Inköp och e-handel

Läsa in en katalog

De flesta av våra avtalsparters och leverantörer läser in sina kataloger via Visma Proceedo Leverantörsportal. Det finns också möjlighet till en fullt integrerad anslutning (B2B). I dessa fall läses katalogerna in från leverantörens affärssystem, oftast via en VAN-operatör, till Marknadsplatsen. Om du vill göra en fullt integrerad anslutning behöver du kontakta Marknadsplatssupporten då detta förutsätter ett godkännande från Västra Götalandsregionen och en del förberedande arbete.

Uppdelning av kataloger

I Leverantörsportalen finns dina avtal med Västra Götalandsregionen listade och är uppmärkta med ändelser, så kallade suffix.
Dessa hjälper dig att läsa in din katalog mot rätt avtal och sortiment.
I avtalsnumren kan du se om det exempelvis ska säljas via intern leverantör eller inte, detta anges med suffix inom parentes sist i avtalsnumret, nedan ser du de vanligaste suffixen:

  • (G) = Generellt sortiment där beställning görs av, och leverans sker till Västra Götalandsregionen som slutkund.
  • (RT) = Sortiment där beställning görs av, och leverans sker till Västra Götalandsregionens interna leverantör Regiontryckeriet.
  • Där det inte finns något suffix inom parentes = Sortiment där beställning görs av, och leverans sker till Västra Götalandsregionens interna leverantör Sisjödepån.

En produkt ska bara ingå i en av dessa kataloger samtidigt. Om samma produkt läggs i flera kataloger kommer de visas och bli beställningsbara på dubbelt i Marknadsplatsen.

Filnamn på katalog

För att underlätta din egen kontroll, spårning och support vill vi att du namnger dina kataloger med:
- avtalsnummer
- sortiment
- datum då du läser in katalogen

Exempel på filnamn
ÅÅÅÅXXXXX-XXX_Depå_ÅÅMMDD
ÅÅÅÅXXXXX-XXX_Generell_ÅÅMMDD

Importtyp

Använd alltid importtyp full vid inläsning i Leverantörsportalen. Detta innebär att du alltid läser in hela kataloger med alla aktuella produkter inklusive ändringar och tillägg.

Kvalitetsnivåer

Västra Götalandsregionen har uppsatta kvalitetsnivåer per avtal och katalog. Kvalitetsnivåerna mäts i procent. I nuläget är det beslutat om generell obligatorisk 100 procentig ifyllnad av UNSPSC och Bildlänkar(url). I de fall avtalsägaren i Västra Götalandsregionen har beslutat annorlunda, kan det skilja sig per avtal. 

  • Om du inte fyllt i obligatoriska fält i tillräckligt hög utsträckning kommer du att få ett valideringsfel vid inläsningen. Du får då komplettera katalogen med saknade värden och läsa in den på nytt. Kontakta VGR:s avtalsägare i de fall du inte kan de obligatoriska kvalitetsnivåerna. 
  • Om du inte uppfyllt den rekommenderade nivån får du en varning i systemet. Katalogen blir inläst men du har inte uppnått rekommenderade nivåer.
  • Du kan se vilka kvalitetsnivåer som gäller för respektive avtal i vyn för inläsning av katalog i leverantörsportalen när du valt avtal att läsa in emot avtalet.

Felkoder vid inläsning

När ett fel uppstår vid inläsningen skickas en felkod via e-post till er kontaktperson. Du kan också se felkoderna i Leverantörsportalen under fliken EDI, överföringar.

Det du fyller i kan påverka flera Proceedokunder


Det du som leverantör fyller i eller lämnar tomt i katalogen, får vid inläsning påverkan på alla Proceedokunder som har din specifika artikel.
Stora delar av innehållet, främst artikelinformation, är så kallade Proceedogemensamma attribut,
där Bildlänk (ImageUrl) är ett exempel på sådant attribut.
Om du exempelvis tar bort en ifylld Bildlänk (ImageUrl) i katalogen för en kund, kommer länken även tas bort för samtliga Proceedokunder som har den artikeln från dig.

Viss information, som till exempel Pris, är däremot kundspecifik och uppdateras bara för den kunden kataloginläsningen görs emot. 

Hur vet man vilka attribut som är vilka?
I Ifyllnadsanvisningen för V6-katalogen kan du se vilka som är vilka på rad nummer 13:
Ifyllt värde uppdateras för samtliga proceedokunder som har artikel inlagd i avtal/katalog, där det markerats Ja eller Nej för respektive attribut. 

Här finns också en översikt som kan vara till hjälp.

Läs ut V6-katalog ur Leverantörsportalen (kataloghistorik)

Du vet väl om att du kan läsa ut din senast inlästa katalog ur Leverantörsportalen!
På så sätt vet du att du alltid jobbar med aktuell information ur Proceedo.

Det görs under EDI-Överföringar i Leverantörsportalen.
De inläsningar som du har gjort de senaste 3-4 månaderna finns i listan här (kontakta Marknadsplatssupporten om du vill få hjälp att läsa ut en äldre katalog).

Du kan se status per inläsning och vilket datum filen lästes in.
Vill du ladda ner någon fil så klicka på Visa och sedan Ladda ner överföring.

Inloggning och support

Inloggning till Visma Leverantörsportal

För support av anslutning och inloggning i Leverantörsportalen
servicedesk.proceedo@visma.com eller 0771-589 300. 

För anslutning till Proceedo och fakturafrågor
010 - 441 02 00, Val 2

  • Anslutning till Proceedo för order och katalog, knappval 1
  • Fakturafrågor och anslutning till e-faktura, knappval 2

Viktigt att tänka på

  • Vi rekommenderar att filnamnet består av avtalsnummer, sortiment och datumet då du läser in katalogen.
  • Importtyp full innebär att hela katalogen, med alla produkter inklusive ändringar och tillägg, läses in.
  • Läs in mot rätt avtal med rätt suffix.
  • Säkerställ att inte formler, formateringar och dolda tecken före och efter ifyllda värden följer med vid inläsning av katalog då det kan orsaka fel i e-handeln.