befintliga lokalers arbetsmiljö. Detta arbete kan göras med stöd av en SWOT-analys.
- Inventera kommande arbetsmiljöbehov/-krav i om-, till- eller nybyggda lokaler, med tanke på verksamhetens kommande behov och krav.
- Gör en sammanvägning av ovanstående punkter – dokumentera vad som behöver beaktas i den kommande om- till- eller nybyggnadsprocessen.
Arbetsmiljörisker ska endast identifieras och inte lösas i denna del av processen.
2. Gör en förstudie
Använd dokumentationen från ”Behovsanalysen” för att minska risker vid den kommande om-, till- eller nybyggnadsprocessen, genom följande aktiviteter:
- Beskriv verksamheten i de om-, till- eller nybyggda lokalerna, ur ett arbetsmiljöperspektiv.
- Föreslå lösningar i de planerade lokalernas arbetsmiljö - på hittade risker vid ”Behovsanalysen”.
- Precisera verksamhetens behov av anpassningar av lokalerna så att de passar arbetet som ska utföras.
- Dokumentera ”Förstudien” för fortsatt hantering i byggprocessen.
3. Ta fram program- och systemhandlingar
Inför och under arbetet med att ta fram ett ritningsunderlag för de planerade lokalerna och rumsfunktionsprogrammet RFP – specifik beskrivning för varje rum – kan följande aktiviteter behöva genomföras:
- Gör en fördjupad analys av hittade risker i de planerade lokalernas arbetsmiljö. Underlag kan vara gällande arbetsmiljölagstiftning, riktlinjer och standarder, erfarenheter från tidigare riskbedömningar och projekt samt andra aktuella handlingar för om-, till- och nybyggnadsprocessen.
- Revidera vid behov dokumentationen från ”Förstudien”.
- Granska ur ett arbetsmiljöperspektiv de framtagna ritningsunderlagen för lokalerna, övergripande samt specifikt för varje rum - RFP. Detta ska göras löpande.
4. Producera lokaler
Under produktionen av lokalerna ska följande aktiviteter genomföras löpande:
- Beakta och åtgärda uppställda arbetsmiljöbehov/-krav för lokalerna. Som underlag för denna uppföljning kan Västfastigheters/Fastighetsägarens framtagna checklistor för produktionen användas.
- Uppdatera vid behov dokumentationen exempelvis vid förändrade förutsättningar för produktionen av lokalerna
5. Ta i bruk lokaler
För att skapa ett säkert användande av de om-, till- eller nybyggda lokalerna kan följande aktiviteter behövas:
- Ta fram ”Brukarinstruktioner” för de nya lokalerna, informera ”brukarna” kring innehållet samt ha instruktionerna lätt tillgängliga på arbetsplatsen.
- Rapportera och åtgärda omgående hittade brister som påverkar arbetsmiljön negativt i de nya lokalerna.
6. Följ upp och förvalta lokaler
En viktig aktivitet i syfte att skapa en säker och bra arbetsmiljö i om-, till- eller nybyggda lokaler är ”Uppföljningen”.
Blev det som vi tänkt oss? Har identifierade behov uppnåtts och risker minskat?
Därför kan följande aktiviteter krävas när ”brukarna” arbetat i de nya lokalerna under en inkörningsperiod:
-
Genomför en skyddsrond efter att lokalerna varit i bruk under några veckor eller då ni har hunnit arbeta in er i de nya lokalerna.
-
Genomför uppföljningsmöten med ”brukargruppen” där arbetsmiljön i de nya lokalerna följs upp och diskuteras. Genomför vid behov åtgärder.
- Ändra vid behov ”Brukarinstruktioner”.
- Bedöm behovet av ytterligare information till ”brukargruppen” utifrån uppföljningen, genomförda åtgärder och eventuellt förändrade ”Brukarinstruktioner”.
Sammanställ också vad som ”fungerade bra/vad fungerade mindre bra” under hela byggprocessen. Detta ger möjlighet till ett lärande i organisationen i syfte att skapa en säker och bra arbetsmiljö vid kommande om-, till- eller nybyggnationer.