Förvärv och accession

Förvärv till Kulturförvaltningens samlingar sker genom donationer och gåvor, inköp, uppdragsverksamhet, kompletterande förvärv i samband med utställningar, samtidsdokumentation och insamling, inventeringar, forskningsprojekt samt dokumentation och dokumentationsfotografering.

Förvärv till samlingarna ska svara mot Kulturförvaltningens ledande principer:

• Förvärv och accession ska stärka verksamhetens inriktning, profil och riktlinje för forskning och utveckling.
• Förvärv bör spegla det typiska i det sammanhang som de existerar eller existerat, till exempel samlingarnas historik. Undantag kan göras för unika objekt med starkt attraktionsvärde för museets brukare genom anknytning till kända personer, historiska händelser och företeelser som är mycket efterfrågade eller väcker stor nyfikenhet.
• Förvärv bör vara i sådant skick att de kan hanteras för forskning, pedagogiska insatser, utställning eller andra, för förvärvet avsedd ändamål (se Tillstandskontroll). Undantag kan göras för unika objekt av högt vetenskapligt värde, signifikanta sociala värden eller bruksvärden, förutsatt att medel för konservering säkerställs innan beslut om förvärv.
• Accession av objekt till samlingar och arkiv medför ett förvaltningsansvar enligt lag. Kulturförvaltningen förvärvar endast objekt som organisationen kan ta omhand, och vårda och förvara på ett tillfredsställande sätt utifrån god samlingsförvaltningspraxis.
• Inför beslut om förvärv och accession ska objektets proveniens kontrolleras (ex. ägare, tillverkare, användare/brukare, plats och tid). Objekt vars proveniens är okänd ska inte förvärvas om inga särskilda omständigheter föreligger. Ett objekt som saknar proveniensuppgifter kan i sig självt tillföra så viktiga kunskaper att det kan ligga i det allmännas intresse att det bevaras. Beslutet att låta ett sådant föremål ingå i samlingen bör vila på sakkunniga i det aktuella ämnet […]. Objekt som är eller kan misstänkas vara stulna, olovligt utgrävda, olovligt in- eller utförda i ett land, eller tillkommit på annat olovligt sätt, förvärvas inte. Undantag får göras för objekt som har beslagtagits av myndigheter och som skänkts av myndighet till verksamheten.
• Objektets ägarskap ska vara kartlagd. Inför ett förvärv ska mottagande enhet försäkra sig om att objekt är behörigen ägt. Objekt där ägarskapet är oklart förvärvas inte.
• Arkivalier, objekt och bilder som erbjuds enheten utan föregående kontakt med samlingspersonalen tas inte emot. Överlämning av objekt ska normalt sett föregås av en förfrågan, muntlig eller skriftlig, så att enheten kan ta ställning till ett eventuellt förvärv. Vid överlämning av objekt ska en mottagningshandling upprättas.
• Kulturförvaltningen förbehåller sig rätten att neka gåvor, oavsett hur de erbjuds, till exempel via testamente.
• Vid förvärv ska fullständigt äganderätt och rättighetsinnehav överlåtas till Kulturförvaltningen. Överlåtelser förenade med villkor tas i regel inte emot.
• Av ekonomiska och praktiska orsaker kan verksamheten inte ha som målsättning att vara heltäckande i sin insamling men däremot eftersträva mångsidighet. Enstaka objekt får representera en större helhet, utgöra sinnebilden inte bara för liknande objekt utan än mer för sin funktion, sin tid och dess värderingar. Med hjälp av museipersonalens kunskap om dem ska den större helhet de representerar kunna återspeglas.
• Endast under mycket speciella omständigheter kan undantag göras från principerna för förvärv och accession. Detta sker efter noggrant övervägande och endast om förvärvet inte är i strid med de nationella rekommendationer och internationella konventioner som museet arbetar efter.

Förvärvsbeslut grundas i en helhetsbedömning av förvärvets värde och signifikans för olika brukare och från en mångfald av dimensioner.

Bedömningen ska ta hänsyn till fyra övergripande värdedimensioner.

A. Kunskapsdimension

B. Bruksdimension

C. Social dimension

D. Förvaltningsdimension

En bedömning med utgångspunkt i samtliga värdedimensioner utgör grunden för ett välunderbyggt förvärvsbeslut som säkerställer att förvärvet sker inom ramen för en aktiv och målmedveten utveckling av samlingarna.

A. Kunskapsdimension

Kunskapsdimensionen berör förvärvets värde för den vetenskapliga utvecklingen, kunskapsuppbyggnad kring samlingarna eller verksamheten. Här ingår även det pedagogiska arbetet som bedrivs i, eller i anslutning till, verksamheten, genom vilket det skapas en ökad förståelse för det kunskapsutvecklande arbetet som sker med utgångspunkt i samlingarna.

B. Bruksdimension

Förvärv och accession ska stärka verksamhetens inriktning, profil och riktlinje för forskning och utveckling. Förvärv som stärker verksamheten kan vara:

• Förvärv som återger eller uppfyller verksamhetens uppdrag och långsiktiga utvecklingsmål.
• Förvärv som svarar mot signifikanta temaområden.
• Förvärv som förhåller sig till den lokala eller regionala historien och utvecklingen.

Bruksaspekter kan även finnas i objektens publicitetsvärden, relevansen för särskilda aktiviteter eller insatser, eller till exempel ett objekts utställningspotential. I sammanhanget är förvärvets autenticitet och unicitet viktiga. Autentiska objekt och förstahandskällor prioriteras framför representationer med kopior. Dubbletter av befintligt material tas endast emot i undantagsfall.

C. Social dimension

I den sociala dimensionen ingår

• sinnesberörande aspekter som berikar besöksupplevelsen.
• aspekter som ökar besökarens förståelse för det som förmedlas/ställs ut, eller kommuniceras på andra sätt.
• aspekter som bidrar till en ökad förståelse för verksamhetens profilområde och verksamhetsfokus.
• aspekter som bidrar till kännedom om verksamheten.

Exempel på aspekter i den sociala dimensionen är förvärv som bidrar till en stark visuell upplevelse, förvärv som skapar en känsla av samhörighet/tillhörighet exempelvis genom förankring i en lokal identitet eller annan kulturell identitet, förvärv som bidrar till att skapa förståelse för en historisk händelse, process eller utveckling, eller förvärv med en tydlig association till verksamheten eller samlingarna. 

D. Förvaltningsaspekter

Förvärv och accession bör ske enbart om objektet bedöms kunna tas omhand, vårdas och förvaras på ett tillfredsställande sätt utifrån god samlingsförvaltningspraxis. Endast under mycket speciella omständigheter kan avsteg från riktlinjen göras.

Utgångspunkten för förvärv är att objekt och tillhörande information ska finnas eller göras tillgängligt. Förvaltningen strävar efter att tillgängliggöra sina samlingar digitalt och att digitalisera nyförvärv.

Förvärvets ägarskap ska vara kartlagt. Vid förvärv av objekt, såsom föremål, arkivmaterial eller foton ska äganderätten oinskränkt övergå till Kulturförvaltningen. Vid förvärv av upphovsrättsskyddat material är det väsentligt att Kulturförvaltningens rätt att använda materialet i sin verksamhet är säkrad och överlåtelsen av äganderätten ska vara dokumenterad i skrift. Kulturförvaltningen förfogar fritt över de egna samlingarna och förvaltar dem med utgångspunkt i aktuell lagstiftning. Vid förvärv förbehåller Kulturförvaltningen sig rätten att göra ett urval innan accession.

Beslutsunderlag tas fram av sakkunniga. 

Om förvärvets värde och signifikans gällande något av förvärvskriteriernas värdedimensioner ter sig komplext, kan Värderingsunderlag. Bedömning av värde och signifikans användas som hjälp vid en värdering.

Beslut om förvärv sker enligt fastställd ordning:

• Förvärv till samlingarna inom ramen för ordinarie driftsbudget och befintliga magasin delegeras till enhetschef. Samlingspersonalen med ämneskompetens förelägger underlag till enhetschef inför beslut
• Om förvärvet kräver resurser utöver enhetens ordinarie driftsbudget och befintliga magasin ska förvärvsbeslutet styrkas av avdelningschef.

Beslut om förvärv kan göras innan eller efter att objekt mottages. Ett beslut om förvärv föregås av en samlingsöversyn och en beståndsinventering.

Inkommande objekt får i regel ett accessionsnummer så att objektet och tillhörande information kan identifieras.

Med inkommande objekt ska medfölja ett mottagningskvitto och/eller en överlåtelseblankett.

Nyinkomna objekt placeras i karantän enligt gällande rutin på enheten, innan placering i magasin.

Om förvärvet passar inom ramen för KU:s ledande principer för förvärv används blanketten Beslutsunderlag förvärv – förenklat för ett upprättande av beslutsunderlag.

I vissa fall, exempelvis vid förvärv av arkeologiskt fyndmaterial, fullgör en överlåtelseblankett eller ett fyndtilldelningsbeslut som beslutsunderlag, förutsatt att följande grundinformation finns dokumenterat:

• Datum (överlåtelse/beslut)
• Objektbeskrivning
• Proveniens
• Bekräftelse på ägarskap
• Mottagare

All dokumentation rörande förvärvet samlas på ett ställe.

Om förvärvets relevans för verksamhetens måluppfyllelse inte är uppenbar, eller om förvärvet kan antas kräva resurser utöver enhetens ordinarie driftsbudget, befintliga magasin eller arbetskraft, ska ett fördjupande beslutsunderlag tas fram.

Fördjupande beslutsunderlag

Ett fördjupande beslutsunderlag omfattar förutom ovannämnda uppgifter en bedömning av förvärvets värde och signifikans samt en bedömning av förvärvets ekonomiska konsekvenser för verksamheten, exempelvis i form konserveringsinsatser, långsiktiga vårdande insatser, eller särskilda förvaringsbehov.

För framtagandet av ett fördjupande beslutsunderlag används blanketten Fördjupande beslutsunderlag inför förvärv med tillhörande värderingsunderlag Bedömning av värde och signifikans. Värderingsunderlaget och bedömningsverktyget är inspirerade av Signifikans 3.0 och löst baserade på de verktygen som medföljer denna.

Tillsammans med Fördjupande beslutsunderlag inför förvärv, utgör Värderingsunderlag – Bedömning av värde och signifikans ett stöd i en bedömning av det tänkta förvärvets relevans för verksamheten.

Underlagen stimulerar till rekognoscering och anmodar till att sätta ord på vikt och relevans. Det möjliggör en systematisk översyn av förvärvets signifikans för befintliga och potentiella brukare, och underlättar utformningen av beslutsunderlaget. Det är också till hjälp vid identifiering av faktorer som behöver eller kan utvecklas om förvärv och accession blir aktuellt, exempelvis behov av konservering, särskild förvaring eller stöldskydd. En uppskattning av kostnader som förvärvet för med sig ska anges i kronor. Vid behov bör en kostnadsberäkning av extern expertis inhämtas.

Förvärv bedöms med utgångspunkt i de värdedimensioner som anges under Förvärvskritier. Dimensionerna har placerats på den horisontella axeln enligt  A) Kunskapsvärden, B) Bruksvärden, C) Sociala värden, och D) Förvaltningsaspekter. Genom att bedöma förvärvets betydelse inom varje dimension enligt den vertikala skalindelningen med värdena ett (1) till fem (5), erhålls en viss poäng för varje dimension.

Resultatet av bedömningen kan utvärderas direkt på beslutsunderlaget, genom att kopiera relevanta påståenden med tillhörande poängtal på den vertikala axeln i värderingsverktyget, med eller utan ytterligare kommentarer. När samtliga kategorier har gåtts igenom och iakttagelserna överförts till beslutsunderlaget, räknas antalet poäng ihop och noteras. Poängtal lägre än 9 indikerar att objektet inte lämpar sig för förvärv.

Det ska förtydligas att värderingsverktyget och beslutsunderlaget inte ska brukas som en likriktande metod med ett rigid poängvärderingssystem. Varje objekt är unikt och en bedömning av dess värden likaså. Ett lågt poängtal är således inte avgörande för ett beslut på avslag: det kan finnas faktorer som är svåra att bedöma och som kräver ytterligare informationsinhämtning, och ibland behövs ett expertutlåtande innan ett ställningstagande om ett beslut. I så fall noteras detta i berörda fält på beslutsunderlaget.

Ett slutgiltigt beslut om förvärv och accession tas först när det potentiella förvärvets signifikans har utvärderats mot alla värdekategorier i värderingsverktyget. Ett fördjupande beslutsunderlag innehåller:

• Komplett och korrekt information om materialets omfattning och innehåll (sakord, beskrivning).
• Objektrelaterad grundinformation (ID nr, ägare, proveniens, placering).
• En sakenlig bedömning av förvärvets arbetsekonomiska konsekvenser, objekte(n)ts bevarandeförutsättningar, behov av konservering/restaurering samt juridik.
• En fasetterad bedömning av förvärvets signifikans.

När ett positivt beslut om förvärv har tillstyrkts accederas förvärvet.

Om så inte redan har skett upprättas en äganderättshandling (överlåtelseblankett) och ägaren kontaktas.

När äganderättshandlingen är påskriven och objektet har inkommit till enheten tilldelas objekte(t) ett unikt ID och registreras i accession-/generalkatalogen. Grunddata och annan information om objektet registreras i databasen.

För märkning och placering av objekt följs respektive process under Hantering av samlingarna.

Beslutsunderlag, äganderättshandling och annan övrig information arkiveras. Kopplingen till förvärvet ska vara tydligt noterat i såväl arkivet som i accessions-/generalkatalogen.

Checklista för förvärv och accession

1. Vid inkomna objekt; tilldela ett tillfälligt ID-nr.
2. Säkerställ att korrekt och komplett information om materialets omfattning och innehåll finns.
3. Säkerställ att objektrelaterad grundinformation finns (ID nr, sakord, beskrivning, ägare, proveniens).
4. Upprätta beslutsunderlag.
5. Underskrift av beslutsansvarig.
6. Upprätta äganderättshandling.
7. Underrätta ägaren om beslut (återlämna objekte(n)t vid avslag).
8. Arkivera beslutsunderlag och påskriven äganderättshandling.
9. Accedera objekte(t)n:
10. Tilldela unikt Id-nr i accessions-/generalkatalog
11. Överför grunddata och annan information till accessions-/generalkatalog
12. Arkivera dokumentation (beslutsunderlag, äganderättshandling, övrig information).
13. Märk objektet med accessionsnummer (ID).
14. Fotografera objekte(t)n.
15. Placera objekte(t)n.
16. Avsluta ärendet.