Vad innebär egentligen aktiv samlingsförvaltning och gallring?
I museilagen anges att ”ett museum ska aktivt förvalta sina samlingar för att nå verksamhetens mål.” Museilagen, som innehåller bestämmelser om det allmänna museiväsendet, slår fast att museer ska förvalta sina samlingar aktivt för att nå verksamhetens mål. Detta ska enligt kulturarvspropositionen förstås som att samlingsförvaltningen inte är ett självändamål utan en förutsättning för verksamhetens övriga mål, exempelvis att tillgängliggöra föremål för allmänheten och för forskning.
Med aktiv samlingsförvaltning avses att museerna ska sköta samlingarnas vård och bevarande och även löpande se över både tillförsel och avhändande av föremål för att vidareutveckla och förädla samlingarna.
Aktiv samlingsförvaltning omfattar många processer, exempelvis insamling av föremål och utlåning av föremål. En annan process som ingår är gallringsprocessen.
För att bedriva aktiv samlingsförvaltning måste man arbeta med en etablerad standard för museer och kulturarvsorganisationer. Kulturförvaltningen arbetar med Spectrum som är en internationell standard utvecklad i Storbritannien och som flera länder använder sig av. I Sverige är det Riksantikvarieämbetet som är nationell partner och som också har ansvaret för den svenska översättningen.
Att arbeta med en nationell standard leder till ett hållbart arbetssätt, en ökad professionalitet och förtroende för organisationen. Det ger stabila, upprepbara och personoberoende processer. På det viset säkras kvalitén i arbetet med samlingar.
I att arbeta med en standard för samlingsförvaltning ingår allt från förvärv i form av vad som tas in i samlingarna, inlån och utlån av föremål, vård och konservering och tillgängliggörande till gallring.
Gallringsprocessen är en del av det begrepp som kallas aktiv samlingsförvaltning. Att gallra i museers samlingar är inget ovanligt utan pågår hela tiden och ska så göra om verksamheten bedriver en aktiv samlingsförvaltning enligt Museilagen. Det är en nödvändig process för att dels kunna analysera vad som faktiskt finns i arkiven, men också för att göra plats åt nya objekt. Det finns också riktlinjer för hur gallringen ska gå till. För att göra bedömningen och värderingen av objekt finns kriterier från skriften God samlingsförvaltning att använda. Kriterier består av relevans utifrån samlingarnas inriktning, proveniens och dokumentation i form av förvärvsuppgifter, relevans utifrån vetenskapligt värde och användning och ICOM:s etiska regler. Gallring innefattar hela processen; från att på ett kontrollerat och dokumenterat sätt bedöma, prioritera och välja ut objekt som kan avlägsnas från samlingen till avyttring av dessa.
Kontexten för föremålet i samlingen är mycket viktig. Kontexten gäller alltså vilken dokumentation och befintlig kunskap det finns om föremålet, till exempel hur föremålet har samlats in och på vilka grunder. Forskningsmöjligheterna är begränsade av att det krävs kontext kring föremålet. Det kan också finnas etiska skäl till att man inte heller får forska på visst material såsom visst humanmaterial.
I slutändan handlar det också om vilket uppdrag det aktuella museet ska driva och att det finns en relevant anledning till att föremålen ställs ut. Om föremålen uppfyller ett vetenskapligt syfte bör de också klara sig igenom en gallringsprocess för fortsatt visning på museet.
