Inköp och e-handel

Leverantörsrevisioner och uppföljning

Västra Götalandsregionen följer upp de krav som ställs i våra upphandlingar/ avtal avseende miljö, CSR och kvalitet. Det sker främst genom en trestegsmodell som är utarbetad på nationell nivå av Nationella Kansliet.

Västra Götalandsregionen har två kvalitetstekniker som utför skrivbordsrevisioner och på-plats-revisioner.

1. Revision av systematiskt arbete

(Skrivbordsrevision)

Som ett första steg i en avtalsuppföljning kontrolleras att leverantören har de rutiner på plats som krävs enligt kontraktsvillkoren (upphandlingen och avtalet). Detta sker genom att ett antal uppföljningsfrågor skickas till leverantören. Därefter genomförs en bedömning av inkomna svar.

Syfte
Att kontrollera leverantörens processer och rutiner för ställda krav. Dessa rutiner gäller för leverantörens hela verksamhet, det vill säga samtliga produkter/tjänster och deras leveranskedjor.

2. Revision av tillämpning systematiskt arbete

(Skrivbordsrevision)

Som ett andra steg i uppföljningen granskas den praktiska tillämpningen av rutinerna.
Antingen genom en granskning/bedömning av inskickad dokumentation eller en på-plats-revision på leverantörens huvudkontor.

Syfte
Att kontrollera hur leverantören har tillämpat processer och rutiner för den produkt/tjänst som följs upp. Att förstå riskerna för den specifika produkt/tjänst och förstå hur dessa risker hanteras.

Leverantören tillfrågas om mer specifik information kring produkt/tjänst:

  • Vilka risker har leverantören identifierat för denna produkt/tjänst (riskanalys produkt)
  • Hur har leverantören vidareförmedlat kraven i leveranskedjan
  • Har leverantören gjort några kontroller i leveranskedjan för att se om kraven efterlevs (riskhantering produkt)
  • Har leverantören upptäckt några avvikelser och hur har i så fall dessa hanterats (riskhantering produkt)

Hur
I förekommande fall låter VGR en tredjepartsrevisor åka ut till leverantören för att verifiera svaren alternativt genomför VGR denna verifiering i egen regi.

3. Revision on-site (På-plats-revision)

(På-plats-revision)

Det tredje steget i uppföljningsprocessen är en på-plats-revision där produktionen/framställningen granskas. Revision görs i syfte att utvärdera hur effektiva leverantörens processer och rutiner är för att uppnå ställda krav.

Syfte
Att undersöka om leverantörens processer och rutiner är effektiva nog för att aktivt verka för efterlevnad av ställda krav, genom att utvald anläggning i leveranskedjan revideras.

Hur

  • Revisorer från VGR och/eller en tredjepartsrevisor åker ut på plats till leverantören och/eller en av leverantörens underleverantör och tittar på produktionen. Revisorn granskar dokument, genomför arbetarintervjuer och tittar på produktionen/anläggning/boenden för att upptäcka eventuella avvikelser.
  • Om avvikelser upptäcks är det viktigt att man kontrollerar att:
    • Leverantören åtgärdar avvikelsen
    • Leverantören genomför en grundorsaksanalys och tittar på om något brister i deras processer och rutiner

I de fall där avvikelser upptäcks skrivs en handlingsplan (CAP = Corrective Action Plan) av leverantör som granskas/godkänns av VGR/Tredjepartsrevisor. Avvikelserna ska då åtgärdas i enlighet med handlingsplanen och ramavtalets/kontraktets tidsangivelser och på ett tillfredsställande sätt.

4. Uppföljningsrevision

(På-plats-revision)

I förekommande fall gör VGR bedömningen att en uppföljningsrevision krävs
(på-plats-revision) för att säkerställa att genomförda åtgärder enligt
upprättad handlingsplan uppfyller ställda krav.

Alternativt säkerställs det genom att inskickad handlingsplan tillsammans med styrkande dokumentation granskas och godkänns av VGR/Tredjepartsrevisor.

Revisionsförfarande

Miljö/CSR-revisioner
Uppföljning av krav avseende CSR (Corporate Social Responsibility), Uppförandekod för leverantörer och miljökrav genomförs enligt steg 1 till steg 4 enligt ovan.

Kvalitetsrevisioner
Kvalitetsrevisioner kan initieras genom identifierade kvalitetsbrister i Västra Götalandsregionens verksamheter där vi konstaterat/bedömt att bristen är orsakad av leverantör. Steg 1 och 2 i uppföljningsmodellen är då inte tillämpbara, steg 3 är startpunkt.