Metod för dialogmöten

Definiera syftet med mötet tydligt. Vad är målet? Vilka ämnen ska diskuteras? Vem behöver vara närvarande?

Att tänka på vid val av deltagare

Det är inte säkert att alla ska bjudas in till alla möten. Olika målgrupper har olika drivkrafter och behov. Det är inte alltid teaterföreningen och bluesarrangören har samma behov som hembygdsföreningen eller byalaget. Tänk även in utövare, eldsjälar, näringsliv och andra intressenter.

Därför ska du lägga vikt på inbjudan 

• Genom att noggrant planera och bjuda in med ett klart syfte och väl valda grupper kan mötet göras mer effektivt och relevant. Det garanterar att rätt personer är närvarande och att diskussionen fokuserar på de specifika frågor som behöver tas upp.
• Genom att inkludera olika grupper ökar möjligheten till mångfaldiga perspektiv och erfarenheter.
• En tydlig kommunikation före mötet underlättar för deltagarna att förstå vad de kan förvänta sig av mötet. Det hjälper till att undvika missförstånd och skapar en gemensam förståelse hos alla involverade.

Tips! Sprid inbjudan i olika kanaler för att säkerställa att den når de målgrupper ni eftersträvar. Ibland kan det krävas aktiv insats, som att ringa personligen, delta på föreningsmöten eller sätta upp lappar i olika lokaler, för att nå verkligen de kritiska målgrupperna. Tänk på - är de svåra att nå är de lätta att ignorera. 

Var tydlig med mötets syfte

Genom att vara tydlig med tema för mötet ökar chansen att deltagarna kommer, blir engagerade och delaktiga och har möjlighet att förbereda sig och aktivt bidra till diskussionen. Det ger struktur och säkerställer riktning och fokus på det som är viktigt att diskutera.  

En bra idé är att sätta upp ett tydligt slutmål för mötet, till exempel att bilda en arbetsgrupp, bestämma ett nytt mötesdatum eller besluta om ett gemensamt arrangemang.

Led mötet aktivt

Att facilitera mötet säkerställer att det hålls strukturerat och fokuserat, vilket ökar chanserna att nå de uppsatta målen. För att möjliggöra att både kommunen och den ideella kultursektorn delar sina perspektiv effektivt är det klokt att fördela uppgifterna. Beroende på gruppens storlek kan det vara fördelaktigt att ha en mötesledare som guidar diskussionen, en annan person som dokumenterar samt en som ansvarar för praktiska detaljer.

Planera för olika diskussionsmetoder vid behov – storgrupp, smågrupper osv. Se till att det finns tid avsatt för samtal mellan deltagarna, nätverkande och informellt mingel, kanske under en organiserad fikapaus.

Här är en lista med punkter att tänka på när du ansvarar för ett möte:

• Tydliga mål och syften: Se till att alla förstår varför ni möts och vad ni försöker uppnå tillsammans.
• Representation från båda sidor: Se till att både kommunens representanter och personer från ideella kultursektorn är närvarande och kan dela sina perspektiv.
• Respektfull dialog och samarbete: Skapa en miljö där alla känner sig bekväma att dela sina åsikter och där olika synpunkter behandlas med respekt.
• Planerad agenda och tidshållning: Ha en tydlig plan för vad som ska diskuteras och se till att hålla tiden.
• Facilitera diskussion och beslut: Underlätta samtalet och hjälp gruppen att komma fram till gemensamma beslut och åtgärder.
• Dokumentation och uppföljning: Se till att mötets resultat dokumenteras och att ni har en plan för att följa upp och implementera besluten som tas. Det blir en referenspunkt för framtida samarbete.

Efter mötet är det viktigt att samla in feedback från deltagarna. Detta ger insikter om hur mötet genomfördes och vilka områden som kan förbättras. 

Gör så här:

• Använd en enkel feedbackform med enkla, relevanta och få frågor
• Erbjud anonymitet
• Planera för uppföljning, ha en plan för att använda feedbacken för förbättringar. Om förbättringar inte är möjliga är det viktigt att tydligt kommunicera varför. 
• Kommunicera till mötesdeltagarna hur ni använt responsen, om det skett eller kommer ske några förändringar.