Genomförandefas

• Beskriva bakgrund, syfte, mål och skapa ett team
• Nuläge, önskat läge och gap

Regionala aktiviteter:

Hur uppstartsarbetet ser ut i ett processteam kan självklart variera. Regionala processteam inom kunskapsstyrning har vanligtvis lagt runt två-tre heldagsmöten för det inledande arbetet med att skapa ett team, identifiera nuläge, önskat läge och gapen där emellan.

Fokus att beskriva bakgrund, syfte, mål och skapa ett team

Inför teamets första möte är det bra om deltagarna tar del av bakgrundsmaterial samt intervjuar patienter och närstående med erfarenhet inom berört område. Fokus är frågan ”Vad är viktigt för dig?”. Det är också en fördel om deltagarna tar del av Lärplattformens utbildningar i förbättringskunskap och kvalitetsdriven verksamhetsutveckling.

Förslag på innehåll vid uppstart:

• Presentation av systemet för kunskapsstyrning (för team med sådant uppdrag)
• Teamets roller och förväntningar
• Beskrivning av bakgrund och uppdrag
• Presentation basdata kring patientgruppen
• Patient och närståendes perspektiv och berättelser – vad är viktigt för dig?
• Kommunikation och förankring – teamets arbetssätt

Nuläge och gap

Deltagarna får i uppdrag att förbereda en presentation av respektive verksamhets aktuella situation och arbetssätt till nulägeskartläggningen. Därefter arbetar teamet med att sammanställa en regional nulägeskartläggning genom inhämtade data om patientgruppen, patientberättelserna samt information och kunskap från de lokala processerna.

• Mall för nulägeskartläggning

Nulägeskartläggningen kan behöva förtydligas med en kartläggning av befintliga patientprocesser för att få en tydlig bild av patientens väg genom vården samt organisation och arbetssätt.

Önskat läge: Finns det ett framtaget kunskapsstöd som ett vårdförlopp eller vårdprogram, där ett önskat läge beskrivits genom en patientprocess och organisationsupplägg, kan gapanalys genomföras direkt.

Om ett önskat läge inte är definierat från start behöver detta tas fram. Det görs genom att beskriva vilka mål som finns utifrån patientupplevd kvalité, kliniskt utfall och kostnad. ”Hur ska en process för patienten se ut - vad vill vi uppnå?”.

Användbara verktyg i detta steg är Sambandskartan och PDSA med förbättringsmodellen.

• Sambandskartan
• God Vård - SNACK
• Beskrivning av PDSA

Gapanalys: I gapanalysen jämförs nuläget med det önskade läget och skillnaderna, gapen, identifieras och beskrivs. Lokal erfarenhet, kunskap och information, tillsammans med inhämtade data om patientgruppen, lyfts in i det regionala arbetet och en konsekvensbeskrivning kopplas till gapanalysen.

• Mall gap-analys generell
• Mall gap-analys vårdförlopp

Lokala aktiviteter:

Deltagarna genomför de förberedelser som behövs inför uppstart och nulägeskartläggning. Alla medlemmar i processteamet förankrar löpande arbetet lokalt, arbetar på hemmaplan med att brygga över både regionalt och lokalt samt initierar arbetet med det lokala förbättringsarbetet. Detta arbetssätt med att befrukta det regionala och lokala arbetet med varandra ger bra input i arbetet och hjälper till med att stödja både den regionala och lokala implementeringen

 Under hela arbetsprocessen är det viktigt och centralt att kommunikation, information, förankring samt planering av genomförandet sker. För att säkerställa möjligheterna till det är det bra att både veta vilka som berörs av arbetet och hur på vilket sätt förankring och kommunikation sker. Genomför därför en enkel intressentanalys och använd gärna den framtagna mallen för att lägga in viktiga kontaktuppgifter i.

• Förankring och kommunikationsplan
• Mall kontaktuppgifter teamet har externt

• Identifiera och beskriv vilka områden som behöver förbättras inom vårdprocessen (målområden)
• Identifiera och beskriv vilka åtgärder som behöver utföras för att komma fram till målet
• Förankra resultatet
• Lokala gapanalyser och införandeplaner

Regionala aktiviteter

Genom att studera gapen mellan nuläget och det önskade läget framträder de områden som har behov av förbättring, det kan vara till exempel korta väntetider till behandling, snabbare remissprocess eller kunskapshöjande insatser till patienter och medarbetare. Tänk även på Försäkringsmedicinska aspekter samt vad som är viktigt ur patientens perspektiv, exempelvis Patientkontrakt.

Om Sambandskartan har använts hjälper den till att belysa vilka områden som är mest angelägna att fokusera på. Det kan vara många förbättringsområden och en prioritering kan behövas. Inom kunskapsstyrningen är riktmärket att fokusera på 3–5 förbättringsområden åt gången. Begränsningen är nödvändig för att kunna arbeta hållbart och effektivt – det är svårt att genomföra och ha fokus på många olika förbättringsarbeten samtidigt. Det betyder inte att de förbättringsområden som hamnar längre ner på listan förkastas, utan kan arbetas med när de mer prioriterade områdena är omhändertagna.

I prioriteringen kan utgångspunkten vara vad som ger mest nytta för patienten, vad som minskar risker eller leder till bättre organisation och tidsbesparing. Det går också att prioritera med hjälp av en prioriteringsmatris, som förtydligar vad som är lätt alternativt svårt att åtgärda eller ger liten eller stor effekt.

• Mall prioriteringsmatris

För varje förbättringsområde tas ett antal åtgärder fram som syftar till att uppnå målen. De behöver vara mätbara och säkerställa att alla relevanta perspektiv inom God vård beaktas. Exempel på åtgärder kan vara att ta fram utbildningar och informationsmaterial, förändrade arbetssätt, arbetstider eller vårdprocesser.

Förankring av den sammanställda gapanalysen:  när dokumentmallen för gapanalys (som innehåller rubriker för nuläge, förbättringsområden, konsekvensbeskrivning med mera) är sammanställd, förs en dialog med berörda samordningsråd. Om det är ett personcentrerat och sammanhållet vårdförlopp går det därefter till gruppen för införandeansvariga av vårdförlopp, via kunskapsstyrningens funktionsbrevlåda.

• Kontaktuppgifter kunskapsstyrningen: kunskapsstyrning@vgregion.se

Gapanalysen används därefter som underlag för kommunikation med verksamheter inför deras implementeringsarbete. Den fungerar också som en plan för processteamets fortsatta arbete.

Lokala aktiviteter:

På lokal nivå är processteamets medlemmar aktiva i att förankra det regionala arbetet. Den regionala gapanalysen behöver tas om hand på lokal nivå så att de för verksamheten lokala gapen blir tydliga. Utifrån det görs lokala införandeplaner baserat på just de förbättringsområden och åtgärder som aktuella där. Därefter kan det lokala förbättringsarbetet initieras.  

• Indikatorer (mätetal) för att följa processen och resultatet tas fram
• Data som ska följas kvalitetssäkras

Regionala aktiviteter

Indikatorer är mätetal som används i den nya processen för att följa utvecklingen och säkerställa att förändringen blir en förbättring. Indikatorerna kan visa om processen och det åtgärder som görs når de mål som eftersträvas. Det kan till exempel handla om att kunna följa att remissprocessen blir kortare, tid till diagnos eller andra för processen viktiga delar.

För att ta fram relevanta och korrekta indikatorer behövs stöd och hjälp från de funktioner som arbetar med in- och utdata. För regionala processteam med stöd från koncernkontoret är det avdelning Regional vårdanalys (RVA) samt Informatik och standardisering (IoS).  Samverkan är viktig kring detta arbete så att det blir tydligt exakt vad det är (vilken indikator) som ska följas och hur arbetet med att ”mata in” ska ske.  

• Standardpresentation data och analysstöd och indikatorer
• Regional vårdanalys på intranätet
  Kontaktuppgifter: erik.helmfridson@vgregion.se
  
  
• Presentation - informatik i RPT arbete
• Informatik och standardisering på intranätet
  Kontaktuppgifter: informatik@vgregion.se

Lokala aktiviteter

Processteamets medlemmar arbetar tillsammans med de funktioner i verksamheten som är ansvariga för in- och utdata. Den lokala in- och utdatafunktionen samarbetar också med den regionala stödfunktionen i framtagandet och kvalitetssäkringen av data

• Ta fram eller uppdatera patientinformation eller patient- och närståendeutbildning
• Ta fram utbildningar och skapa informationsmaterial eller tillfällen för vårdpersonal
• Styrande dokument kan behöva revideras, tas fram eller utmönstras

Kunskapsstöd kan behövas för att stärka den nya vårdprocessen och skapa underlag för förändrade arbetssätt. Det handlar det om att ge patienterna och närstående förutsättningar att medverka i den egna vården (vad kan jag som patient göra för min hälsa) men också att kunna vara förbered och insatt i den vårdprocess som patienten befinner sig i.

Regionala aktiviteter

Processteamet bör inventera den patientinformation och patient- och närståendeutbildning som finns och vid behov uppdatera, revidera eller ta fram nytt. Exempel på patientens kunskapsstöd kan vara patientkontrakt, min vårdplan och informationsbroschyrer. Det ska vara regiongemensamt och, om vid behov, ha med utrymme för förvaltningsspecifika olikheter. Tänk på att det ska utgå från vad som är viktigt för patient och närstående och för att ta reda på vad det är kan fler patienter och närståendes synpunkter behöva hämtas in.

Kunskapsstöd till vårdpersonal syftar till att säkerställa att den process som tagit fram omsätts i mötet med patienter och närstående. De ligger till grund för beslut om bemanning och organisation men också för det praktiska, kliniska arbetet. Om det inom det aktuella området finns befintliga och adekvata kunskapsstöd, till exempel Nationellt Klinisk Kunskapsstöd, styrande dokument eller beslutsstöd i Millennium, kan de behöva få regionala tillägg, uppdateras eller revideras.   

Om det finns behov av att ta fram nya kunskapsstöd i form av styrande dokument (Regional medicinsk riktlinje eller rutin) så skapas det utifrån den beslutade regionala processen för styrande dokument. Det finns mallar och rutin för hur detta arbete ska genomföras.  

• Medicinsk redaktion på Vårdgivarwebben
• Kontaktuppgifter: medicinsk.redaktion@vgregion.se
• Rutin för framtagande av styrande dokument

Lokala aktiviteter

Medlemmar i processteamet inventerar de befintliga kunskapsstöd som finns lokalt för patienter, närstående och vårdpersonal. Det är utgångspunkten för att skapa regiongemensamt material. I takt med att det regionala arbetet växer fram fasas det lokala materialet som inte längre behövs ut.

• Processteamet arbetar med de eventuella regiongemensamma arbetsuppgifter som identifierats
• Lokalt arbete med att genomföra förbättringsåtgärderna genomförs

Genomförande av planerade åtgärder kan mycket väl startas parallellt med arbetet kring indikatorer och kunskapsstöd. En del aktiviteter är kanske avhängiga på att det har tagits fram utbildningsmaterial eller liknande, men en del förbättringsarbeten kan inledas och genomföras mycket tidigare.

Regionala aktiviteter

Processteamet kan ha identifierat regiongemensamma förbättringsområden och åtgärder som faller inom deras uppdrag att genomföra. Det arbetet sker nu.

Det kan vara lämpligt att arbeta med tester i mindre skala, piloter, för att dra lärdom och sedan skala upp till fler verksamheter. Då tas det med fördel ett gemensamt beslut om var det kan var gynnsamt att starta piloter. Processteamet följer utvecklingen av piloterna och bidrar till det regiongemensamma lärandet.

Det är hela tiden växelverkan mellan det regionala och lokala arbetet som bidrar till utveckling och lärande.

Lokala aktiviteter

Det är på klinikerna i vardagen som värdet skapas för patienterna och det är förändring kan behöva ske. Baserat på den lokala gapanalysen och i linje med införandeplan arbetas det nu med olika förbättringsarbeten. Erfarenheter utbyts genom det regionala processteamet och växelverkan mellan nivåerna befruktar arbetet, ger bra input och stödjer både den regionala och lokala implementeringen.