Uppstart och avslut

Översikt
Behörigheter
Gallringsrutin
Checklista vid uppstart
Forskning
Avsluta enhet

Översikt

I 1177 formulärhantering kan vårdpersonal skicka ett eller flera formulär till en eller flera patienter/mottagare genom att ange deras personnummer. Det är också möjligt att dela en länk till ett formulär. Länken kan delas till mottagaren i ett sms som skickas via Outlook (e-post), eller delas på andra sätt, till exempel via en kallelse.

Det går även att använda tjänsten i ett flöde med andra tjänster, till exempel för att guida mottagaren vid tidbokning. I vissa fall kan tjänsten även användas vid forskning (men för forskningsformulär hänvisas i första hand  till esMaker eller annan tjänst som förmedlas via din institution).

Enhetschef/verksamhetschef behöver vara delaktig i beslutet att börja använda 1177 formulärhantering vid sin enhet/verksamhet. De flesta förvaltningar har en kontaktperson för tjänsten. Börja med att stämma av verksamhetens önskemål med din förvaltnings kontaktperson, se sidan Kontaktpersoner.

Om det fungerar att använda befintliga formulär (se sidan Formulär för vilka som finns att tillgå just nu) så går det ofta snabbt att komma igång med tjänsten. Ska ett nytt formulär skapas så kan i vissa fall förvaltningens kontaktperson hjälpa till. I överenskommelse med den regionala förvaltningen kan eventuellt den enskilda verksamheten själva skapa ett första utkast av formuläret.

Enheten behöver ha rutiner för att gallra (ta bort) formulär. Formulär som skickas via Utskick gallras aldrig automatiskt.

På sidan Manualer/utbildning/support finns information riktad till vårdpersonal om hur tjänsten fungerar.

Observera att formulär behöver vara kopplade till en specifik enhet. Det kan vara en "Vårdenhet" i HSA-katalogen/KiV eller en av dess kopplade underenheter. Läs mer under Om inloggning, enheter, verksamheter och vårdmedarbetaruppdrag.

Behörigheter

För att en medarbetare ska kunna logga in i tjänsten krävs två saker:

1. Medarbetaren har fått vårdmedarbetaruppdrag (VMU) VOB SJF (Vård och behandling, Sammanhållen journalföring) vid aktuell verksamhet (verksamhetsområde).
2. Den regionala förvaltningen/koncernkontoret har delat ut behörigheter till vyerna Utskick och Uppföljning i 1177 formulärhantering till verksamheten.

Efter att tjänsten införts vid en verksamhet så har alla med vårdmedarbetaruppdrag vid verksamheten/verksamhetsområdet möjlighet att både skicka formulär och läsa de formulärsvar som är knutna till enheter inom verksamheten.

Vårdmedarbetaruppdrag VOB SJF

Vårdmedarbetaruppdrag VOB SJF beställs i behörighetsbeställningsportalen av verksamhetsassistent/LITA, chef eller motsvarande:

• Behörighetsbeställningsportalen (beh.vgregion.se)
• Instruktion för beställning vårdmedarbetaruppdrag BEH 2.0

När en medarbetare avslutar sin anställning vid en verksamhet så ska vårdmedarbetaruppdraget avslutas. Även detta görs i behörighetsbeställningsportalen (se instruktionen).

Behörigheterna Utskick och Uppföljning i 1177 formulärhantering

Det finns två behörigheter för vårdpersonal:

1. Utskick
2. Uppföljning

Dessa delas ut av den regionala förvaltningen/koncernkontoret i samråd med berörd verksamhetschef när tjänsten först börjar användas vid verksamheten. Detta görs alltså bara vid ett enda tillfälle: vid uppstart av tjänsten vid verksamheten.

När aktuell personal fått både vårdmedarbetaruppdrag VOB SJF samt behörigheter till Utskick och Uppföljning kan medarbetaren logga in i och börja använda tjänsten.

Om medarbetaren inte kan logga in tjänsten men har kollegor inom verksamheten som kan göra det, så beror det sannolikt på att hen inte har fått vårdmedarbetaruppdrag VOB SJF vid verksamheten. Chef/LITA eller motsvarande behöver då beställa VOB SJF.

Behörighet till Design ges inte till vårdpersonal. Nya formulär skapas av den regionala förvaltningen, av den lokala förvaltningens kontaktperson eller av kontaktpersonen utsedda personer. Formulär skapas alltid i samråd med den regionala förvaltningen/koncernkontoret.

Om inloggning, enheter, verksamheter och vårdmedarbetaruppdrag

Ett formulär kopplas alltid till en specifik enhet.

Behörigheten i tjänsten styrs däremot av vårdmedarbetaruppdraget som är kopplat till en verksamhet.

För vårdcentraler är enhet och verksamhet ofta samma sak. Sjukhus har däremot ofta verksamheter med kopplade (under)enheter. Det innebär att personal på sjukhus ofta har behörighet att hantera formulär för de enheter som ingår i verksamheten.

Om en medarbetare har vårdmedarbetaruppdrag vid flera verksamheter får hen vid inloggning först välja med vilket vårdmedarbetaruppdrag (vilken verksamhet) man vill logga in.

Om verksamheten har kopplade (under)enheter får man den första gången man loggar in välja önskad enhet i en rullgardinsmeny.

Gallringsrutin

Varje enhet/verksamhet behöver etablera en gallringsrutin, detta då inkomna formulärsvar måste gallras (tas bort) regelbundet, gärna så snart som möjligt men senast inom cirka ett år. Verksamheten bestämmer själv vilken rutin som passar den egna verksamheten.

En möjlig gallringsrutin kan vara att en utsedd person en gång per år gallrar formulär som har ett skapad-t.o.m.-datum som är äldre än tre månader. 

Praktisk information:

• Läs Gallra (ta bort) formulärsvar i Manual Uppföljning.
• Se instruktionsfilm Gallra formulär på sidan Utbildning.

Om formulärsvaren ska användas i forskning så måste formulärsvaren exporteras innan gallringen sker.

Checklista vid uppstart

• Enheten har bestämt vilket/vilka formulär man vill använda.
  • Vill enheten använda ett eget lokalt formulär så är design och funktion avstämda med den regionala förvaltningen innan det börjar användas.
  • Den regionala förvaltningen stödjer förvaltningars kontaktpersoner för 1177 formulärhantering att skapa formulär, och skapar formulär för förvaltningar och verksamheter som inte har egna kontaktpersoner.
• Önskan om att börja använda 1177 formulärhantering är avstämd med enhetschef, samt (om sådan finns) verksamhetschef.
• Önskan om att börja använda 1177 formulärhantering är avstämd med förvaltningens kontaktperson.
• Det finns minst två personer vid enheten som kan hjälpa till att hantera tjänsten och formulären.
  • Personerna måste inte vara behandlare. Eventuellt kan personer från olika enheter hjälpas åt (eventuellt kan vårdmedarbetaruppdrag behöva delas ut, se nedan).
• Vårdmedarbetaruppdrag VOB SJF har beställts i behörighetsbeställningsportalen för de medarbetare som ska använda tjänsten.
• Personal tagit del av utbildning i hur tjänsten fungerar.
• Enheten har bestämt en gallringsrutin.

Forskning

Forskare hänvisas i första hand till andra tjänster, till exempel esMaker.

Undantag kan göras om det finns särskilda skäl (t.ex. om formulären används kliniskt eller i samverkan med andra 1177-tjänster).

Om forskare inte själva är vårdpersonal så behöver forskaren etablera ett samarbete med en verksamhet för att via denna förmedla formuläret. Notera att ett sådant upplägg endast görs i undantagsfall. En möjlig lösning är då att man skapar en länk till formuläret som forskaren sedan kan förmedla till respondenter. Personal vid vårdenheten kan också göra utskick till specifika personer (på personnummer) men notera att man inte får skapa ett inkorgsmeddelande i 1177 för annat än vårdrelaterade ärenden. På sidan Beslut och riktlinjer kan du läsa mer om riktlinjer för att använda 1177 inkorg.

Notera att respondenten behöver e-legitimation för att kunna besvara formuläret och att det inte går att vara anonym. Formuläret ligger i gränssnittet för 1177 och det går inte att ändra bakgrundsfärger eller dylikt.

Avsluta enhet

Följ dessa steg när en enhet ska avslutas:

• Vid behov, exportera samtliga formulärsvar.
  • Görs i Uppföljning av behörig vårdpersonal.
• Säkerställ att samtliga formulärsvar är gallrade (raderade)
  • Görs i Uppföljning av behörig vårdpersonal.
• Meddela den regionala förvaltningen att formulärsvaren är gallrade och att enheten ska avslutas.
  • Den regionala förvaltningen tar bort behörigheterna för enheten (om den inte ingår i en verksamhet där det finns andra enheter som använder tjänsten).