Diarium

Utgångspunkten är att handlingar som rör myndigheters verksamhet är offentliga, men enskilda uppgifter i dessa handlingar kan vara sekretessbelagda.

Principen om att medborgarna ska ha rätt att ta del av offentliga myndigheters handlingar regleras i tryckfrihetsförordningen. När och under vilka omständigheter myndigheter kan sekretessbelägga handlingar regleras i sekretesslagen.

• Om allmänna handlingars offentlighet, på riksdagens webbplats
• Offentlighets- och sekretesslagen, på riksdagens webbplats

Enligt svensk lag måste myndigheterna i Sverige registrera alla allmänna handlingar som kommer till myndigheten eller skapas av myndigheten (Sekretesslagen 15 kap.).

Det innebär att våra verksamheter måste ha ett register som innehåller uppgifter om vilka dokument som skickats till verksamheterna till exempel brev, ansökningshandlingar, offerter med mera. I registret måste verksamheterna också skriva in uppgifter om alla dokument som de själva skapat till exempel brevsvar, offertsvar, platsannonser eller rapporter. För varje dokument sparas vissa uppgifter i registret. Enligt lagen måste vi i registret:

• skriva in datum för när dokumentet kom till verksamheten eller när det skapades
• ge varje dokument en beteckning (diarienummer)
• skriva in vem som skickat dokumentet till verksamheten eller vart det skickats vidare i organisationen - mottagaren
• kort skriva in vad dokumentet handlar om.

Viktiga undantag

• Handlingar som har liten betydelse för verksamheten behöver inte diarieföras.
• Undantag gäller också om dokumenten hålls ordnade så att man lätt kan se vad som kommit in till verksamheten eller skapats där.
• Dokument som hör till en patientjournal diarieförs inte heller.