Monitorering i samverkan sparar tid, pengar och koldioxid

Arbetsgruppen för samverkansmonitorering är ett konkret exempel på hur Kliniska Studier Sveriges utvecklar och erbjuder stöd till de som genomför kliniska studier i hälso- och sjukvården. Arbetsgruppen består av sju monitorer från de sex sjukvårdsregionerna och startades efter en idé och ett behov av att monitorera i samverkan uppkommit.

– Behovet för oss på Gothia Forum uppkom när vi fick in en studieförfrågan som vi inte skulle kunna genomföra med våra personalresurser. Eftersom det råder en stor brist på monitorer i allmänhet och inom akademiska forskningsstudier i synnerhet ville vi testa att monitorera i samverkan. Det första projektet hos oss som använt monitorering i samverkan är nu snart färdigt och det har fungerat utmärkt, säger Margareta Scharin Täng, kvalitetssamordnare och monitor på Gothia Forum.

Ett samarbete över regiongränserna

En av de svåra nötterna att knäcka var hur arbetsgruppen skulle ta sig an ett och samma arbetssätt i alla regioner. Ett första steg blev att skapa gemensamma mallar och stöddokument som skulle underlätta arbetet när flera monitorer arbetar i samma projekt, exempelvis monitoreringsplaner och rapportmallar.

– I och med att alla regioner tidigare hade egna mallar och dokument i monitoreringsförfarandet så började vi med att titta över de olika dokumenten och bestämma hur de kunde sammanfogas. Nu finns det en styrka i att alla regioner utgår från samma mallar och loggar. Nyckeln är att den koordinerande monitorn håller ihop allt, säger Margareta Scharin Täng.

De mallar och loggar som tagits fram i projektet är fria att använda för vem som helst och finns att ladda ner på Kliniska Studiers Sveriges webbplats.

– Alla vinner på samverkansmonitorering. Genom att monitorer i regionerna hjälper varandra slipper enskilda personer många resor tur och retur i Sverige. Det gör att sponsorn sparar in pengar på resekostnader och hotellnätter, samtidigt som regionerna kan ta på sig fler monitoreringsuppdrag, säger Margareta Scharin Täng, kvalitetssamordnare och monitor på Gothia Forum.

Så går det till

I vanliga fall anställs en monitor som har ansvar för att monitorera en klinisk forskningsstudie, oavsett hur många platser den sker på. En stor del av monitorns tid går då åt till att resa mellan olika sjukhus i både Sverige och eventuellt i övriga Europa.

När man i stället tillämpar monitorering i samverkan utses en ”huvudmonitor” som koordinerar arbetet för de andra monitorerna. Den koordinerande monitorn skickar ut en förfrågan till de andra noderna i Sveriges regioner för att se vilka som kan delta. Förfrågan innehåller vanligtvis en synopsis samt en tidsuppskattning för lokal monitor.

På Kliniska Studier Sveriges webbplats finns dokumentet ”Processbeskrivning och arbetsfördelning för samverkansmonitorering med koordinerande monitor” där processen är beskriven i sin helhet. Du hittar dokumentet på sidan nedan.