Internt arbete med samordning vårdinformationssystem
Just nu pågår ett intensivt arbete inom VGR med att samla in erfarenheter och dra lärdomar av införandet av Millennium som pausades efter bara några dagar i höstas. ”Vi måste både ta hand om det som är kritiskt här och nu och tänka strategiskt och långsiktigt”, säger en av dem som leder arbetet med sikte på vad som ska bli vägen framåt.
En särskild samordningsgrupp arbetar sedan i slutet av december med att omhänderta det kritiska läget på kort sikt och hålla samman det pågående arbetet med interna utvärderingar, erfarenhetsinsamlingar och risk- och konsekvensanalyser efter det pausade införandet. Resultaten av erfarenhetsinsamlingen sammanställs och analyseras och kommer, tillsammans med den externa granskningen som KPMG AB genomför, att utgöra underlag inför framtida beslut om gemensamt vårdinformationssystem.
Högt tempo och korta beslutsvägar
Arbetet görs på uppdrag av hälso- och sjukvårdsutvecklingsdirektör Karin Looström Muth och bemannas av medarbetare från Koncernkontoret och berörda förvaltningar. Gruppen träffas tre gånger i veckan och använder sig av stabsmetodik för att hålla högt tempo och ha korta beslutsvägar. Mellan mötena pågår mycket av det praktiska arbetet, och involverar många medarbetare och chefer.
I slutänden ska arbetet bidra till att säkerställa att VGR har ett adekvat vårdinformationssystem och att det finns processer för ett hållbart och ordnat införande. Anders Kullbratt, biträdande sjukhusdirektör och utvecklingschef i NU-sjukvården, och Per Albertsson, operativ chef på Sahlgrenska Universitetssjukhuset, är beslutsfattare i arbetsgruppen.
Varför kan vi inte fortsätta med dagens olika journalsystem?
– Många av de system vi använder idag har en begränsad livslängd och de kan inte kommunicera med varandra. Det påverkar både patientsäkerhet och vårdprocesser, liksom arbetsmiljö och effektivitet negativt, säger Anders Kullbratt.
Vad lägger ni i begreppet adekvat vårdinformationssystem som det står i uppdragsbeskrivningen?
– Det innehåller flera delar – som journaldokumentation, beslutsstöd och läkemedelsinformation för att nämna några. Det ska också vara användarvänligt och anpassningsbart så att det skapar värde och möjlighet att lägga mer tid på patienterna, säger Per Albertsson.
– I ett adekvat vårdinformationssystem genereras och dokumenteras nödvändig information säkert och så automatiserat som möjligt, säger Anders Kullbratt. Och informationen blir snabbt tillgänglig, många gånger i realtid, för både vårdgivare och patienter. Ett sådant system stjäl inte värdefull tid från vårdens medarbetare - som är vår mest värdefulla och kritiska resurs. Ett adekvat vårdinformationssystem ska också bidra till en sammanhållen hälso- och sjukvård som underlättar för patienter att vara delaktiga i sin vård och hälsa.
Kan ni konkretisera hur samordningsgruppens ska bidra till detta?
– En viktig del är att ta fram underlag för vägval inför framtida beslut utifrån olika perspektiv, säger Per Albertsson.
– Vi ska också se till att medarbetarnas erfarenheter tas till vara och att förvaltningarna får stöd i att möta medarbetarnas behov inför framtida införanden. Det är viktigt att vi har arbetssätt där vi samverkar och har dialog och att se till att kommunikationen är samlad och transparent, säger Anders Kullbratt.
Många utmaningar att ta hänsyn till
Vad skulle ni säga är de stora utmaningarna i arbetet – för samordningsgruppen, men också ur ett individuellt perspektiv?
– Det är så många dimensioner att ta hänsyn till. Både det rent tekniska och vad som är möjligt tidsmässigt, med tanke på att våra befintliga system är för gamla. Sedan har vi förtroendekrisen och de ekonomiska och juridiska aspekterna, säger Per Albertsson.
Anders Kullbratt lyfter utmaningen i att medarbetares och chefers tid och engagemang för att ta fram ett samlat och gemensamt vårdinformationssystem inte betalade sig.
– Förväntningarna var stora, men allt eftersom arbetet närmade sig driftsättning vittnade allt fler om att exempelvis utbildningarna inte levde upp till behoven. Oron för att vi inte var redo växte, både när det gällde de tekniska delarna och hur förberedda enskilda medarbetare upplevde sig vara.
– När det stora engagemanget för att göra något gott blev precis tvärtom ersattes det av stor besvikelse och minskat förtroende. Oavsett vad vi gör nu och vilket system vi kommer att behöva införa så har vi en ordentlig uppförsbacke, säger Anders Kullbratt.
Behov av nystart
Anders Kullbratt framhåller att de förändringar VGR står inför måste få ta tid och att processen behöver vara öppen och transparent för att skapa trygghet.
– Det finns ingen snabb lösning, utan detta är ett långsiktigt arbete som behöver möta många olika intressen med stor respekt. Det handlar förstås om medarbetare och invånare, men vi behöver också ta hänsyn till ekonomin och se till att våra samlade resurser används klokt och patientsäkert.
– Det är också viktigt att komma ihåg att det tekniska systemet bara är en del. Det handlar lika mycket om att fortsätta utveckla och förbättra arbetssätt och samverkan mellan såväl professioner som olika huvudmän. Ett system innefattar både människor, organisation och teknik och alla aspekter är lika viktiga, säger Anders Kullbratt.