Regiondirektören efter återkoppling om Millennium: ”Medarbetarna fick inte rätt förutsättningar”
Nu kommer sammanställningen av medarbetarnas erfarenheter i samband med införandet av Millennium. Bilden de ger är övergripande negativ och innehåller också flera viktiga medskick till ledningen inför det fortsatta arbetet, till exempel bättre planering och tydligare beslutsprocesser.
Erfarenheter och medskick kommer från medarbetare i vården och medarbetare som aktivt deltagit i förberedelser och införandearbetet. Sammanställningen är baserad på strukturerade dialogmöten, intervjuer, inkomna skrivelser, ärenden till användarsupporten, avvikelserapporteringar och svaren från en öppen webbfråga där medarbetare har kunnat berätta anonymt om sina erfarenheter.
Rapporten ger en bild av allt som kommit fram i arbetet. Det innebär att vissa erfarenheter skiljer sig åt och kan uppfattas som motsägelsefulla. Sammanställningen delger erfarenheterna men innehåller ingen analys eller värdering.
– Det är ett omfattande material och därför har det fått ta tid att sammanställa det. Jag ser det som medarbetarnas medskick till oss i VGR:s ledning om vad vi behöver göra annorlunda nästa gång. Det ska kompletteras med den externa granskningen, men detta är medarbetarnas bild och materialet har därför stor betydelse, säger regiondirektör Håkan Sandahl.
Att styra och leda
Medarbetarna har flera medskick till det fortsatta arbetet med ett gemensamt vårdinformationssystem. Några som återkommer från flera håll är att börja i mindre skala, följa upp kritiska aktiviteter noggrannare och ha tydligare beslutsprocesser.
– Rapporten bekräftar mycket av det som framkommit när jag själv mött berörda chefer och medarbetare efter pausbeslutet. I god tid innan systemet tas i drift behöver vårdens medarbetare få förutsättningar att lära känna vårdinformationssystemet och nya arbetssätt i skarpt läge. Det är också viktigt att roller och ansvar är tydligare och det hade behövts en mer sammanhållen ledningsstruktur, säger Håkan Sandahl.
I rapporten kan man också utläsa skarp kritik mot vårdinformationssystemets användarvänlighet och utbildningsmaterial och man uttrycker behov av kompetent stöd på plats vid driftstart. Det är kritik som har varit känd sedan tidigare, men som nu bekräftats i intervjuer och dialoger. Det efterfrågas också ökad lyhördhet och bättre återkoppling från ledningsfunktioner när man hyser farhågor och lyfter problem.
– Ambitionen var, så klart, hela tiden att skapa en robust organisation och ett bra stöd för införandet. Vi gjorde bedömningen att vi var tillräckligt redo, men i ljuset av vad vi vet nu, var vi inte det. Medarbetarna fick inte rätt förutsättningar. Strukturerna fungerade inte som tänkt och det måste vi lära av. Tack vare medarbetarnas konkreta återkoppling får vi hjälp att göra det bättre nästa gång, säger Håkan Sandahl.
Det händer nu
Nu planerar VGR:s ledning nya möten med de verksamheter som berördes av införandet och medarbetare i program Millennium.
– Runt årsskiftet hade vi många öppna och ärliga samtal som jag tog starkt intryck av och nu är det viktigt att följa upp dem, bekräftar Håkan Sandahl. Nästa vecka kommer KPMG att presentera sin granskning för regionstyrelsen. Då faller ytterligare en bit på plats i den helhetsbild vi behöver för att komma vidare.
Just nu arbetar VGR också med att definiera möjliga handlingsalternativ.
– Det är helt avgörande att komma vidare med att skapa en mer samlad, regional hälso- och sjukvård. Ett gemensamt vårdinformationssystem ger oss möjlighet till det, men införandet – oaktat vägval – kommer att se annorlunda ut nästa gång, säger Håkan Sandahl.
Läs mer: Medarbetares erfarenheter en viktig pusselbit om Millennium och införandeprocessen
Medarbetarnas medskick till ledningen – ett urval
- Vikten av att planera införandet bättre, och att göra det i mindre skala än i höstas.
- Det behövs mer planering och striktare uppföljning med täta avstämningar utifrån flera olika perspektiv, inte minst inför beslut.
- Beslutsprocesser behöver bli tydligare och vara transparent för alla inblandade.
- Ledningen bör vara mer lyhörda för medarbetares erfarenheter.
- Det behövs goda förutsättningarna att driva och leda förändringsarbetet.
- Medarbetare behöver få förutsättning att lära känna vårdinformationssystemet och de nya arbetssätten i god tid innan det sätts i drift.
- Det är viktigt med bra utbildning och att det finns kompetent stöd på plats vid driftstart.
- Vårdinformationssystemet behöver vara användarvänligt och designat efter verksamheters behov.
- Patientsäkerheten är viktig.