Tillträde till lokaler och magasin

Kulturförvaltningen har magasin i anslutning till samtliga museer: Göteborgs naturhistoriska museum, Lödöse museum, Vänersborgs museum/ Kulturlagret, Forsviks bruk, Vitlycke (arkiv). Förvaltningen har även ett externt magasin i Vänersborg (Trenova).  Lokalerna förvaltas både av extern fastighetsförvaltare samt VGR fastigheter.

I och med sekretesslagens 5 kap 2 § som föreskriver att sekretess gäller för uppgifter som lämnar eller kan bidra till upplysning om säkerhets- eller bevakningsåtgärd med avseende på byggnader, lokaler, inventarier eller andra värdeföremål så ska listan med behörigheter varar sekretessbelagd.

Förhållningsregler och säkerhetsrutiner kring skötsel och underhåll av alla lokaler med samlingar, regleras i överenskommelse med externa entreprenörer och i samråd med samlingspersonalen. Eventuella externa entreprenörer ska instrueras om lämpliga tillvägagångssätt och produkter av samlingspersonal och fastighets-/säkerhetsansvarig.

Av säkerhetsskäl får ensamarbetande entreprenörer inte tillgång till säkerhetsklassade lokaler utan närvaro av behörig museipersonal. Samma tillträdesbegränsning gäller andra externa besökare såsom forskare, studenter, praktikanter, voluntärer m.fl. (se Besök till samlingarna).

Ansvar

Ansvarsfördelningen för beslut om access och säkerhet i magasin:

• Enhetschef för respektive verksamhet fattar beslut om access och behörighetsnivå till respektive magasinsområde.
• Enhetschef ansvarar för att endast de med access utifrån behörighetslistorna har tillgång till magasin.
• Enhetschef ansvarar för att säkerhetsrutiner finns och är kända samt att säkerhetsnivån är korrekt i förhållande till innehåll.
• Alla medarbetare och externa samarbetspartner som har tillgång till magasinen förbinder sig till att följa säkerhetsrutinerna.

Behörighetsnivåer

Det finns tre olika behörighetsnivåer till respektive magasinsområde. Behörighetsnivån sätts utifrån respektive persons aktuella arbetsuppgifter och kan förändras över tid. En person kan ha olika behörighetsnivåer till olika magasinsområden (om indelning finns).

Nivå 1 - egen access

• Personer med nyckel/tag/kod som har eget tillträda och får vistas på egen hand i magasinen.
• Gäller för medarbetare som i sina arbetsuppgifter behöver tillgång till den fysiska samlingen.
• Gäller även medarbetare som för att kunna utföra sina arbetsuppgifter behöver tillgång till lokalerna.

Nivå 2 – vistas på egen hand

• För medarbetare som får vistas på egen hand i magasinen, men inte har eget tillträde. Tillträde fås efter överenskommelse med ansvarig enhetschef.
• Gäller för medarbetare som i sina arbetsuppgifter ibland behöver tillgång till den fysiska samlingen.

Nivå 3 – i sällskap med behörig person

• Personer utan särskild behörighet kan beredas tillträde till magasinen, men då alltid i sällskap med behörig tjänsteman. Av säkerhetsskäl får ensamarbetande entreprenörer inte tillgång till säkerhetsklassade lokaler utan närvaro av behörig museipersonal. Samma tillträdesbegränsning gäller andra externa besökare såsom forskare, studenter, praktikanter, volontärer m.fl.

Behörighetslista magasin

I och med sekretesslagens 5 kap 2 § som föreskriver att sekretess gäller för uppgifter som lämnar eller kan bidra till upplysning om säkerhets- eller bevakningsåtgärd med avseende på byggnader, lokaler, inventarier eller andra värdeföremål så är denna lista sekretessbelagd.

Listan ska hållas aktuell och kunna redogöras för till avdelningschef samt säkerhetsansvarig vid behov.

Nivå 1

XXX

Nivå 2

XXX

Nivå 3

XXX

Säkerhetsrutin för magasin

Magasinen ska som regel alltid vara låsta och larmade om inte personal uppehåller sig i lokalerna.

På kväll samt helg ska magasin vara låsta och larmade och access är förbjuden om inte enhetschef godkänt detta.

• Nycklar, taggar eller kort får inte förvaras så att obehöriga personer kan komma åt dem.
• I händelse av att nycklar, taggar eller kort förkommer, ska enhetschef vidtalas omedelbart.
• Det är strängt förbjudet att låna ut sina nyckar, taggar, kort eller koder till någon.

Detta kan leda till omedelbart avsked.

• Varje anställd med egen access ansvarar för att låsa, släcka och larma efter sig i magasin.
• Besökare får endast befinna sig i magasin i sällskap med någon av förvaltningens personal med egen access.
• Besökare till magasin ska registreras i liggare med namn, ärende, datum och tid.
• Forskare som bedriver forskning på del av samlingen ska sitta på särskild anvisad plats.
• Arbetsplats för medarbetare med access ska finnas i magasin men inte kontorsarbetsplats.
• Väskor, jackor, mat och dryck får inte medföras in i magasin.
• Objekt får inte förvaras på kontor eller utanför museibyggnaden om detta inte är avtalat med ansvarig chef.
• Förvaltningen har som mål att varje objekt ska vara dokumenterad i text och bild samt att dess placering ska vara registrerad i museets databas.
• Varje år genomförs stickprovskontroller samt inventeringsprojekt.
• Då ett objekt flyttas från sin placering i magasin så ska detta dokumenteras i samlingsdatabas. Här ska det anges svar på frågorna varför, vart, vem och hur länge föremålet ska vara borta.

Om något har inträffat/misstänks ha inträffat

• Kontakta ansvarig enhetschef och redogör för vad som inträffat/misstänks ha inträffat.
• Enhetschef tillsammans med säkerhetssamordnare tillsätter en intern utredning och avdelningschef informeras.
• Om det finns skäl att misstänka stöld så polisanmäls ärendet.
• En redogörelse och analys av det som inträffat tas fram av enhetschef och säkerhetssamordnare och ledningsgruppen informeras.
• En översyn av rutiner genomförs av enhetschef och säkerhetssamordnare.

Om press blir involverad är enhetschef och avdelningschef talespersoner.