Leverantörsreskontra

Allt fler kommuner, regioner och statliga myndigheter visar intresse för att publicera grundläggande information och leverantörsfakturor som öppna leverantörsreskontra. Det primära syftet är oftast att öka insynen och delaktigheten i den offentliga verksamheten hos allmänheten, men det finns även andra drivkrafter i form av ökad kvalitet och minskade kostnader i den egna verksamheten, som motiverar att datan publiceras öppet.

Till exempel konstaterade en kommun att de hade omfattande kvalitetsbrister i sitt leverantörsregister. 6000 av 9000 leverantörer hade felaktiga leverantörsuppgifter, vilket såklart åtgärdades. En annan kommun insåg att det fanns brister i rutinerna för hantering och utlämning av leverantörsfakturor, vilket också åtgärdades genom olika former av utbildningsinsatser. Ett kvalitetsarbete som var en direkt följd av att båda dessa kommuner ville publicera den öppna leverantörsreskontran.

Fler kommuner vittnar även om att antalet förfrågningar minskat och/eller blivit mer precisa vilket minskat handläggningstiden för prövning och utlämning av leverantörsfakturor. Vi kan också konstatera att förfrågningar helt uteblir eftersom det egentligen inte är den enskilda leverantörsfakturan som är intressant – utan endast vilken verksamhet som köpt produkter och tjänster från en viss leverantör och till vilken kostnad?

Om du är intresserad av att läsa mer om effekter av att publicera öppen leverantörsreskontra så hänvisar vi till den nyttovärdering som RISE genomförde 2020;

Socio-economic effects of opening government accounts payable data (pdf)

Intressenter

En av de vanligaste frågorna som dyker upp när vi pratar om att publicera öppen leverantörsreskontra är; - ”Vem är intresserad av denna data?”

Nedan följer några exempel på intressenter:

• Allmänheten, en grundläggande insyn och delaktig i den offentliga verksamhetens köp av produkter och tjänster.
• Press och media är en målgrupp som självklart ska ha tillgång till denna typ av information, knyter av till punkten ovan.
• Leverantörer som säljer produkter och tjänster till de egna verksamheterna kan ha intresse av att se hur mycket produkter och tjänster som köps, från de olika verksamheterna.
• Den egna verksamheten kan även ha intresse av att ta del av information inköpsvolymer samt vilka leverantörer som erbjuder produkter och tjänster inom en viss kategori, inte minst för att sedan utreda vart det går att köpa dessa billigast.
• Datakonsumenter av olika slag, vi vet att det finns företag som använder denna data som en del sina produkter och tjänster, bland annat för att underlätta för leverantörer som vill lämna anbud på de upphandlingar som löpande genomförs av de egna verksamheterna.

Specifikation för öppen leverantörsreskontra

I denna guide beskriver vi de aktiviteter som behöver genomföras för att publicera öppen leverantörsreskontra. Utgångspunkten för denna guide är den specifikation som publicerad på Sveriges dataportal (www.dataportal.se);

Specifikation för öppen leverantörsreskontra

Förankring

En av de första och viktigaste aktiviteterna är att förankra och beskriva vad det innebär att publicera öppen leverantörsreskontra och vilka effekter som det förväntas leda till.

Även om alla leverantörsfakturor hanteras i ett och samma ekonomisystem så är det de enskilda förvaltningscheferna (och i förlängningen nämnderna) som är informationsägare. Ekonomiavdelningen är endast att betrakta som en informationsförvaltare. Det är med andra ord viktigt att förvaltningscheferna involveras och godkänner att den öppna leverantörsreskontran publiceras.

Till att börja med är det viktigt att förstå att inga leverantörsfakturor publiceras utan endast grundläggande information om dessa. Prövning och utlämning av leverantörsfakturor hanteras enligt befintlig rutin precis som tidigare.

Det är också viktigt att veta att inga personuppgifter kommer att publiceras i den öppna leverantörsreskontran. Eventuella personuppgifter kommer att filtreras bort och ersättas med en standardtext om att personuppgifter filtrerats bort. Detta avser både enskilda firmor och handelsbolag samt privatpersoner och personal som erhållit någon form av ersättning för produkter, tjänster eller utlägg.

Sekretessbelagda fakturor, så kallade SUA-upphandlingar, publiceras inte överhuvudtaget. Inte heller bidrag som betalas ut till föreningar och liknande, vilka oftast registreras i leverantörsreskontran på särskilda konton och/eller verifikatserier.

Vår rekommendation är att ni övergripande beskriver vilka filtreringar som vidtagits, så att de personer som vill återanvända denna data är medvetna om detta.

En av de kommuner som publicerar öppen leverantörsreskontra är Södertälje kommun. På Sveriges dataportal går det att ta del av deras publicerade öppna leverantörsreskontra för 2022 genom att klicka på länken nedan. Det kan vara enklare att förklara vilka data som publiceras genom att titta på hur resultatet blir i verkligheten;

Södertälje kommuns öppna leverantörsreskontra för år 2022

En viktig del av förankringsarbetet är också att genomföra en risk- och konsekvensanalys. Många gånger kan publicering av öppna leverantörsreskontra leda till viss oro inom den egna verksamheten, över att personuppgifter eller annan sekretessbelagd information publiceras, att arbetsbelastningen på vissa personalgrupper kommer att öka pga. av fler förfrågningar, eller att den publicerade datan kan komma att missbrukas.

Denna oro är viktig att hantera och en risk- och konsekvensanalys är det bästa sättet att hantera den. Exempel på kompetenser som behöver medverka på en sådana analys är;

• Minst en representant från de verksamheter som är mottagare av leverantörsfakturorna (informationsägaren)
• Personal från ekonomifunktionen som arbetar aktivt med leverantörsreskontran
• Teknisk personal som vet hur den tekniska miljön fungerar
• Juridisk personal som har god kunskap om gällande lagar och förordningar
• Informationssäkerhetssamordnare som även föreslås leda analysen

Utläsning och publicering av data

I princip är det upp till varje organisation att bestämma och anpassa vilka konton, verifikatserier och leverantörer som ska ingå den data som publiceras. I denna guide beskriver vi vad man skulle kunna kalla för en ”standardlösning”.

Det första steget är att gå igenom vilka konton och verifikatserier som ska ingå i den data som ska läsas ut från leverantörsreskontran. Nedan visas en lista på konton som vanligtvis inte läses ut från leverantörsreskontran:
15xxx, 16111, 16112, 16114, 16121, 16130, 16131, 167xx, 168xx, 17999, 25xxx, 26xxx, 27xxx, 281xx, 283xx, 2845x, 2846x, 28493, 289xx, 291xx - 298xx 29911, 35600, 451xx, 452xx, 453xx, 463xx (konto 46300 inkluderas), 499xx

Därefter går man igenom vilka filter som ska användas för att filtrera bort och anpassa enskilda fakturaposter enligt tidigare beskrivning; personuppgifter och andra sekretessbelagda uppgifter.

Rent tekniskt finns det flera olika sätt att hantera utläsning, filtrering och publiceringen av den öppna leverantörsreskontran från ekonomisystemet.

Det vanligaste är att man skapar en rapport i ekonomisystemet som omfattar de konton och verifikatserier som ska ingå i den öppna leverantörsreskontran.

Denna data läses därefter ut till en fil (export) som sedan läses in av en så kallad integrationsmotor för vidare bearbetning. Det är med hjälp av integrationsmotorn som personuppgifter och andra sekretessbelagda uppgifter anpassas och/eller filtreras bort från den öppna leverantörsreskontran enligt tidigare beskrivning.

När integrationsmotorn bearbetat datan är det vanligt att den granskas av en ekonomicontroller innan den publiceras som öppen leverantörsreskontra. Syftet är såklart att få en översiktlig bild av att det inte förekommer personuppgifter eller annan sekretessbelagd information i den öppna leverantörsreskontran.

Efter genomförd kontroll publiceras den öppna leverantörsreskontran med hjälp av en så kallad metadatakatalog. Även detta sker vanligtvis med hjälp av integrationsmotorn som läser in/laddar upp den öppna leverantörsreskontran i metakatalogen.

Klart!

Förutsatt att metadatakatalogen stödjer standarden DCAT-AP-SE och är registrerad på den nationella dataportalen, kommer den öppna leverantörsreskontran vara tillgänglig för vem som helst att använda via www.dataportal.se samt EU:s motsvarighet data.europa.eu/sv.

Givetvis går det att ha en mer manuell rutin, det vill säga att läsa ut och publicera den öppna leverantörsreskontran från ekonomisystemet utan att använda en integrationsmotor, men det kommer ställa krav på att all filtrering av personuppgifter och annan sekretessbelagd information kan hanteras i ekonomisystemets rapport-/utläsningsprogram. Dessutom kommer en sådan lösning sannolikt innebära att publiceringen av den öppna leverantörsreskontran behöver ske med hjälp av ett manuellt ingrepp i metadatakatalogen.

Om ni behöver stöd och hjälp i denna process kan ni alltid vända er till oss i den nationella dataverkstaden. Kontaktuppgifter hittar ni längst ner på sidan.

Koppling till de globala hållbarhetsmålen

Datamängden öppen leverantörsreskontra förväntas bidra till att stimulera ett flertal globala hållbarhetsmål;

8.1 – Hållbar ekonomisk tillväxt
12.7 – Främja hållbara metoder för offentlig upphandling
16.6 – Säkerställ allmän tillgång till information och skydda de grundläggande friheterna
16.10 – Bygg effektiva, tillförlitliga och transparents institutioner