Spåra transport av laboratorieprover

Det är alltid avsändaren som är ansvarig för denna typ av transporter:

• Avsändare ansvarar för att laboratorieprovet hamnar i rätt transportlåda, på rätt sätt och i rätt tid och att transportlådan står på rätt ställe.
• Transportören ansvarar för att transportlådan transporteras på rätt sätt, till rätt ställe, i rätt tid.
• Mottagaren ansvarar för att hämta upp transportlådan på rätt ställe, packa upp proverna för analys, tömma transportlådan och återföra den till transportsystemet på rätt sätt. 

Blir det fel i transportkedjan måste provet ändå komma fram till rätt ställe, på rätt sätt och i rätt tid. Även om det alltid är avsändaren som är ansvarig för transport av laboratorieprover är uppföljning av transporten ett gemensamt ansvar för avsändare, transportör och mottagare.

VGR har infört ett spårbarhetssystem för transportlådorna som används för laboratorieprover. Systemet innebär att på alla upphämtningsplatser, på alla transportlådor och på alla avlämningsplatser finns en unik QR-kod. Transportören, som är kopplad till en transporttur, skannar en etikett på transportlådorna vid upphämtning och avlastning. På så sätt kan man i systemet se var, när och av vilken tur en transportlåda är upphämtad och avlämnad. Systemet spårar alltså transportlådor men inte de enskilda proverna i lådorna.

Så fungerar spårning av transportlådor

Den som skickar prover ska kontakta det mottagande laboratoriet, följa de aktuella transportrutinerna och säkerställa att de finns med på en transporttur så att deras prover hämtas upp. Transportören märker upphämtningsplatsen med en QR-kod.

1. När proverna ska skickas med en transporttur placerar avsändaren proverna i en transportlåda enligt anvisningar. Transportlådan ska vara avsedd för transport till aktuell mottagare och märkt med mottagarens adress. Transportlådan måste ha en QR-kod (från L-serien). Om en QR-kod saknas ska man kontakta regiontransport som kan hjälpa till. (kontaktuppgifter via länk nedan).
2. Avsändaren placerar lådan på överenskommen upphämtningsplats.
3. När den aktuella transportturen kommer till upphämtningsplatsen skannar transportören QR-koden på upphämtningsplatsen, registrerar avlämningsplats (står på lådan), skannar QR-koden på lådan och lastar på budbilen.
4. Transportören fortsätter sin tur och hämtar upp fler transportlådor. Ibland lastas alla transportlådor som ska till samma ställe på en vagn. Då registreras transportlådorna på vagnen och fortsättningsvis behöver endast QR-koden på vagnen skannas för att alla lådor ska registreras. Tidigare förekom det ompackning och sampackning av transportlådorna men det är förbjudet och sker inte idag.
5. Framme vid laboratoriet läser transportören av vilka lådor som ska lämnas, lastar av dem och placerar dem på avlämningsplatsen. QR-koden på avlämningsplatsen skannas och QR-koderna på de avlastade lådorna skannas.

Så kan spårning av transportlådor användas

Systemet är tänkt att vara tillgängligt för transportören och för provmottagningarna. Båda kan logga in i systemet och se vad som är upphämtat och på väg till vilket laboratorium, följa upp upphämtningar och avlämningar för en eller flera transportturer eller se om något inte har lämnats av som det borde. Saknar provmottagaren inloggning till systemet kontaktas regiontransport, som kan ge instruktioner och inloggningsuppgifter. Kontaktuppgifter till regiontransport finns i länken nedan). Om avsändaren behöver kontrollera något gällande transporten kontaktas det aktuella laboratoriet som vid behov kan söka transportlådan i systemet.

Ytterligare information om transporter av laboratorieprover lämnas av respektive laboratorium eller av VGR:s regiontransport.

Mer information om regiontransport (Regionservice servicewebb)