Systemet Millennium och gemensamma arbetssätt

Journalsystemen Melior, AsynjaVisph och Obstetrix, det vårdadministrativa systemet Elvis och operationsplaneringssystemet Orbit kommer att bytas ut mot Millennium, plus ytterligare system som beslutas om i dialog med hälso- och sjukvårdens verksamheter. Totalt kommer ett 30-tal system att avvecklas.

Millennium ska bara ersätta system om det innebär en likvärdig eller förbättrad funktionalitet. De system som blir kvar ska integreras med Millennium så att man kan nå dem genom samma inloggning, med reservation för att det kan bli några undantag av tekniska skäl.
Uppdaterad text 25 oktober 2023

Millennium bygger på kliniska arbetsflöden där man har tillgång till den information man behöver utifrån sin yrkesroll, specialitet och situation. Det ska underlätta att fatta bästa möjliga beslut. Det kräver in sin tur realtidsdokumentation, vilket innebär att dokumentationen sker inför, under eller i nära anslutning till vårdmötet för att omedelbart bli tillgänglig för alla runt patienten som behöver informationen.

Gäller det till exempel en beställning av en omvårdnadsåtgärd eller läkemedelsutdelning hamnar en åtgärd omedelbart i arbetslistan hos den som ansvarar för utförandet. Informationen blir dessutom genast tillgänglig att bearbetas av det digitala beslutsstödet som till exempel kan föreslå åtgärder, identifiera akuta medicinska risker eller generera andra typer av varningar.

För att det ska bli smidigt att dokumentera i realtid kommer det att finnas flera alternativa metoder för dokumentation att välja mellan, både anpassade för olika situationer och olika personliga preferenser.

Filmer om realtidsdokumentation och övriga genomgående principer i Millennium

Realtidsdokumentation är ett av de grundläggande arbetssätten i Millennium och innebär att dokumentationen görs vid eller i nära anslutning till ett vårdmöte. Det gäller inte bara det som är gjort utan även framåtriktade insatser som till exempel beställningar, remisser och beslut om fortsatta behandlingar och omvårdnadsinsatser. Genom realtidsdokumentation får nästa person i vårdkedjan tillgång till aktuell information direkt och det är på så sätt arbetet drivs framåt - så kallad ordinationsdriven vårdprocess. 

Det innebär att traditionell diktering, med diktat som skrivs in i journalen i efterhand, inte kommer att användas som arbetssätt i Millennium. Det gäller alla förvaltningar oavsett vilket dikteringsverktyg som används idag. Vid övergången till Millennium försvinner möjligheten att diktera på traditionellt vis, enligt beslut i Klinisk ledning i januari 2024.  

Istället kommer taligenkänning att användas som metod för diktering av journaluppgifter. Taligenkänning görs med hjälp av en programvara som översätter tal till text och innebär att man använder rösten för att producera text i stället för att skriva med tangentbordet. En av funktionerna är autotexter, som är textmallar som infogas med hjälp av ett röstkommando. De kan användas för vanligt förekommande text som alltid är densamma, eller som bara ska anpassas på vissa ställen. Taligenkänning är under breddinförande i VGR under 2023-2024,  och avtalet med leverantören omfattar även användning för privata vårdgivare. 

Den kliniska dokumentationen i Millennium skiljer sig även på andra sätt jämfört med hur nuvarande journalsystem är uppbyggt. Generellt blir det i Millennium mindre fritext och mer av mallar, checklistor, förval och andra sätt att dokumentera vad som är gjort och vad som ska göras i nästa steg. Var och en kan spara vanligt förekommande textformuleringar i systemet och infoga i dokumentationen. Detta kan också göras på enhets- eller verksamhetsnivå inom en viss typ av vård. Även administrativ dokumentation, till exempel bokningar av besök, tas omhand på annat sätt i Millenium än i nuvarande system. 

Läs mer:  Klinisk lednings ställningstagande om taligenkänning som metod för diktering i Millennium (pdf)

För att få riktigt stor nytta av Millennium behöver vi arbeta mer enhetligt och använda systemet på samma sätt. Det ska förenkla och effektivisera arbetet och göra information tillgänglig för alla inblandade parter. Då behövs regionala processer, till exempel kring hur man för journal eller ordinerar läkemedel. Processerna ska beskriva hur vi arbetar snarare än vad vi gör i varje enskilt patientfall.

Mer om det förberedande arbetet med standardisering och gemensamma processer

Millennium är ett internationellt system som används av hälso- och sjukvården i ett 20-tal länder världen över. Västra Götalandsregionens version av systemet baseras på de versioner som används inom hälso- och sjukvården i bland annat England, Holland och Belgien där systemet använts i många år. Förutsättningarna i dessa länder för hur vården är organiserad och vilken lagstiftning som styr liknar de som gäller i Sverige. Grunden till de arbetsflöden som tagits fram inom designarbetet i program Millennium är från de länderna.

Till det kommer svensk lagstiftning som har inneburit behov av omfattande anpassning av Millennium, främst krav i patientdatalagen om bland annat samtycke och möjligheten att begränsa tillgången till information. Det innebär i viss utsträckning fler tillfällen då uppgifter ska godkännas, signeras eller på annat sätt säkerställa patientsäkerheten – och innebär fler klick än i nuvarande journalsystem. 

I VGR:s avtal med leverantören Oracle ingår att tillsammans anpassa systemet till behoven i svensk hälso- och sjukvård, och en kontinuerlig utveckling av funktionalitet. Millennium har vuxit till ett alltmer heltäckande – och komplext – system under lång tid genom att koppla på fler moduler som tekniskt sett är separata system. Det är också förklaringen till att olika delar av funktionaliteten har egna namn, till exempel journalen PowerChart och akutliggaren FirstNet.

Oracle använder så kallade öppna API:er vilket innebär att det är tekniskt enkelt att koppla på fler moduler och att integrera med andra system. I avtalet ingår även kvartalsvisa uppdateringar av systemet enligt den utveckling som leverantören gör. Generellt pågår en allmän modernisering av systemet eftersom vissa delar har funnits med i många år.

Millennium är uppbyggt på annat sätt än nuvarande journalsystem i VGR. Dokumentationen görs i högre grad genom formulär, checklistor och utfällbara menyer och i mindre grad genom fritext. Det innebär att det blir en del klickande för att göra val och bekräfta vad som är gjort. Systemet används också för att driva arbetet framåt (så kallad ordinationsdriven vårdprocess) så även beställningar av bland annat provtagningar, omvårdnadsinsatser, utredning och behandling görs i systemet.

När informationen väl är på plats blir den synlig för andra i olika slags vyer beroende på roll och uppdrag, enhetligt strukturerad oavsett vilken del av vården det gäller. Grundprincipen är att information registreras en gång, används många gånger och presenteras i olika vyer för dem som behöver den. Mindre tid behöver läggas på att skriva in olika slags text från gång till gång och behovet av att olika personalgrupper dubbeldokumenterar minskar.

I anpassningen av Millennium till en svensk version har också ingått att bygga in fler kontrollpunkter utifrån lagkrav i bland annat patientdatalagen. Det innebär i viss utsträckning fler tillfällen då uppgifter ska godkännas, signeras eller på annat sätt säkerställa patientsäkerheten – och innebär fler klick än i nuvarande journalsystem.  Genom detta blir samtidigt Millennium mer säkert än nuvarande system.

När en patient registreras i Millennium för första gången behöver personalen mata in vissa grundläggande uppgifter utöver det som migrerats. Detta är engångsaktiviteter som innebär visst extra arbete innan systemet fyllts på med alltmer information.

I Millennium finns möjligheter att skapa ordinationsplaner, favoriter och autotexter som minskar behovet av att mata in information och även antalet klick.  

Vill du veta mer?
Film om hur patientjournalen i Millennium är uppbyggd (6 min): En sammanhållen patientjournal
Film som beskriver arbetssättet med ordinationsdriven vårdprocess (2 min): Ordinationsdriven vårdprocess

Ändringshanteringen av Millennium delas in i fyra nivåer: rättning av mindre fel, ändringar/uppdateringar, ny funktionalitet och utveckling av till exempel nya ordinationsplaner. När Millennium börjar införas innebär det också att förvaltningen och utvecklingen av systemet går in i en övergångsperiod. Styrgruppen för hälso- och sjukvårdens digitalisering i VGR har tagit beslut om hur ändringar och utveckling ska hanteras innan Millennium är helt och hållet infört och systemet ingår i ordinarie systemförvaltning.

Under den kvarvarande programtiden - som formellt avslutas våren 2027 - kommer program Millennium att leda beslutsprocessen. Därefter flyttas den till beslutsforum inom koncernstab strategisk hälso- och sjukvårdsutveckling. Efter den första driftstarten kommer koncernstab digitalisering tillsammans med program Millennium att ansvara för att genomföra de ändringar som beslutas om.

Som med övrig systemförvaltning ska ändringar och utveckling av Millennium följa en tidigare beslutat process för digitalisering, ”Från idé till breddinförande”. Den innebär att förslag ska förankras i olika steg och att bland annat samordningsråd och andra regionala grupper som berörs involveras i processen. Efter varje driftstart kommer det att inträda en period på 3-6 månader då större ändringar och utveckling inte görs. 

Millennium ersätter inte befintliga avvikelsehanteringssystem. Systemet är tydligt patientcentrerat och hanterar därför inte andra typer av avvikelser. Däremot kommer Millennium att kunna agera på det som dokumenteras. I förberedelsearbetet ingår att skapa regler för hur Millennium ska reagera på olika typer av uppgifter. Det ska då kunna generera en automatisk rapport som kan exporteras till det avvikelsehanteringssystem som används idag.

Det viktigaste är dock att Millennium kommer att bidra till att avvikelser inte uppstår. Eftersom alla kommer att använda samma system minskar mängden brister i informationsöverföring. Informationen finns tillgänglig när den behövs och man behöver oftast inte leta efter den. Millennium kommer också att kunna påminna om aktiviteter som ska göras, eller ge rekommendationer att inte göras, beroende på patientens behov.

Det ingår ett rapportverktyg som kan leverera data och rapporter på ett bättre och snabbare sätt än idag. Millennium kommer också att kunna stötta i den dagliga styrningen av vården med hjälp av information som uppdateras i realtid. En modul kan ta fram olika urval för uppföljning av exempelvis en viss patientgrupp eller från en viss vårdenhet. Millennium kan även ta emot data från andra system. Det är viktigt att tänka igenom vilken information som matas in i systemet - där kommer våra gemensamma processer in i bilden.

Uppmärksamhetsinformation i Millennium bygger på Socialstyrelsens informationsspecifikation. Det innebär att genom specifik dokumentation och avsedda ordinationer fångas data in för att visas upp för användaren. När uppmärksamhetsinformation är dokumenterad på en patient syns informationen vid alla vårdhändelser, oavsett var datan är dokumenterad och var användaren arbetar.

I dag lägger medarbetare i vården mycket tid på att manuellt samla ihop och mata in information i olika nationella kvalitetsregister. När Millennium införs finns förväntningar på att detta arbete i stor utsträckning ska kunna automatiseras. Automatisk informationsöverföring mellan olika system kräver dock att data och variabler är standardiserade och att det finns tekniska lösningar som stödjer utbytet hos såväl avsändare som mottagare. Dessutom är de nationella kvalitetsregistren inte enhetliga i sin uppbyggnad och behöver i vissa fall moderniseras.

Inom Västra Götalandsregionen pågår sedan 2021 ett projekt med uppdrag att säkra informationsöverföringen mellan Millennium och nationella kvalitetsregister. Projektet ska också se över hur VGR långsiktigt arbetar med kvalitetsregister. Ett fåtal register har i dag en automatiserad överföring från nuvarande vårdsystem och det är inom projektet prioriterat att automatiseringen säkras även från Millennium. Företrädare från program Millennium och Registercentrum Västra Götaland är med i arbetet som utgår från Koncernkontoret.

Svensk lagstiftning som patientdatalagen och EU:s dataskyddsförordning GDPR gäller även med den gemensamma vårdinformationsmiljön. Patienterna kommer att kunna lämna digitalt samtycke, och på samma sätt som idag spärra sin journal. Samtidigt är patientdatalagen inte helt anpassad till digital vårdinformation, och VGR och andra regioner arbetar för att påverka lagstiftningen.

Nej, Millennium ersätter inte webSesam. WebSesam (och Sesam LMN) kommer fortfarande att användas för beställning av de hjälpmedel och tjänster som Hjälpmedelscentralen levererar. Samma funktionalitet som finns mellan nuvarande journalsystem i VGR kopplat till webSesam och Sesam LMN kommer även att finnas i Millennium. På sikt ska VGR bygga upp en ny beställningsportal. Upphandlingen är påbörjad, men införandet ligger flera år bort. Publicerat 19 februari 2024.

Millennium stödjer funktionen med försegling enligt gällande riktlinjer: blockering av vårdnadshavares direktåtkomst samt försegling av barns journal via nätet vid skyddat id och låsning av 1177-konto. Arbetsprocessen för detta blir samma som idag. En nyhet i Millennium är att det kommer upp en varningsruta när journalen är förseglad.

En av de främsta nyttorna med den nya vårdinformationsmiljön är målet om en säker, enhetlig och sammanhållen läkemedelsinformation i hela vårdkedjan runt patienten. En välfungerande läkemedelshantering är en förutsättning för en sammanhållen vårdinformationsmiljö med hög patientsäkerhet och kvalitet. 

VGR har tidigare identifierat ett antal områden där processerna i Millennium skiljer sig från nuvarande arbetssätt. Risker och föreslagna åtgärder finns beskrivna i “Riskrapport läkemedelsområdet FVM” (diarienummer RS 2021-05659) från 2021. Syftet med att identifiera och åtgärda risker är att det system som införs ska vara patientsäkert. 

Merparten av riskerna har sedan dess hanterats eller kommer att hanteras i det pågående arbetet. Inför det första införandet av Millennium (etapp ett) hösten 2024 kommer vissa temporära speciallösningar att krävas eftersom all utveckling och tekniska lösningar inte hinner bli klara till dess. 

I avtalet mellan VGR och leverantören ingår funktionalitet för prehospital verksamhet. Det ger ett sammanhållet informationsflöde från ambulanserna in till akutmottagningarna och andra vårdinstanser, vilket underlättar arbetet för alla berörda i en vårdkedja och ökar patientsäkerheten. 

Flera tekniska och juridiska frågor har dock först behövt lösas av leverantören Oracle (f d Cerner) innan designen av funktionalitet för ambulansvården kunde påbörjas. På sikt ska hela vårdkedjan från samtal till 1177 Vårdguiden, larm till SOS Alarm, kommunal hemsjukvård och annat som sker utanför de fysiska vårdinrättningarna ingå, men första steget blir att omhänderta ambulanssjukvårdens behov.  

Millennium består av olika moduler, varav en (Surginet) används för operationsplanering och ska ersätta dagens system Orbit. I tidigt skede av programarbetet konstaterade VGR att funktionaliteten i Surginet behöver utvecklas och förbättras för att kunna användas säkert och effektivt. Det ska vara klart i slutet av 2025 enligt överenskommelse med leverantören, därefter granskas av VGR enligt befintlig modell för designarbetet.

För implementeringen på sjukhusen i VGR gäller att Millennium ersätter Orbit inför den fjärde och sista driftstarten, hösten 2026. Fram till dess kommer Orbit och Millennium att användas parallellt och integreras för att registreringar och bokningar ska kunna överföras automatiskt mellan systemen.
Uppdaterad text 21 augusti 2024

VGR saknar ett regiongemensamt it-stöd för anestesi- och intensivvård (IVA). Förvaltningarna använder olika lösningar och har kommit olika långt med digitaliseringen. Vid upphandlingen 2018 av ett nytt gemensamt it-stödet för vården hade ingen av anbudsgivarna lösningar som fullt ut levde upp till kraven på funktionalitet för IVA och anestesi.

När VGR skrev avtal om Millennium valde man därför att lägga modulerna för anestesi- och intensivvård som optioner. Det innebar möjligheten att senare kunna avropa dem, det vill säga välja till dessa moduler, efter närmare utredning och/eller efter att leverantören vidareutvecklat funktionerna.

Chefläkargruppen i VGR har gjort en riskanalys för att belysa helheten runt patienten om optionerna inte avropas. Analysen har ingått som underlag i den rekommendation som chefssamrådet för anestesi och IVA har gjort. Deras inrådan blev att avstå från optionerna och upphandla annan lösning.

Under hösten 2021 beslutade VGR att inte avropa optionerna inom tidsramen för program Millennium. Istället är beslutet att avvakta vilket innebär möjlighet att köpa till funktionalitet senare. Hösten 2022 beslutade koncernledning hälso- och sjukvård i VGR att genomföra en upphandling av it-stöd för IVA och anestesi. 

För att säkerställa en patientsäker och godtagbar lösning när Millennium införs görs viss design även för IVA- och anestesiverksamhet. Det gäller övergångar till närliggande vård, till exempel från akutmottagning och till vårdavdelning, och omfattar funktionalitet som idag hanteras i Melior.

Designarbetet inför den första driftstarten har främst fokuserat på gemensamma lösningar för de breda flödena i hälso- och sjukvården. Det innebär att funktionaliteten i Millennium är standardiserad och generisk till sin natur och att det endast gjorts ett mindre antal tillägg för specialiteter. Vid behov kommer fortsatt anpassning för enskilda specialiteter att göras genom en ordnad process.

Systemet för kunskapsstyrning, bland annat samordningsråden, kommer att vara sammanhållande för fortsättningen av detta arbete under och efter programtiden. Den nya vårdinformationsmiljön, inte minst de inbyggda beslutsstöden, kommer att kunna justeras kontinuerligt vad gäller design för respektive specialitet och för genomgående funktioner.  

Västra Götalandsregionen har valt att etablera en sammanhållen vårdinformationsmiljö genom att upphandla ett så kallat kärnsystem för hälso- och sjukvården. Målet med ett kärnsystem är att ge stöd åt en så stor del av verksamhetens processer och funktioner som möjligt. Ambitionen är att få ett flexibelt och effektivt standardsystem som ska fungera som ett nav under lång tid för en stor och diversifierad vårdorganisation. Syftet är att skapa en hållbar och modern vårdinformationsmiljö som ska göra det enklare, mer effektivt och mer patientsäkert att samverka mellan vårdgivare.

Oracle svenska AB (dåvarande Cerner Sverige AB) vann upphandlingen 2018 med sitt anbud om Millennium. Systemet består av flera olika applikationer som täcker en stor del av den önskade funktionaliteten, men kompletteras med ytterligare funktionalitet och samverkar med mer specialiserade system där så krävs. Systemet använder öppna standarder för anslutning av medicinteknisk utrustning och andra specialistsystem.

VGR:s avtal med leverantören gäller under tio år från det att implementeringen är helt genomförd (formellt sett våren 2027), med möjlighet till fyra års förlängning. Under den tiden har VGR, tillsammans med övriga kunder i Sverige och världen, möjlighet att driva på en vidareutveckling av systemet utifrån verksamhetens behov.