Hantering av patientdata

All text från chatt och textmeddelanden samt bifogade bilder och filer lagras i Vård och hälsa och är tillgängliga för både patienter och medarbetare i efterhand. Genomförda videosamtal lagras inte.  

VGR håller på att utarbeta regelverk och rutiner för hur informationen som lagras ska hanteras. Arbetet leds av program Patientportalen på Koncernkontoret och sker i nära samverkan med jurister och leverantör.  

Grundprincipen är gemensam åtkomst för alla medarbetare hos samma vårdgivare 

Grundprincipen är att alla användare som arbetar hos en vårdgivare har åtkomst till den information som skapas hos vårdgivaren. Till exempel räknas hela VGR som en och samma vårdgivare. Medarbetares alla aktiviteter loggas i systemet.  

Genom att klicka på “alla besök” i invånarprofilen kan medarbetare se vilka mottagningar som invånaren varit i kontakt med innan aktuellt besök. För att komma åt chatthistorik och textmeddelanden från ett tidigare besök krävs att medarbetaren aktivt klickar på besöket.  

Dold enhet

Det finns möjlighet att sätta upp vissa enheter som dolda i Vård och Hälsa. Då syns inte besök eller information från besök, för medarbetare inom övriga enheter.  

För dolda enheter följer fler begränsningar. De kan inte lämna över besök till vårdpersonal hos en annan mottagning och kan inte genomföra konsultbesök med en annan mottagning eller eskalera patienter mellan enheter i tjänsten Sök vård. 

Funktionen dold enhet kommer fungera fram tills Millenium införs, därefter kommer plattformen följa de krav som ställs i Millennium. 

Dokumentationen sker som tidigare i patientens journal  

Medarbetare ska inte dokumentera någon information i Vård och hälsa utan ska journalföra det som är relevant från chatten till patientens journal.  Rutiner för journalföring påverkas inte av bytet från dagens system för digitala vårdmöten till Vård och hälsa 

Eventuella bilder som skickas i chatten ska läggas in i det bildlagringssystem som verksamheten använder. För att kunna göra det behöver medarbetaren ladda ner bilden till sin dator där den automatiskt sparas under ”Hämtade filer”. Efter att bilden förts över till bildlagringssystemet ska medarbetaren radera bilden lokalt från sin dator.  

Lathund för att spara ned bilder och filer till bildlagringssystem

Lagring och gallring av information

Inera påbörjade i maj 2023 en utredning för att utarbeta gemensamma tidsfrister för gallring av personuppgifter i sina tjänster. VGR kommer att följa Ineras arbete och resultatet kommer att vara vägledande för beslut om gallring/lagring av textmeddelanden och chatt i Vård och hälsa. 

Alla aktiviteter loggas

Alla medarbetares aktiviteter i Vård och hälsa loggas i enlighet med lagstiftningen. VGR tar fram en rutin för granskning av loggarna och planerar att publicera den inom kort. 

Spärr och åtkomst  

Användningen av tjänsterna i Vård och hälsa följer lagstiftningen om logg och yttre spärr. Arbete fortsätter kring lösning av inre spärr som förväntas vara färdigt under hösten. I övrigt kommer spärr och åtkomst att följa de krav som Millennium kommer att ställa. Program patientportalen för tillsammans med jurister och program Millennium dialog med leverantören om regelverk och rutiner.   

Spärr av information i textmeddelanden och chatt 

Arbete fortsätter kring lösning av inre spärr som förväntas vara färdigt under hösten.

Innehållet i texten på den här sidan har tagits fram i samverkan med VGR:s jurister.