Säkerhet

I enlighet med ICOM:s etiska regler ska museiverksamheter eller enskilda medarbetare som är anställda inom KU endast utföra värderingar eller bedömningar av föremåls äkthet när syftet är att försäkra samlingarna. En bedömning av äkthet kan dock även ske i anslutning till forskningsprojekt där ett tydligt formulerat och dokumenterat syfte finns.

Samma regelverk säger att: Synpunkter på penningvärdet när det gäller andra föremål än de som finns i samlingarna bör bara ges på offentlig förfrågan – från andra museer eller från behöriga juridiska, regeringsanknutna eller andra ansvariga myndigheter. Men i det fall museet kan komma att stå som förmånstagare skall värderingen av ett föremål utföras av oberoende expertis.

Försäkringsvärdet bygger på en sammanvägd bedömning av bland annat kulturhistoriskt värde och unicitet. Värderingen dokumenteras för att säkerställa ett fullgott skydd av objekt vid skada eller förlust (se Försäkringar och utställningsgaranti).

I möjligaste mån bör extern expertis, exempelvis en specialist på ett annat museum, användas för att säkerställa en oberoende värdering. Värderingspersonen ska vara auktoriserad enligt ett godkännande av Kammarkollegiet.

De permanenta naturhistoriska samlingarna som Kulturförvaltningen förvaltar är centralt försäkrade hos Brookfield till vilken Förvaltningen betalar en årlig premie. Inlån täcks istället av en tilläggsförsäkring hos Brookfield och då enbart konstobjekt. Försäkringsbrev, ansvarsförsäkring, utställningsförsäkring m.m. finns arkiverade i diariet. Det innebär att en tilläggsförsäkring behöver tecknas, alternativt statlig utställningsgarantin behöver sökas för inlån av utställning och objekt som inte utgörs av konstobjekt.  

Ekonomienheten/Förvaltningsledningen ansvarar för att säkerställa att försäkringarna ses över regelbundet och förnyas vid behov, samt att nuvarande försäkringsansvar är aktuellt.

Via den statliga utställningsgarantin[1] kan inlån till tillfälliga utställningar försäkras för att täcka kostnaderna vid skada eller förlust. Den statliga utställningsgarantin behöver sökas inom tre månader från utställningsstart. Försäkringskostnaden är 5000 SEK och skador ersätts med 0,005 promille av objektens totala värde (=försäkringsvärdet). Riksantikvarieämbetet handlägger ansökningar för den statliga utställningsgarantin.

Varje enhet bör säkra att det finns rutiner som förebygger säkerhetsrisker.

Förutom tillträdesbegränsning kan detta beröra ett förbud för besökare att ta med in väskor eller barnvagnar i utställningar. Andra åtgärder kan vara säkerhetskontroller eller utdrag ur belastningsregister och kreditupplysningar vid nyanställningar.

Intressekonflikter

Av säkerhetsskäl får objekt ur samlingar aldrig hanteras utanför museibyggnaden. Endast vid utlån, eller vid nödsituationer såsom snabb utrymning vid brand, får objekt lämna huset (se även Inlån och utlån samt Katastrofberedskap och restvärdesräddning).

När olyckan är framme

När olyckan trots förebyggande åtgärder är framme, gäller att:

• Stöld, skadegörelse, inbrott och allvarliga incidenter rapporteras till närmsta chef och enhetschef som upprättar en incidentanmälan.
• Polisanmälan upprättas alltid.
• Händelsen dokumenteras och arkiveras.
• Objekt som konstaterats stulna eller försvunna registreras som avförda accessions-/generalkatalogen. Här dokumenteras även varför objekten avförts.
• Vid skada kontaktas konservator för tillståndsrapport, åtgärdsförslag och kostnadsuppskattning.
• Skadeanmälan kompletteras med tillståndsrapport, med beskrivning av objektet och skadorna.
• Om kostnaden av skadan/förlusten överstiger ett prisbasbelopp kontaktar enhetschefen ekonomienheten som utreder försäkringsärendet.
• Vid utlån har låntagaren genom lånekontrakt och försäkring förbundit sig att ersätta all skada på eller förlust av objekt under avtalad lånetid, samt att kontakta Kulturförvaltningen om objekt skadas, stjäls eller på annat sätt kommer bort (se Utlån).
• Incidenter ska utvärderas av berörda parter samt Kulturförvaltningen för att undvika liknande händelser i framtiden.

Varje enhet ska ha beredskap att möta situationer som kan hota verksamheten och samlingarnas säkerhet.

En välgenomtänkt beredskapsplan ökar chanserna för att eventuella skador inte förvärras. Beredskapen ska omfatta en insatsplan med rutiner för evakuering, sortering, dokumentation, packning och eventuellt torkning av objekt i samband med olycka eller katastrof, samt tillgång till utrustning för restvärdesräddning på plats (RVR-utrustning).

RVR-utrustning ska finnas utplacerad vid samlingar och i lokaler som bedöms som särskilt utsatta för vissa risker.

Regionens riktlinje för krisberedskap kompletteras av en årligen reviderad krishanteringsplan för Kulturförvaltningen med ett klargörande av roller, ansvar och uppgifter före, under och efter en krissituation. Därtill hanterar enheterna individuella risk- och katastrofplaner för händelser som påverkar samlingarna. Planerna utformas och uppdateras med stöd i Riksantikvarieämbetets anvisningar för katastrofplanering och revideras med jämna mellanrum. Eftersom planerna innehåller känsliga uppgifter om objekt i samlingarna är de endast tillgängliga för särskilda behöriga.