Intensivt arbete under året med designen av Millennium
Steg för steg faller bitarna på plats och Millennium tar form som nytt vårdinformationssystem i Västra Götaland. Inom programmet Millennium är det stort fokus på att få klart den design av systemet som måste vara på plats inför den första etappen, hösten 2024.
Det är ett intensivt och rätt tidspressat uppdrag att bli klara med allt från enskilda detaljer till hela arbetsflöden. Millennium ska ersätta bland annat journalsystemen Melior och AsynjaVisph och det patientadministrativa systemet Elvis. Arbetet med att översätta och anpassa systemet till svensk hälso- och sjukvård inleddes våren 2020 och har tagit betydligt längre tid än vad som då bedömdes.
Tidplanen för införandet har skjutits fram flera gånger, men nu närmar sig den första driftstarten hösten 2024. Sedan hösten 2022 arbetar programmet delvis enligt ett nytt koncept som innebär effektivare arbetssätt och tydliga delmål. Verksamhetsexperter är som tidigare delaktiga i arbetet genom att ge input till och godkänna den design som tas fram i de olika arbetsströmmarna.
- Det är ett jättestort arbete som vi lägger ner vår själ i för att det ska bli bra för dem som ska jobba i systemet och för patienterna, säger Malin Svensson som är processledare för arbetsström patientadministration, tidbok och remisser.
Digitalt istället för papperslappar
Arbetsströmmen hanterar arbetsflöden för tidsbokning av patienter, kallelser inför besök, schemahantering av personal och bokningsdelen av remissprocessen mellan olika delar av vården. När det amerikanska systemet Millennium ska göras till en svensk version krävs anpassningar av systemet med bland annat remisshantering och olika slags besök.
- Det kommer att bli en hel del förändringar i hur vi arbetar och hur vi kan ta tillvara våra olika yrkesrollers kompetens på bästa sätt, säger Malin Svensson som i grunden är medicinsk sekreterare. Millennium blir ett verktyg som gör arbetet säkrare vad gäller patientadministrationen. Jag ser verkligen fram emot att allt blir digitalt. Äntligen kan vi komma bort från handskrivna lappar!
Andra exempel på komplexa arbetsflöden med många berörda professioner finns i arbetsström primärvård, som omfattar bland annat vård- och jourcentraler, barnhälsovård, habilitering, rehab- och ungdomsmottagningar samt huvudansvar för designen av remissflödet. Gruppen siktar på att bli klar med det som måste vara på plats till etapp 1 för att sedan jobba vidare inför etapp 2 med design för verksamhet som först då går över till Millennium. Martina Sjöqvist och Marika Bertilsson är båda konfigurationsanalytiker i arbetsströmmen.
- Vi har varit med länge men det är först nu som man börjar se helheten och bättre förstår hur allt hänger ihop, säger Martina Sjöqvist. Det viktigaste, som jag ser det, är att informationen kommer att vara mer strukturerad i Millennium och att medarbetare direkt kommer att ha tillgång till den information man behöver.
- Realtidsdokumentation blir en förändring för många men också en av de främsta fördelarna med systemet, säger Marika Bertilsson. Vi kommer att kunna följa patienten mycket enklare.
Exempel på färdig design redan nu
Designlösningar har börjat visas som del av det nya arbetssättet från i höstas, främst inom programmet Millennium. Senare under 2023 och framåt kommer liknande demonstrationer att vara tillgängliga för alla intresserade. Mer information kommer så snart detta är planerat.
Redan nu finns ett flertal filmer som visar hur Millennium fungerar och hur några olika områden inom hälso- och sjukvården kommer att använda systemet i det dagliga arbetet för bland annat journalföring och beslutsstöd. Se länk nedan till Forum Millennium. Inom kort kommer en ytterligare nyhet om designarbetet här på Vårdskiftet, med exempel på funktionalitet och arbetsflöden inom några specifika områden.
Läs mer
Så går designarbetet till
Forum Millennium
Tidplan för införandet